Algemene voorwaarden

0. Bedrijfsgegevens

1. Definities

Koldwerk: het SaaS-platform aangeboden via koldwerk.nl. Klant: het installatiebedrijf dat een werkruimte in het platform gebruikt — met een actief betaald abonnement, tijdens de proefperiode, of onder de eerdere toegangsregeling voor bestaande werkruimtes (beide artikel 2.1). Deze voorwaarden gelden voor de Klant vanaf het moment dat de werkruimte in gebruik wordt genomen, ook als nog geen betaald pakket is gekozen. Gebruiker: een medewerker van de Klant met een eigen account in de werkruimte (bijvoorbeeld met de rol eigenaar, beheerder of monteur). Eindklant: opdrachtgever van de Klant, geregistreerd in het platform.

Alleen de Klant is partij bij deze overeenkomst. De Eindklant — en de eventuele bewoner die met een eigen account inlogt op het klantportaal — is geen partij bij deze overeenkomst; de Klant blijft zelf verantwoordelijk voor het gebruik van het platform door haar eigen Eindklanten en portaalgebruikers.

2. Abonnement

2.1 Proefperiode. Een nieuwe werkruimte krijgt 14 dagen kosteloos toegang om Koldwerk te testen, zonder dat daarvoor een betaalmethode wordt gevraagd. Kies je binnen die 14 dagen geen pakket, dan pauzeert de toegang tot de werkruimte totdat alsnog een pakket is gekozen en de bijbehorende betaling door Koldwerk is bevestigd (zie artikel 3.4); je gegevens blijven gewoon bewaard. Deze proefperiode geldt voor werkruimtes aangemaakt vanaf 22 juli 2026. Werkruimtes van vóór die datum vallen onder de eerder gegeven toezegging: toegang blijft bestaan totdat zelf een betaalmethode wordt ingesteld.

2.2 Opzegging. Het abonnement is maandelijks opzegbaar, zonder aparte opzegtermijn — je kunt op elk moment opzeggen via /instellingen/abonnement. De overeenkomst eindigt aan het einde van de lopende, al betaalde factuurperiode; tot dat moment blijft volledige toegang bestaan.

2.3 Pakketwissel. Een upgrade of downgrade naar een ander pakket vereist een nieuwe, volledige betaling voor het nieuwe pakket. Die betaling wordt direct in rekening gebracht en de wissel gaat in zodra de betaling is bevestigd — niet automatisch op de eerstvolgende, al geplande factuurdatum van het oude pakket. Er vindt geen verrekening (proratie) plaats van de nog niet verbruikte tijd op het oude pakket.

2.4 Prijzen zijn exclusief BTW en gelden per werkruimte, conform de op koldwerk.nl/prijzen gepubliceerde pakketten. Er wordt nooit een betaalmethode gekoppeld of een incasso ingesteld zonder dat je zelf een pakket kiest.

3. Betaling en opschorting bij wanbetaling

3.1 Een gekozen pakket verlengt automatisch, maandelijks, voor eenzelfde periode, totdat het abonnement wordt opgezegd (artikel 2.2).

3.2 Betaling verloopt op een van twee manieren, afhankelijk van hoe de Klant is aangesloten: via een vooruitbetaalde factuur die de Klant zelf per bankoverschrijving voldoet, of — voor klanten met een lopende incassomachtiging — via automatische incasso. Welke van de twee van toepassing is, staat in /instellingen/abonnement.

3.3 Voor een factuur per bankoverschrijving geldt een betaaltermijn van 14 dagen na factuurdatum.

3.4 Betaalt de Klant niet (tijdig), dan mag Koldwerk de toegang tot de werkruimte opschorten. Bij een mislukte automatische incasso gebeurt dit direct. Bij een factuur per bankoverschrijving ontvangt de Klant eerst één betalingsherinnering; blijft betaling daarna uit en is de lopende, al betaalde periode voorbij, dan wordt de toegang opgeschort. Toegang wordt hersteld zodra alsnog is betaald en — bij een factuur — die betaling door Koldwerk is bevestigd.

4. Beschikbaarheid en support

We streven naar 99,5% uptime, exclusief gepland onderhoud (max 4 uur per maand, aangekondigd). Support per e-mail is inbegrepen bij elk pakket; welke aanvullende ondersteuningskanalen beschikbaar zijn staat op koldwerk.nl/prijzen. Zonder Enterprise-pakket geldt geen SLA-garantie; de aanvullende service-afspraken voor Enterprise staan op /security.

5. Overmacht

Koldwerk is niet aansprakelijk voor het niet, niet tijdig of niet volledig nakomen van een verplichting als dat het gevolg is van een omstandigheid die redelijkerwijs buiten onze controle ligt — waaronder een storing bij onze hostingpartij of een andere sub-verwerker, internet- of stroomstoringen, en overheidsmaatregelen.

6. Aansprakelijkheid

Aansprakelijkheid is beperkt tot het bedrag van het laatste jaar abonnement, met een maximum van €5.000. Niet aansprakelijk voor indirecte schade of gederfde winst. BRL-100 / STEK- certificering blijft de verantwoordelijkheid van de Klant zelf.

De Klant gaat deze overeenkomst aan in de uitoefening van een beroep of bedrijf. Bepalingen die naar hun aard bedoeld zijn ter bescherming van consumenten — waaronder de reflexwerking van de artikelen 6:236 en 6:237 BW — zijn daarom niet van toepassing op dit artikel.

7. Intellectueel eigendom en data

De broncode en het ontwerp van Koldwerk zijn eigendom van Koldwerk. Data ingevoerd door de Klant blijft eigendom van de Klant.

Zolang de toegang tot de werkruimte actief is — dus vóór het einde van de laatst betaalde periode (artikel 2.2) — kan de Klant alle eigen data exporteren via de export-functie. Na een opzegging geldt na afloop van die toegang dezelfde 30-dagen-grace-period als beschreven in de verwerkersovereenkomst en de privacyverklaring: gedurende die 30 dagen blijven de gegevens bewaard, maar is de export-functie zelf niet meer bereikbaar. Wil je na afloop van de toegang alsnog je data ontvangen, neem dan binnen die 30 dagen contact op via privacy@koldwerk.nl — daarna worden de NAW-gegevens van Eindklanten onomkeerbaar geanonimiseerd. Is de toegang in plaats daarvan opgeschort wegens wanbetaling (artikel 3.4) zonder dat de Klant heeft opgezegd, dan geldt deze 30-dagenregeling niet: de gegevens blijven bewaard totdat de Klant alsnog betaalt of alsnog formeel opzegt.

8. Verwerking van persoonsgegevens

De verwerking van persoonsgegevens van Eindklanten is geregeld in de verwerkersovereenkomst (conform AVG art. 28); hoe Koldwerk in het algemeen met persoonsgegevens omgaat staat in de privacyverklaring. Beide documenten maken onderdeel uit van de afspraken tussen de Klant en Koldwerk.

9. Verplichtingen van de Klant

9.1 De Klant houdt haar bedrijfsgegevens in het platform (waaronder naam, adres en facturatiegegevens) actueel.

9.2 De Klant is verantwoordelijk voor het beheer van haar eigen Gebruikersaccounts — waaronder het toekennen van rollen (eigenaar, beheerder, monteur) en het intrekken van toegang bij uitdiensttreding — en voor het gedrag van haar Gebruikers binnen het platform.

9.3 De Klant gebruikt de gedeelde (multi-tenant) infrastructuur niet op een manier die de dienstverlening aan andere klanten verstoort of overmatig belast, en onderneemt geen poging om toegang te krijgen tot gegevens van een andere werkruimte.

10. Geheimhouding

Koldwerk behandelt bedrijfsvertrouwelijke informatie van de Klant — waaronder het klantenbestand, offerteprijzen en interne bedrijfsvoering — vertrouwelijk en deelt deze niet met derden, waaronder andere klanten van Koldwerk. Uitzonderingen gelden alleen voor zover nodig voor de uitvoering van de Dienst, op grond van een wettelijke verplichting, of met voorafgaande toestemming van de Klant.

11. Overdracht van de overeenkomst

Koldwerk mag deze overeenkomst, met de daaruit voortvloeiende rechten en plichten, overdragen aan een groepsmaatschappij of aan een partij die de onderneming van Koldwerk geheel of grotendeels overneemt (bijvoorbeeld bij een fusie of bedrijfsovername), en informeert de Klant daarover vooraf. De Klant mag deze overeenkomst niet overdragen zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Koldwerk, behalve bij een overname van de onderneming van de Klant zelf.

12. Wijziging van deze voorwaarden, prijzen en de Dienst

Koldwerk mag deze voorwaarden, de prijs van een lopend abonnement, en de Dienst zelf wijzigen. Een wezenlijke wijziging — waaronder een prijsverhoging of het vervallen van een module die de Klant gebruikt — kondigen we minimaal 30 dagen vooraf schriftelijk (per e-mail) aan. Is de Klant het niet eens met zo'n wezenlijke wijziging, dan mag zij binnen die termijn opzeggen tegen de datum waarop de wijziging ingaat, zonder de gebruikelijke opzegvoorwaarden van artikel 2.2 verder te hoeven volgen. Kleine wijzigingen die de Klant niet wezenlijk raken — zoals tekstuele verduidelijkingen — kunnen zonder aankondiging worden doorgevoerd.

13. Gratis documenten, sjablonen en de compliance-quickscan

13.1 Koldwerk stelt op koldwerk.nl kosteloos documenten, sjablonen en een online quickscan beschikbaar. Dit hoofdstuk geldt voor iedereen die daarvan gebruikmaakt, ook zonder abonnement; de overige hoofdstukken van deze voorwaarden zijn daarop niet van toepassing.

13.2 Deze materialen worden geleverd zoals zij zijn, zonder garantie op juistheid, volledigheid of geschiktheid voor een bepaald doel. Zij zijn geen juridisch, technisch of certificeringsadvies. Koldwerk is geen certificerende, keurende of toetsende instantie. Waar een document verwijst naar regelgeving of een beoordelingsrichtlijn, geldt de officiële tekst daarvan en niet onze weergave.

13.3 Het gebruik is voor eigen rekening en risico. Voor zover wettelijk toegestaan sluit Koldwerk aansprakelijkheid uit voor schade die voortvloeit uit het gebruik van deze materialen, waaronder boetes, bevindingen bij een audit of keuring, en gevolgschade. Deze uitsluiting geldt niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van Koldwerk.

13.4 Je mag deze materialen kosteloos gebruiken, aanpassen en binnen je eigen organisatie verspreiden. Doorverkoop, verspreiding als eigen product, of gebruik van naam, logo of huisstijl van Koldwerk voor andere doeleinden is niet toegestaan.

13.5 Koldwerk mag de materialen wijzigen of intrekken. Reeds gedownloade exemplaren mag je behouden; wij zijn niet verplicht je over wijzigingen te informeren. Regelgeving verandert — controleer bij een document dat ouder is dan een jaar of het nog actueel is.

14. Toepasselijk recht

Nederlands recht. Geschillen voor de rechtbank Rotterdam.