BRL-100-Jahreskontrolle: das erwartet der Auditor

Die BRL-100-Jahreskontrolle ist für viele Unternehmen der Moment der Wahrheit: Ein Auditor kommt vorbei, fordert zwei Anlagendossiers an und schaut, ob die Papiere mit der Wirklichkeit übereinstimmen. Sind Sie vorbereitet?

Was beinhaltet die Jahreskontrolle genau?

Nach dem Zulassungsaudit für das BRL 100-Zertifikat folgt jährlich ein periodisches Kontrollaudit. Das zoomt gezielt auf eine Frage: Stimmt Ihre Kältemittelbilanz, und können Sie das nachweisen? Damit ist es eng mit der Logbuchpflicht verwoben, die aus den europäischen F-Gase-Regeln folgt.

Achtung: Dieses Audit wird in der Praxis manchmal „K25000“ genannt, aber das ist falsch — BRL K25000 ist Kiwas separates Zertifizierungsschema für CO-Sicherheit bei Gasverbrennungsanlagen unter dem sogenannten Gasketelwet (kein eigenständiges Gesetz, sondern die volkstümliche Bezeichnung für eine Woningwet-Änderung), nicht für die Kältemittelverwaltung. Siehe Was ist das Gasketelwet?.

Konkret bedeutet das, dass jedes Gramm Kältemittel, das Sie einkaufen, nachfüllen, zurückgewinnen oder entsorgen, irgendwo registriert sein muss — und dass diese Registrierung mit Ihrem physischen Bestand aufgeht. Die jährliche Kontrolle prüft, ob das in der Praxis auch wirklich so ist.

Was prüft der Auditor?

In der Praxis läuft es auf vier Dinge hinaus:

• Zylinderverwaltung. Pro Zylinder eine ID, Leergewicht, Vollgewicht, Kältemitteltyp, Standort, Eigentümer. Im Transporter des Auditors liegt eine Waage.
• Änderungsbilanz. Die Summe aller Ein-/Ausgangsänderungen muss mit dem Zylinderbestand aufgehen. Differenz von mehr als 1 kg pro Jahr = Befund.
• Lecksuchen. Für Anlagen mit mehr als 5 Tonnen CO₂-Äquivalent (≈ 2,4 kg R-410A) muss jährlich eine Lecksuche durchgeführt worden sein. Kein Bericht = Befund.
• F-Gase-Zertifikate der Monteure. Jeder Monteur, der Kältemittel anfasst, muss ein gültiges BRL-200-Zertifikat haben. Abgelaufen = Befund.

Die typische Falle

Neun von zehn Unternehmen bekommen ihre Kältemittelbilanz nicht zum Aufgehen. Nicht weil sie tricksen — sondern weil ein Monteur 0,5 kg R-32 auf einem Arbeitsauftrag notiert hat und niemand das jemals mit der Zylinderverwaltung verknüpft hat. Das ist ein Excel-Problem.

Mit dem Kältemittelmodul ist das nicht mehr möglich: Sobald ein Monteur auf einem Arbeitsauftrag eine Änderung erfasst, werden der Zylinder *und* die Anlage automatisch angepasst. Die Bilanz geht per Definition auf.

Was kostet Sie ein Befund?

Ein Befund ist keine automatische Katastrophe, aber sehr wohl ein Kostenfaktor. Die genauen Folgen unterscheiden sich je Zertifizierer, grob gelten aber drei Stufen:

• Kleine Abweichung. Sie erhalten eine Behebungsfrist, um den Mangel zu korrigieren und nachzuweisen, dass er behoben ist. Meist genügt es, die richtigen Dokumente nachzureichen.
• Struktureller Mangel. Geht Ihre Bilanz zum Beispiel Jahr für Jahr nicht auf, kann der Zertifizierer ein zusätzliches (Wiederholungs-)Audit verlangen — auf Ihre Kosten —, bevor Sie das Zertifikat behalten.
• Aussetzung oder Entzug. Im äußersten Fall verlieren Sie das Gütezeichen. Dann dürfen Sie nicht länger unter BRL 100 liefern, mit direkter Folge für Ausschreibungen und laufende Aufträge.

Die größten Kosten sind oft indirekt: ein Tag Wiederholungsaudit, verlorene Ausschreibungen oder ein Auftraggeber, der abspringt. Eine Verwaltung, die durchgehend aufgeht, ist damit nicht nur eine Audit-Anforderung, sondern schlicht auch günstiger — wir rechnen das durch in Was kostet Arbeitsauftragssoftware?.

Vorbereitung auf das Audit selbst

Einen Tag vor dem Audit:

• Erzeugen Sie im Modul Berichte den „BRL 100 Audit-Export“. Ein PDF mit allen Dossiers.
• Prüfen Sie unter Monteure / Zertifikate, ob alle F-Gase-Zertifikate gültig sind (Koldwerk warnt 90/60/30/7 Tage im Voraus, das sollte also keine Überraschung sein).
• Drucken Sie ein Anlagendossier auf Papier für den Auditor aus — der Rest digital verfügbar über Ihren Laptop.

Weiterlesen

• Kältemittelbilanz: praktischer Leitfaden — Änderungstypen, TRANSFER und was bei einer unerklärten Differenz zu tun ist.
• F-Gase-Logbuch: was muss hinein? — die Anlagendossier-Felder, die der Auditor prüft.
• Was ist BRL 100? — die breitere Zertifizierung, unter die diese Jahreskontrolle fällt.
• STEK vs. BRL 100 — welche Anerkennung brauchen Sie wann?
• Was ist das Gasketelwet? — BRL K25000 und BRL 6000-25 erklärt, das (nicht verwandte) Schema für CO-Sicherheit.
• Nicht sicher, ob eine Anlage logbuchpflichtig ist? Machen Sie den Logbuchpflicht-Check.

Haftungsausschluss: praktische Erläuterung auf Basis der BRL 100. Die genauen Anforderungen können je Zertifizierungsstelle unterschiedlich sein — siehe Was ist BRL 100? für die sechs befugten Stellen. Konsultieren Sie Kiwa (opent in nieuw tabblad), Ihre eigene Zertifizierungsstelle oder logboek-koudemiddelen.nl (opent in nieuw tabblad) für die geltenden Anforderungen.