STEK-Audit: Was prüft der Auditor bei einer Teilnehmerkontrolle?

STEK-zertifizierte Unternehmen werden nicht einmal beurteilt und danach in Ruhe gelassen. Alle zwei Jahre folgt eine periodische Inspektion, bei der ein Auditor der Zertifizierungsstelle (CI) vorbeikommt, um zu prüfen, ob Sie noch immer den Anforderungen entsprechen. Dieser Artikel erklärt, was diese Kontrolle genau beinhaltet, wer interviewt wird, welche Abweichungen als „kritisch" gelten und welche Folgen es hat, wenn Sie nicht rechtzeitig korrigieren.

Achtung: Die Fakten in diesem Artikel basieren auf der STEK-Controlemethodiek und den STEK Algemene Eisen, beide Version vom 1. Juli 2021 — die zum Zeitpunkt der Erstellung aktuellsten öffentlich veröffentlichten Versionen auf stek.nl. STEK passt ihre Anforderungen periodisch an; prüfen Sie im Zweifel die aktuelle Version auf stek.nl oder fragen Sie Ihre Zertifizierungsstelle nach dem neuesten Stand. Wichtiger: Ab dem 1. September 2026 wird das erneuerte STEK-Schema — das BRL 100 Version 3.0 integriert — vom Minister für Klimaat en Groene Groei als gleichwertig zu BRL 100 erklärt, wodurch ein gültiges STEK-Betriebszertifikat automatisch die BRL-100-Pflicht erfüllt. Für bestehende Zertifikatsinhaber steht die Übergangsregelung noch nicht endgültig fest; prüfen Sie bei Ihrer CI, ob die oben beschriebene Controlemethodiek unverändert gilt.

Wer führt die Kontrolle durch, und wie oft?

Nicht STEK selbst beurteilt Ihr Unternehmen, sondern eine Zertifizierungsstelle (CI), die dafür von der Raad voor Accreditatie (RvA) sowohl für ISO 17065 als auch für das STEK-Schema akkreditiert ist. STEK überwacht ihrerseits diese CIs: Mindestens einmal pro Jahr findet eine Evaluation statt, und STEK wohnt selbst einer Kontrolle als Audit der CI bei.

Für Ihr Unternehmen als Zertifikatsinhaber gilt: Nach dem Zulassungsaudit (der ersten Prüfung) führt die CI danach alle 24 Monate eine periodische Inspektion durch, jeweils rund um den Zeitpunkt im Jahr, an dem das Zertifikat ursprünglich erteilt wurde, mit einer Marge von höchstens drei Monaten früher oder später. Ein STEK-Zertifikat ist zwei Jahre und drei Monate nach dem Datum des letzten Audits gültig — diese zusätzlichen drei Monate sind die Marge, die die CI hat, um die nächste Kontrolle einzuplanen.

Neben dem regulären zweijährlichen Zyklus kann auch eine zusätzliche Inspektion folgen. Das geschieht, wenn eine staatliche Aufsichtsbehörde (etwa die ILT) der CI meldet, dass Ihr Unternehmen sich vermutlich eines Verstoßes gegen gesetzliche Vorschriften schuldig gemacht hat, der mit Ihren kältetechnischen Arbeiten zu tun hat.

Was passiert bei der Betriebsinspektion?

Die periodische Inspektion besteht aus einem Besuch der CI bei Ihrem Unternehmen. Der Auditor prüft dabei:

• Das Betriebsführungssystem
• Die Arbeitsanweisungen und Verfahren
• Ob Ihre Dokumentation noch aktuell ist (die Dokumentation wird nur dann erneut beurteilt, wenn sie seit der vorherigen Prüfung geändert wurde)

Daneben interviewt die CI stichprobenweise Personal, das Arbeiten ausführt — dieser Teil gilt speziell für STEK Modul A (stationäre F-Gase) und Modul A/Transport. Bei diesen Interviews wird geprüft, ob das Personal die Arbeitsanweisungen und Verfahren kennt und sie auch tatsächlich in der Praxis anwendet. Der Auditor kann zum Beispiel anhand eines aktuellen Projekts fragen, welche Schritte ein Monteur durchlaufen hat. Wichtig: Die CI bestimmt selbst, stichprobenweise, welche Personen interviewt werden — Ihr Unternehmen darf darauf keinen Einfluss haben.

Die gesamte Inspektion muss innerhalb von acht Wochen abgeschlossen sein. Diese Frist wird ausgesetzt, solange Sie mit korrigierenden Maßnahmen infolge einer kritischen Abweichung beschäftigt sind; nach der Umsetzung dieser Maßnahmen hat die CI anschließend vier Wochen Zeit, um eine erneute Beurteilung durchzuführen und die Inspektion abzuschließen.

Wie viele Monteure und Projekte werden genau betrachtet?

Für Modul A und Modul A/Transport ist der Stichprobenumfang für Interviews und Projektuntersuchungen an die Anzahl der zertifizierten Personen gekoppelt (Angestellte plus beauftragte zertifizierte Selbstständige), mit denen Sie im vorangegangenen Jahr gearbeitet haben:

• 1 bis einschließlich 3 zertifizierte Personen: 1 Interview, 2 Projektuntersuchungen
• 4 bis einschließlich 9 zertifizierte Personen: 2 Interviews, 4 Projektuntersuchungen
• 10 oder mehr zertifizierte Personen: 3 Interviews, 6 Projektuntersuchungen

Die Auswahl der Mitarbeiter und der untersuchten Projekte/Prozesse (Installation, Wartung, Service, Reparatur oder Außerbetriebnahme) erfolgt auf Basis einer zufälligen Stichprobe durch die CI.

Installationskontrollen: wie viele und wann

Unabhängig von der Betriebsinspektion führt die CI auch Installationskontrollen durch — Vor-Ort-Kontrollen bei tatsächlich durchgeführten Installationen. Die Anzahl hängt davon ab, wie viele STEK-Monteure bei Ihrem Unternehmen angestellt sind: Unternehmen mit 1 bis 20 Monteuren erhalten in der Regel 2 Installationskontrollen, Unternehmen mit mehr als 20 Monteuren 4. Diese Kontrollen werden innerhalb eines Monats nach der Betriebsinspektion durchgeführt.

Wie viel Zeit kostet das Audit?

Der Mindestzeitaufwand (in Inspektionsstunden) hängt von Ihrer Unternehmensgröße und dem gewählten Modul/den gewählten Modulen ab, ausgehend von den Algemene Eisen kombiniert mit einem technischen Modul:

• 1-3 Mitarbeiter: 4 bis 6 Inspektionsstunden, abhängig vom Modul
• 4-9 Mitarbeiter: 5 bis 7 Inspektionsstunden
• 10-20 Mitarbeiter: 8 bis 10 Inspektionsstunden
• Mehr als 20 Mitarbeiter: 10 bis 14 Inspektionsstunden

Kombinieren Sie mehrere Module gleichzeitig (zum Beispiel Modul A und Modul D), kommen mindestens 2 Inspektionsstunden pro zusätzlichem Modul hinzu, sofern gleichzeitig angemeldet und durchgeführt.

Kritische versus nicht-kritische Abweichungen

Diese Unterscheidung bestimmt, wie schnell Sie nachsteuern müssen und wie schwer die Folgen sind. Als kritische Abweichung gilt unter anderem:

• Das Nichtergreifen korrigierender Maßnahmen nach einer zuvor festgestellten nicht-kritischen Abweichung, innerhalb der von der CI gesetzten Frist
• Fünf oder mehr nicht-kritische Abweichungen während eines Audits
• Das strukturelle Nichtführen der erforderlichen Registrierungen
• Das strukturelle Nichtaufrechterhalten des Qualitätssystems
• Das strukturelle oder gelegentliche Nichtdurchführen von Messungen oder Kontrollen, wodurch ein Gesundheits- oder Umweltrisiko entsteht
• Unzureichend geschultes oder fachkundiges Personal für die Arbeiten
• Arbeiten von Personen ausführen lassen, die nicht über die gesetzlich vorgeschriebenen Diplome oder Personenzertifikate verfügen (außer unter Aufsicht im Rahmen einer Ausbildung)
• Das Fehlen technischer Ausrüstung, die den Anforderungen entspricht
• Das strukturelle Nichtdurchführen von Kalibrierungen innerhalb der gesetzten Fristen
• Unsachgemäße Verwendung oder Missbrauch des STEK-Zertifizierungszeichens oder -Logos
• Betrug

Eine nicht-kritische Abweichung ist zum Beispiel das gelegentliche (nicht strukturelle) Nichtführen von Registrierungen, das gelegentliche Nichtaufrechterhalten des Qualitätssystems oder das gelegentliche Nichtdurchführen von Kalibrierungen. Der Unterschied liegt also oft zwischen: gelegentlich versus strukturell, und Risiko versus kein direktes Risiko für die Qualität der Dienstleistung.

Was passiert, wenn Sie eine Abweichung nicht rechtzeitig lösen?

Beim Zulassungsaudit ist die Regel einfach: Solange eine Abweichung nicht behoben ist, wird kein Zertifikat erteilt.

Bei einer periodischen Inspektion liegt es differenzierter. Für jede Abweichung müssen Sie eine Ursachenanalyse durchführen und korrigierende Maßnahmen ergreifen; die CI beurteilt diese Analyse und ihre Umsetzung. Lösen Sie eine nicht-kritische Abweichung nicht innerhalb der von der CI gesetzten Frist von sechs Monaten, schreibt die CI dafür dennoch eine kritische Abweichung aus — diese kann erst wieder aufgehoben werden, nachdem auch die zugrunde liegenden nicht-kritischen Abweichungen behoben wurden.

Bei einer kritischen Abweichung tickt die Uhr straffer: Lösen Sie diese nicht innerhalb der von der CI gesetzten Frist von drei Monaten, folgt eine schriftliche Verwarnung mit einer Reaktionsfrist von zwei Wochen. Reagieren Sie darauf nicht angemessen, folgt eine Aussetzung des STEK-Zertifikats für einen Monat. Haben Sie nach Ablauf dieses Monats immer noch nicht angemessen reagiert, folgt der Entzug des Zertifikats. Bei festgestelltem Betrug wird das Zertifikat direkt entzogen, ohne diese Zwischenschritte.

Während einer Aussetzung dürfen Sie keine Dienstleistungen mehr unter dem STEK-Zertifikat anbieten oder erbringen. Nach Aufhebung einer Aussetzung führt die CI zunächst eine erneute Beurteilung durch, um festzustellen, dass Sie wieder vollständig den Anforderungen entsprechen.

Was ein Auditor außerdem berücksichtigt

Neben dem Kernverfahren prüft die CI auch Bestandteile aus den Algemene Eisen, die auf der Werkstatt weniger sichtbar sind, aber dennoch schriftlich vorliegen müssen:

• Eine schriftlich festgelegte Geschäftsleitungspolitik, die auf Emissionsprävention, Sicherheit und Nachhaltigkeit ausgerichtet ist
• Eine jährliche Managementbewertung des Qualitätssystems (bei 4 oder mehr Mitarbeitern muss dies schriftlich registriert sein)
• Mindestens jährliche Arbeitsbesprechungen mit dem Personal
• Interne Qualitätssicherung hinsichtlich Qualifikation der Mitarbeiter, Projektbewertung/Kontrolle von Arbeitsaufträgen, Kalibrierung von Messgeräten und dem Umgang mit Beschwerden und Abweichungen
• Dass Installationsarbeiten nicht an Unternehmen ohne STEK-Zertifikat und/oder BRL-100-Zertifikat ausgelagert werden
• Im Bereich sicheres Arbeiten: eine aktuelle RI&E, Aufklärung und Instruktion, periodische Arbeitsplatzinspektionen, PSA und eine Unfallregistrierung — es sei denn, Sie verfügen bereits über ein gültiges VCA-Zertifikat, denn dann wird die Konformität in diesem Punkt vorausgesetzt

Für die Systematik rund um die Kalibrierung lohnt sich auch ein Blick auf Kalibrierung von Messgeräten für BRL 100: alles, was Sie wissen müssen — die Anforderungen an die Kalibrierung liegen eng beieinander, auch wenn es sich um ein anderes Zertifizierungsschema handelt.

So bereiten Sie sich vor

• Sorgen Sie dafür, dass Ihre Registrierungen (Arbeitsaufträge, Kältemittelregistrierung, Kalibrierbescheinigungen) in Ordnung und vollständig sind — strukturell fehlende Registrierungen sind direkt eine kritische Abweichung
• Prüfen Sie, ob Ihre Dokumentation seit der letzten Prüfung noch aktuell ist; nur Änderungen werden erneut beurteilt
• Bereiten Sie Ihre Monteure auf ein mögliches Interview vor: Sie müssen erklären können, was sie bei einem aktuellen Projekt getan haben und warum
• Führen Sie die jährliche Managementbewertung und die jährliche Arbeitsbesprechung tatsächlich durch und dokumentieren Sie dies, insbesondere wenn Sie 4 oder mehr Mitarbeiter haben
• Prüfen Sie, ob alle ausgelagerten Installationsarbeiten bei STEK- oder BRL-100-zertifizierten Parteien liegen

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