F-Gase-Logbuch: was muss hinein?

Das F-Gase-Logbuch ist kein freiwilliges Verwaltungsextra — für jede logbuchpflichtige Anlage ist es ein gesetzlich vorgeschriebenes Dossier. Was hinein muss und wie, ist in Verordnung (EU) 2024/573 festgelegt — insbesondere Art. 5 und Art. 7 —, die die ältere EU 517/2014 seit dem 11. März 2024 vollständig ersetzt hat, ergänzt durch niederländische Durchführungsvorschriften. Im Folgenden die komplette Felderliste plus den praktischen Kontext: wer sie führt, was der Auditor prüft und wie lange Sie sie aufbewahren.

Arbeitsauftrag und Logbuch sind nicht dasselbe

Drei Dokumente, die leicht durcheinandergehen:

• Der [Arbeitsauftrag](/kennisbank/wat-moet-op-een-werkbon-staan) ist ein Dokument pro Einsatz: ein Besuch, eine Kundenunterschrift, ein Ausführungsnachweis.
• Das F-Gase-Logbuch ist ein Dossier pro Anlage: fortlaufend, kumulativ, alle relevanten Änderungen und Kontrollen dieser einen Anlage.
• Die [Kältemittelbilanz](/kennisbank/koudemiddel-balans-praktische-gids) ist die Gegenverwaltung auf Zylinderebene: wie viele Kilo welchen Typs Sie auf Lager haben, eingekauft, verbraucht und entsorgt.

Arbeitsauftrag-Daten speisen das Logbuch. Logbuch-Daten speisen die Bilanz. Aber es sind drei Dossiers mit drei unterschiedlichen Zwecken — und bei der Prüfung werden sie im Zusammenhang betrachtet.

Wann gilt die Logbuchpflicht?

Die Grenze liegt bei 5 Tonnen CO₂-Äquivalent pro Anlage. Das berechnen Sie als Füllmenge (kg) × GWP. Was das je Kältemitteltyp konkret bedeutet — und ab welcher Füllmenge Sie die Grenze überschreiten — steht in der GWP-Tabelle. Unsicher bei einer bestimmten Anlage? Der Logbuchpflicht-Check rechnet es in zwei Minuten durch.

Für hermetisch geschlossene Anlagen gilt eine höhere Schwelle (10 Tonnen).

Die Pflichtfelder, gegliedert

Was pro Anlage ins Logbuch muss, gliedert sich in fünf Blöcke:

### 1. Anlagenidentität (einmalig erfassen)

• Installationsdatum und Ort (Adresse, Gebäude, Raum).
• Anlagentyp (Split-Klimaanlage, VRF, Wärmepumpe, Kühl-, Gefrieranwendung).
• Hersteller, Marke, Typ, Seriennummer.
• Kältemitteltyp (R-32 / R-410A / R-454B / R-290 / …) und die Gesamtfüllmenge in Kilogramm laut Typenschild.
• CO₂-Äquivalent (abgeleitet aus Füllmenge × GWP) — bestimmt die Lecksuche-Frequenz.
• [Betreiber](/kennisbank/begrippen#exploitant) — wer die Anlage nutzt. Dieser ist gesetzlich für das Logbuch verantwortlich, nicht automatisch der Eigentümer des Gebäudes.

### 2. Lecksuchen (pro Lecksuche)

• Datum der Kontrolle.
• Name des Monteurs und dessen F-Gase-Personenzertifikatsnummer.
• Methode — elektronische Schnüffelerkennung, Druck-/Seifenwasserprobe, Auslesen des Leckerkennungssystems.
• Befunde — geprüfte Anschlüsse, Druckmessungen, gefundene Lecks (ja/nein + Ort).
• Folgemaßnahme bei Leckage — sofort repariert, Reparaturdatum, Nachtest nach Reparatur.
• Nächstes Kontrolldatum — abgeleitet aus der Schwelle; Details in F-Gase-Lecksuche: wie oft ist sie Pflicht?.

### 3. Kältemittel-Änderungen (jede Änderung)

Jedes Mal, wenn Kältemittel dazukommt oder abgeht:

• Datum und Anlass (Wartung, Leckreparatur, Außerbetriebnahme).
• Änderungstyp — Nachfüllung, Rückgewinnung, Entsorgung.
• Menge in Kilogramm, auf eine Dezimalstelle genau.
• Arbeitsauftragsnummer, die zur Änderung gehört.
• Zylinderkennung, aus dem/in den das Kältemittel ging — diese Seite steckt in Ihrer Kältemittelbilanz.

### 4. Leckage-Vorfälle (separat nachverfolgbar)

Bei einer festgestellten Leckage:

• Geschätzte Menge, die entwichen ist.
• Ursache, falls ermittelt.
• Reparaturmaßnahmen und Nachtest-Datum nach der Reparatur.
• Jedes festgestellte Leck muss ohne unangemessene Verzögerung repariert werden (Verordnung (EU) 2024/573, Art. 4 Abs. 5) — es gilt keine feste 150-Gramm- oder 14-Tage-Schwelle; innerhalb 1 Monat nach der Reparatur folgt ein Pflicht-Nachtest durch eine zertifizierte Person, der frühestens 24 Stunden nach der Reparatur stattfinden darf (Art. 4 Abs. 5).

### 5. Außerbetriebnahme / Lebensende

• Datum, an dem die Anlage außer Betrieb genommen wurde.
• Rückgewinnungsmenge bei Außerbetriebnahme — was tatsächlich zurückgewonnen wurde vs. was enthalten war.
• Entsorgungsziel des zurückgewonnenen Kältemittels (ein zertifizierter Entsorger).

Wer führt es?

Gesetzlich ist der Betreiber verantwortlich. In der Praxis delegiert dieser das an das Wartungsunternehmen mit F-Gase-Betriebszertifikat — dieses führt das Dossier pro Anlage, liefert es auf Anfrage an den Kunden und bewahrt eine eigene Kopie auf.

Das bedeutet: Sie können das Logbuch nicht auslagern, indem Sie sagen „der Installateur regelt das". Der Betreiber bleibt letztverantwortlich und muss bei der Prüfung das vollständige Dossier vorlegen können — auch wenn Ihr vorheriger Installateur insolvent ist oder Sie gerade den Lieferanten gewechselt haben.

Wie lange bewahren Sie es auf?

• Mindestens 5 Jahre nach dem letzten Eintrag — das heißt, fünf Jahre nachdem die Anlage außer Betrieb genommen wurde ODER der Eigentümer gewechselt hat ODER die letzte Aktualisierung stattfand.
• Für BRL 100-zertifizierte Unternehmen gilt intern oft eine längere Aufbewahrungsfrist (7-10 Jahre), im Einklang mit der betrieblichen Aufbewahrungspflicht.
• Bei Übertragung der Anlage an einen neuen Betreiber geht das Logbuch mit über — es bleibt nicht beim alten Betreiber.

Was der Auditor prüft

Ein BRL- oder STEK-Auditor nimmt eine Stichprobe und prüft vier Dinge:

• Vollständigkeit — sind alle fünf Blöcke (Identität, Kontrollen, Änderungen, Vorfälle, ggf. Außerbetriebnahme) vollständig im Dossier vorhanden?
• Nachverfolgbarkeit — können Sie jede Änderung auf einen Arbeitsauftrag und einen zertifizierten Monteur zurückführen?
• Abgleich mit der Bilanz — stimmt die Summe der Änderungen aus diesem Logbuch mit Ihrer Kältemittelbilanz auf Zylinderebene überein?
• Frequenz der Lecksuchen — wurden sie gemäß dem schwellenabhängigen Zyklus durchgeführt?

Unvollständige oder unleserliche Logbücher sind der häufigste Befund bei BRL-100-Prüfungen — häufiger als technische Mängel.

Wie Koldwerk das Logbuch für Sie aufbaut

Pro Anlage erfassen Sie die Identitätsfelder einmal; danach speist jeder Arbeitsauftrag, jede Lecksuche und jede Kältemittel-Änderung automatisch das Logbuch. Das Modul Anlagenverwaltung erzeugt auf Anfrage das vollständige Dossier pro Anlage (PDF oder gedruckt) — sofort prüfungsbereit, inklusive Monteur-Zertifikatsnummern und Arbeitsauftrag-Querverweisen. Das Modul Berichte liefert den STEK-Jahresbericht über alle Anlagen zugleich. Was das kostet, steht auf /prijzen.

Weiterlesen

• Bin ich logbuchpflichtig? — rechnen Sie es in 10 Sekunden aus.
• F-Gase-Lecksuche: wie oft ist sie Pflicht? — die Frequenzschwellen.
• Was muss auf einem Arbeitsauftrag stehen? — das Quelldokument, das das Logbuch speist.
• Kältemittelbilanz: praktischer Leitfaden — das Zylinder-Gegenstück Ihres Logbuchs.
• Neue F-Gase-Zertifizierung A1/A2 2026 — sich ändernde Zertifikatsanforderungen, die das Logbuch betreffen.

Haftungsausschluss: dieser Artikel ist eine operative Zusammenfassung. Die rechtlich bindenden Anforderungen stehen in Verordnung (EU) 2024/573 und ergänzenden Durchführungsakten sowie dem niederländischen Besluit activiteiten leefomgeving (Bal) mit der Omgevingsregeling (opent in nieuw tabblad), seit dem 1. Januar 2024 Nachfolger der Activiteitenregeling milieubeheer. Bei Zweifeln konsultieren Sie Ihre Zertifizierungsstelle oder die Inspectie Leefomgeving en Transport (ILT).