Privacyverklaring

Koldwerk verwerkt persoonsgegevens van eindklanten van onze SaaS- klanten (installatiebedrijven). Deze verklaring beschrijft welke gegevens, met welk doel, en hoe lang we ze bewaren.

0. Bedrijfsgegevens

1. Verwerkingsverantwoordelijke

Voor administratie van eindklanten via het Koldwerk-platform is het installatiebedrijf de verwerkingsverantwoordelijke. Koldwerk treedt op als verwerker in de zin van AVG art. 28.

2. Welke gegevens

• NAW-gegevens (bedrijfsnaam, KvK, BTW, adres, postcode, plaats)
• Contactgegevens (naam, e-mail, telefoon)
• Installatie-specifieke data (locatie, serienummers, koudemiddel)
• Werkbon-historie inclusief handtekeningen en, indien van toepassing, de naam en rol van de ondertekenaar (bijvoorbeeld wanneer iemand namens de opdrachtgever tekent)
• Audit-log met alle wijzigingen (BRL-eis)
• Spraaktranscripten en AI-suggesties bij werkbonnen — alleen als uw werkruimte dit heeft ingeschakeld, zie 2b hieronder

2a. Rechtsgronden (art. 6 AVG)

Per type verwerking hanteren we de volgende rechtsgronden:

• Account & sessies — uitvoering overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b)
• Werkbonnen, installatie-historie & audit-log — wettelijke plicht (art. 6 lid 1 sub c): fiscale bewaarplicht (art. 52 AWR, 7 jaar) voor de financiële/administratieve gegevens, en BRL-100 / F-gassenverordening (EU) 2024/573 art. 7 lid 2 (minimaal 5 jaar) voor de koudemiddel-registratie — wij hanteren voor het geheel de langste van de twee termijnen (7 jaar)
• Cookie-analytics — toestemming (art. 6 lid 1 sub a), alleen na expliciete opt-in via de cookie-banner
• Anonieme bezoekteller — géén grondslag nodig: er wordt geen persoonsgegeven verwerkt. Server-side, vóórdat er client-JS draait, leggen we alleen vast op welke dag een pagina een bezoek kreeg — geen IP, geen cookie, geen apparaat- of sessie-identifier, dus niets dat tot een individuele bezoeker herleidt. Staat daarom altijd aan, ook als je alle overige cookies weigert.
• Marketing-mailings — toestemming (art. 6 lid 1 sub a), gericht opt-in elders en altijd uitschrijfbaar
• Misbruik-detectie & rate-limit logs — gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f) ten behoeve van de veiligheid van het platform en alle gebruikers

2b. AI-functies bij werkbonnen (optioneel, standaard uit)

Twee functies helpen een monteur bij het invullen van een werkbon. Beide staan standaard uit en worden alleen voor een werkruimte geactiveerd na overleg (pilot):

• Spraak-naar-werkbon — de monteur spreekt in wat hij heeft gedaan. De opname wordt naar Deepgram gestuurd voor transcriptie en het transcript naar Anthropic (Claude) om werkbonvelden voor te stellen. Alleen de tekst wordt bewaard; de audio-opname zelf wordt na verwerking niet op onze servers opgeslagen.
• Schrijf- en consistentiecontrole — dezelfde Claude-verwerking, maar dan op al getypte tekst, om spelling, duidelijkheid en interne consistentie (bijvoorbeeld een tegenstrijdigheid tussen de tekst en een ingevulde koudemiddel- of drukwaarde) te controleren.

Beide functies geven alleen suggesties: een monteur moet elk voorstel expliciet bevestigen voordat het in de werkbon terechtkomt — er wordt nooit automatisch iets overgenomen of opgeslagen. Grondslag: dezelfde als bij werkbonnen in het algemeen (zie 2a) — deze functies zijn een alternatieve manier om diezelfde velden in te vullen, geen nieuw verwerkingsdoel.

2c. AI-hulp — chatassistent (Plus- en Enterprise-pakket)

AI-hulp is een chatfunctie in het gebruikersmenu waarmee een gebruiker vragen kan stellen over het gebruik van de software. Anders dan de functies onder 2b gaat het hier niet om werkbon-tekst, maar om de vraag die de gebruiker zelf typt. Die vraag — en, voor de context van het gesprek, eerdere vragen en antwoorden uit dezelfde chatsessie — wordt naar Anthropic (Claude) gestuurd om een antwoord te genereren. Er gaan bewust geen klant-, installatie- of werkbongegevens uit onze database mee: alleen wat de gebruiker zelf in de chat typt, plus zijn rol en pakket (om het antwoord toe te spitsen).

Een gesprek wordt niet op onze servers opgeslagen — het leeft alleen in de browser van de gebruiker zolang de pagina open staat, en is weg zodra die de pagina verlaat of ververst. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b) — dit is ondersteuning bij het gebruik van de dienst waarvoor de werkruimte al een abonnement heeft.

3. Beveiliging

• NAW van eindklanten versleuteld at-rest met AES-256-GCM
• Wachtwoorden gehasht met Argon2id (OWASP-aanbevolen parameters)
• Strikte multi-tenant isolatie — geen cross-tenant data-toegang
• Append-only audit-log voor BRL-100 / STEK traceability
• HSTS, CSP, security-headers via reverse proxy

4. Bewaartermijn

Werkbonnen, koudemiddel-mutaties en kalibratie-records worden 7 jaar bewaard — de fiscale bewaarplicht (art. 52 AWR) voor de financiële/administratieve gegevens, die ruimer is dan de minimaal 5 jaar die BRL-100 en de F-gassenverordening (EU) 2024/573 (art. 7 lid 2) voor de koudemiddel-registratie zelf voorschrijven. Na opzegging van het abonnement kan de Klant zelf exporteren zolang de toegang tot de werkruimte loopt, dus tot het einde van de laatst betaalde periode. Daarna blijven de gegevens nog 30 dagen bewaard, maar is de export-functie zelf niet meer bereikbaar; een export kan in die periode worden aangevraagd via privacy@koldwerk.nl. Na die 30 dagen volgt anonimisering. Zie artikel 7 van de algemene voorwaarden.

Inzage-registratie: het platform legt vast wie wanneer een klantdossier of werkbon heeft bekeken (AVG art. 30 en 32 — herleidbaarheid bij een datalek). Per gebeurtenis leggen we vast: de medewerker en de rol waaronder hij keek, welk klantdossier of welke werkbon het betrof, de pagina, het tijdstip, een versleutelde afgeleide van het IP-adres (niet het adres zelf, dezelfde soort afgeleide als beschreven in 4a) en de aanduiding van de browser. Bekijkt dezelfde medewerker dezelfde gegevens meerdere keren binnen een uur, dan levert dat één regel op — niet elke klik. Kijkt een beheerder van Koldwerk voor ondersteuning tijdelijk mee namens een gebruiker, dan wordt hij zelf als kijker vastgelegd en niet die gebruiker. Een geweigerde poging is geen inzage en komt hier niet in terecht. Deze registratie bewaren we 12 maanden; oudere regels worden dagelijks automatisch verwijderd. De wijzigingshistorie zelf (het audit-log) valt hier niet onder en volgt de termijn van 7 jaar hierboven.

4a. Downloads, quickscan, terugbelverzoeken en websitebezoek — hier zijn wij zelf verwerkingsverantwoordelijke

De hoofdstukken hierboven gaan over gegevens die wij namens een installatiebedrijf verwerken. Vraagt u zelf een gratis document aan, vult u de compliance-quickscan in, laat u zich terugbellen, of schrijft u zich in voor de opvolgmails, dan is Koldwerk voor díe gegevens zelf verwerkingsverantwoordelijke. Daarvoor geldt het volgende.

Welke gegevens en waarom

• E-mailadres, en optioneel naam en bedrijfsnaam — om u het document te sturen en de opvolgmails te kunnen versturen. Grondslag: toestemming (art. 6 lid 1 sub a), die u geeft door het formulier te versturen en te bevestigen via de link in uw mailbox.
• Uw antwoorden op de quickscan plus de berekende score — om het persoonlijke rapport op te stellen. Grondslag: toestemming.
• Terugbelverzoek: uw naam, telefoonnummer en het moment dat u schikt, en als u die invult ook uw e-mailadres, bedrijfsnaam en vraag, plus de pagina waarvandaan u het formulier opende — om u terug te bellen zoals u vroeg. Grondslag: een stap op uw eigen verzoek voorafgaand aan een eventuele overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b). Wij slaan het verzoek versleuteld op, en ons team krijgt de gegevens in een melding op een interne postbus om u te kunnen bellen. Een opgegeven e-mailadres gebruiken wij alleen om u te antwoorden; u komt er niet mee in de opvolgmails.
• Herkomst van uw bezoek (utm-parameters) en een versleutelde afgeleide van uw IP-adres — om misbruik van het formulier te begrenzen, te zien welke kanalen werken, en (bij een demo-uitnodiging) vanaf welk IP die is ingewisseld. Grondslag: gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f). Uw IP-adres zelf wordt niet opgeslagen. Deze afgeleide wordt berekend met een geheime sleutel die alleen op onze server staat, zodat hij niet is terug te rekenen naar uw adres zonder die sleutel.
• Websitestatistieken (bezochte pagina's, soort apparaat, browser, een sessie-aanduiding) — alleen als u daar in de cookiemelding toestemming voor geeft. Weigert u, of maakt u geen keuze, dan meten wij niets en plaatsen wij geen opslag op uw apparaat.

Hoe lang

• Aanvragen die nooit zijn bevestigd: 30 dagen, daarna verwijderd.
• Bevestigde aanvragen en quickscan-antwoorden: 24 maanden na uw laatste contactmoment, daarna verwijderd.
• Schrijft u zich uit, dan bewaren wij uitsluitend de aantekening dát u zich heeft uitgeschreven. Dat is nodig om te voorkomen dat u opnieuw mail krijgt.
• Websitestatistieken: 14 maanden.
• Terugbelverzoeken: 3 maanden na binnenkomst, daarna verwijderd. Wilt u dat wij uw verzoek eerder verwijderen, mail dan naar het adres onder “Uw rechten” hieronder.
• Heeft u meerdere documenten opgehaald, dan krijgt u een persoonlijke link om onze demo-omgeving in te kijken. Wij leggen van die uitnodiging alleen vast dát hij is gebruikt, met een versleutelde verwijzing naar uw e-mailadres — niet het adres zelf. Die aantekening verwijderen wij na 3 maanden.
• Verzendlogs van de opvolgmails (afleverstatus, geen inhoud): 24 maanden.

Interne meldingen

Zodra u een document bevestigt (dus ná uw klik op de bevestigingslink, nooit bij het invullen van het formulier alleen) krijgt ons team op een interne postbus een melding met uw naam (indien opgegeven), bedrijfsnaam (indien opgegeven) en e-mailadres, zodat wij persoonlijk kunnen reageren als u daarom vraagt — de melding is zo ingesteld dat direct antwoorden op die melding bij u terechtkomt. Grondslag: gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f) — u heeft zelf om dit document gevraagd en uw adres bevestigd, en wij mogen daarna redelijkerwijs opvolgen. Een proefrit in onze demo-omgeving of de dagelijkse samenvatting aan het team bevat wél alleen aantallen en een afgeknotte hash-verwijzing, dezelfde soort die hierboven bij het IP-adres staat — geen naam of e-mailadres. Wie de volledige gegevens nodig heeft, haalt ze op achter een login in het platform, waar de bewaartermijnen hierboven gelden.

Wat wij niet doen

Wij verkopen uw gegevens niet, delen ze niet met adverteerders, en gebruiken geen advertentiecookies of volgtechnieken tussen websites. De opvolgreeks bestaat uit vier mails, verspreid over twee weken; daarna stopt het vanzelf. Elke mail bevat een uitschrijflink die het met één klik beëindigt, ook voor andere documenten die u eerder heeft opgehaald. Uitschrijven raakt nooit berichten die u nodig heeft, zoals een wachtwoordherstel of een factuur.

Uw rechten — inzage, rectificatie, verwijdering, beperking, bezwaar en overdraagbaarheid. Voor deze gegevens loopt dat niet via een installatiebedrijf maar rechtstreeks via privacy@koldwerk.nl. U kunt uw toestemming altijd intrekken; dat laat de rechtmatigheid van de verwerking tot dat moment onverlet.

5. Sub-processors

Je administratie — werkbonnen, klantgegevens, foto's en bijlagen — staat in de EU. Een beperkt aantal hulpdiensten draait bij leveranciers buiten de EER, onder het EU-VS Data Privacy Framework of standaardcontractbepalingen; ze staan hieronder met naam, doel en voorwaarde. De meeste daarvan zijn optioneel en standaard uit.

Wijzigt deze lijst, dan melden we dat minstens 30 dagen vooraf, zoals vastgelegd in de verwerkersovereenkomst.

6. Rechten van betrokkenen

Eindklanten kunnen via hun installatiebedrijf inzage, rectificatie of verwijdering aanvragen. Klantportaal-gebruikers kunnen hun eigen gegevens inzien via /portaal/profiel.

7. Contact

Voor vragen over privacy: privacy@koldwerk.nl. Klachten bij de Autoriteit Persoonsgegevens: autoriteitpersoonsgegevens.nl.