Von Excel zu SaaS: die vollständige Migrations-Anleitung für Installationsbetriebe

Viele Installationsbetriebe, die Koldwerk in Erwägung ziehen, arbeiten derzeit noch mit einer Kombination aus Excel, Outlook, Papierordnern und (für die Glücklichen) einem Buchhaltungspaket. Der Schritt zu einer dedizierten SaaS-Plattform fühlt sich oft groß an — nicht nur technisch, sondern auch organisatorisch. „Wir müssen alle Anlagen neu erfassen“, „Meine Monteure sind nicht so digital“, „Was, wenn beim Übergang etwas schiefgeht?“

Das sind berechtigte Sorgen. Sie sind auch lösbar — wenn Sie eine strukturierte Migration durchführen statt eines Ad-hoc-Starts. Diese Anleitung beschreibt den Ansatz, der sich in der Praxis bewährt.

Phase 1: Bestandsaufnahme (1-2 Wochen)

Bevor Sie irgendetwas migrieren, verschaffen Sie sich einen Überblick über das, was Sie haben. Das ist die Phase, die am häufigsten übersprungen wird — und am häufigsten die Phase, die den Rest der Migration aus der Spur laufen lässt.

### Was sammeln Sie?

• Kundendatei. Name, KvK-Nummer, Rechnungsadresse, Ansprechpartner, E-Mail, Telefon, Umsatzsteuernummer.
• Anlagendatei. Pro Anlage: Standortadresse, Marke, Typ, Seriennummer, Installationsdatum, Kältemitteltyp, Kältemittelfüllung in kg, Eigentümer (= Kunde).
• Wartungsverträge. Pro Vertrag: Kunde, Anlage(n), Laufzeit, Frequenz (z. B. 1×/Jahr), Preis.
• Offene Arbeitsaufträge. Arbeitsaufträge, die noch nicht abgerechnet sind — die wollen Sie während der Migration nicht verlieren.
• Zylinderbestand. Pro Zylinder: ID, Leergewicht, aktueller Inhalt, Kältemitteltyp, Standort (Büro / Monteur-Transporter).
• Monteur-Zertifikate. Pro Monteur: Personenzertifikat (BRL 200), Ablaufdatum, Scan.

In der Praxis ist das der größte Arbeitsaufwand. Beginnen Sie mit den Top-100-wichtigsten Kunden (die 80/20-Regel: Sie werden feststellen, dass 20 % Ihrer Kunden 80 % Ihres Umsatzes ausmachen). Die migrieren Sie zuerst korrekt; der Rest kann in einer zweiten Runde folgen.

### Qualitätsprüfung

Bevor Sie etwas importieren: Lassen Sie einen Assistenten oder Praktikanten die Daten kreuzweise prüfen:

• Stehen alle KvK-Nummern im Handelsregister?
• Stimmt die Beziehung Anlage ↔ Kunde in allen Fällen?
• Gibt es Duplikate (derselbe Kunde unter zwei Namen)?

Daten-Chaos aus Ihrem alten Excel wandert eins zu eins in Ihr neues System, wenn Sie es nicht vorher bereinigen. Die Migration ist ein idealer Moment, das zu tun.

Phase 2: Einrichtung der Plattform (1 Woche)

Mit Koldwerk erledigen Sie das selbst über /aanmelden:

1. Arbeitsbereich anlegen (5 Min.). 2. Firmendaten eingeben — KvK, Umsatzsteuer, Rechnungsadresse, Logo (10 Min.). 3. Buchhaltungsanbindung: Debitan-Zugangsdaten eingeben, falls Sie das nutzen (15 Min.). 4. Arbeitsauftrag-Vorlage anpassen: Farben, Logo, Fußzeile (30 Min.). 5. Die ersten zwei Monteure zur Testphase einladen (5 Min.).

Rechnen Sie mit einem halben Tag, um das gründlich zu erledigen. Nicht erst freitags um 16:00 Uhr anfangen.

Phase 3: Datenimport (1-2 Wochen)

Koldwerk hat ein Import-Tool, das CSV-/Excel-Dateien einliest. Pro Datentyp:

### Kunden CSV-Format mit Spalten: `naam, kvknummer, adres, postcode, plaats, contactpersoon, email, telefoon, btwnummer`. Hochladen, Vorschau prüfen, bestätigen.

Achtung: Die Duplikat-Erkennung erfolgt über die KvK-Nummer. Kunden ohne KvK (Selbstständige, Privatpersonen) werden nur über den Namen abgeglichen.

### Anlagen CSV-Format mit: `klantkvk, locatieadres, merk, type, serienummer, plaatsingsdatum, koudemiddel, koudemiddel_kg`.

Beim Kältemitteltyp: verwenden Sie den exakten Namen (R-32, R-410A, R-454B, R-1234yf, R-744). Der Importer warnt bei unbekannten Typen.

### Monteure Über /gebruikers manuell oder per CSV mit: `naam, email, brl200nummer, brl200verloop`.

Jeder Monteur erhält eine Anmelde-E-Mail. Bereiten Sie sie darauf vor — nicht unangekündigt verschicken.

Phase 4: Test-Arbeitsaufträge (2-4 Wochen)

Hier liegt die Spannung. Migrieren Sie nicht alle Monteure auf einmal — wählen Sie 2-3 erfahrene Monteure und fahren Sie 2-4 Wochen lang eine doppelte Verwaltung:

• Sie tragen Arbeitsaufträge in Koldwerk ein.
• Gleichzeitig behalten sie ihren gewohnten Papier-/Excel-Ablauf bei.

Am Ende jeder Woche: vergleichen Sie, was in Koldwerk steht, mit dem Papier-/Excel-Ablauf. Weichen Aufträge ab? Fehlen Informationen? Das ist günstige Fehlererkennung — beheben Sie die Lücken, bevor Sie breit ausrollen.

Unsere Erfahrung: Nach 2-3 Wochen finden Monteure die doppelte Verwaltung lästig und wollen entweder nur noch Papier oder nur noch digital. Das ist ein gutes Signal — umschalten.

Phase 5: Vollständiger Rollout (1 Woche)

Wenn der Test erfolgreich war:

1. Planen Sie ein Bürotreffen mit allen Monteuren (wie beim Thema, das sie am liebsten haben: Kaffee und Kältetechnik). 2. Lassen Sie einen Test-Monteur den Ablauf vorführen — nicht Sie, nicht der Software-Anbieter. Peer-to-Peer. 3. Geben Sie jedem 30 Minuten, um selbst zu üben. 4. Erklären Sie ab morgen 08:00 Uhr den Papier-Stopp: neue Arbeitsaufträge nur noch über Koldwerk.

Die erste Woche ist unübersichtlich. Rechnen Sie damit, dass 10-20 % der Aufträge Fragen aufwerfen. Planen Sie sich selbst — oder einen Kollegen — für schnelle Fragen über WhatsApp ein.

Phase 6: Nachlaufende Verwaltung (2-4 Wochen)

Vor dem Go-live hatten Sie einen Papier-Rückstand: alte Arbeitsaufträge, die noch abgerechnet werden müssen, alte Kältemittel-Mutationen, alte Lecksuchen. Planen Sie einen dedizierten Büromitarbeiter (oder sich selbst) 2-4 Wochen nach dem Go-live, um diesen Rückstand einzutragen.

Tun Sie das mit realistischen Erwartungen: eine Person kann 30-60 Arbeitsaufträge pro Tag eintippen, sofern das Papier bereits ausgefüllt vorliegt. Planen Sie das mit Terminen in einem Kalender.

Häufige Fehler

1. Zu schnell wollen.

Eine Migration in einer Woche zu wollen, ist so gut wie eine Garantie für Frustration. Rechnen Sie für einen Betrieb mit 5 Monteuren mit 6-10 Wochen.

2. Zu wenig Schulung.

Ein einziger Zoom-Call reicht nicht. Planen Sie nach Woche 1 eine Nachbesprechung, und nach Woche 4 noch eine. Menschen vergessen oder entdecken neue Stolpersteine.

3. Kein Rückfallplan.

Was, wenn es wirklich nicht funktioniert? Halten Sie Ihren Papier-Ablauf für die ersten 2 Monate in Bereitschaft. Nicht um zurückzukehren, sondern um Vertrauen aufzubauen, dass Sie nicht feststecken.

4. Nicht an die Buchhaltung denken.

Neue Arbeitsaufträge gehen über Koldwerk an Debitan. Aber alte Arbeitsaufträge, die noch in einem anderen Paket stecken — wie schließen Sie die ab? Planen Sie einen Abschluss-Zeitpunkt pro Quartal, und verknüpfen Sie dort die Buchhaltungsdaten.

5. Nicht messen.

Erstellen Sie vor der Migration 3 Basiswerte:

• Zeit pro Arbeitsauftrag (in Minuten Verwaltung)
• % verlorene Aufträge
• Durchlaufzeit Arbeitsauftrag-bis-Rechnung

Messen Sie diese Werte 3 Monate nach dem Go-live erneut. Das ist Ihr ROI-Nachweis.

Hilfe nötig?

Für Betriebe mit >10 Monteuren oder komplexen historischen Daten: unser Enterprise-Paket enthält dedizierte Migrationsbegleitung. Ein Koldwerk-Ingenieur führt gemeinsam mit Ihnen die Bestandsaufnahme durch und sorgt dafür, dass die Importe vor dem Go-live stimmen.

Für kleinere Betriebe: alle oben genannten Schritte sind bewusst zum Selbermachen gedacht. Fragen unterwegs? Kontakt aufnehmen — wir antworten per E-Mail innerhalb eines Werktags.

Oder vergleichen Sie Ihre Migrationsoptionen über Koldwerk vs. Excel + Papier — ein ehrlicher Side-by-Side-Vergleich dessen, was Sie eintauschen gegen das, was Sie bekommen.

Haftungsausschluss: Diese Anleitung beschreibt eine typische Migration. Betriebe mit stark abweichenden Arbeitsabläufen (zum Beispiel Kältetransport mit ATP-Prüfungen, oder Installateure mit eigenem ERP-System) benötigen möglicherweise spezifische Anpassungen. Fordern Sie eine kostenlose Migrationsberatung an über /contact.