Was muss auf einem Arbeitsauftrag stehen?

Was muss eigentlich auf einem Arbeitsauftrag stehen? Diese Frage kommt meist zu einem unangenehmen Zeitpunkt auf: wenn ein Kunde im Nachhinein reklamiert, oder wenn der Buchhalter um Nachweise bittet. Ein einzelnes Gesetz, das „den Arbeitsauftrag" vorschreibt, gibt es nicht — aber ein paar Pflichten zusammen machen einen vollständigen Beleg unverzichtbar. Im Folgenden lesen Sie, was immer darauf gehört, was ihn zum Beweis macht, und welche zusätzlichen Regeln gelten, sobald Sie mit Kältemittel arbeiten.

Ist ein Arbeitsauftrag gesetzlich vorgeschrieben?

Streng genommen schreibt kein Gesetz vor, dass Sie einen „Arbeitsauftrag" erstellen. In der Praxis kommen Sie trotzdem nicht daran vorbei, weil drei Pflichten zusammenfallen:

• Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflicht. Ihre Betriebsbuchhaltung — einschließlich dessen, was Sie wo ausgeführt und abgerechnet haben — müssen Sie nach Vorgabe des Belastingdienst (der niederländischen Steuerbehörde) mindestens sieben Jahre aufbewahren. Der Arbeitsauftrag ist dafür der Quellnachweis.
• Nachweis der erbrachten Leistung. Bei Gewährleistung, Haftung oder einem Streitfall ist ein unterschriebener Arbeitsauftrag Ihr stärkster Beweis, dass die Arbeit ausgeführt und auch abgenommen wurde.
• Branchenspezifische Registrierung. Arbeiten Sie mit Kältemittel, verlangen die F-Gase-Vorschriften, dass Sie jede Handlung festhalten — dazu weiter unten mehr.

Also keine lose Formalität, sondern das Dokument, auf dem Ihre Fakturierung, Gewährleistung und Compliance zusammenkommen.

Was gehört immer darauf

Unabhängig von der Branche gehören diese Angaben auf jeden Arbeitsauftrag:

• Ihre Firmendaten — Name, Adresse, Kontakt und, für die Rechnungsverknüpfung, Ihre KvK-Nummer (die niederländische Handelsregisternummer) und Umsatzsteuernummer.
• Die Kundendaten — Name, Adresse und Ansprechpartner.
• Datum der Ausführung, vorzugsweise mit Anfangs- und Endzeit.
• Der Standort oder die Anlage, an der Sie gearbeitet haben.
• Eine klare Beschreibung der ausgeführten Arbeiten.
• Verwendete Materialien und Teile, mit Stückzahlen.
• Aufgewendete Stunden und, falls Sie danach abrechnen, den Stundensatz.
• Der Name des Monteurs, der die Arbeit ausgeführt hat.
• Die Unterschrift des Kunden für Einverständnis und Abnahme.

Fehlt eine davon, wird der Beleg schwieriger abzurechnen — oder schwächer als Beweis.

Was einen Arbeitsauftrag zum Beweis macht

Der Unterschied zwischen einem Notizzettel und einem brauchbaren Dokument liegt in ein paar Dingen:

• Die Unterschrift des Kunden hält das Einverständnis zu einem konkreten Zeitpunkt fest. Das ist Gold wert, wenn später eine Diskussion darüber entsteht, was vereinbart oder übergeben wurde.
• Fotos und Messwerte untermauern, was Sie gesehen und getan haben — Vorher- und Nachher-Situation, Druckwerte, Ergebnisse einer Lecksuche.
• Eine direkte Verknüpfung mit Ihrer Rechnung sorgt dafür, dass Materialien und Stunden nicht unter den Tisch fallen.

Und vergessen Sie die Aufbewahrungsfrist nicht: diese sieben Jahre gelten auch für Ihre Arbeitsaufträge, nicht nur für die Rechnungen, die daraus folgen.

Zusätzlich für die Kältetechnik: Kältemittel und F-Gase

Arbeiten Sie an Kälte-, Klima- oder Wärmepumpenanlagen, kommt eine Ebene hinzu. Sobald Kältemittel im Spiel ist, erfassen Sie pro Handlung:

• den Kältemitteltyp und die Menge, die Sie nachfüllen oder zurückgewinnen;
• dass die Arbeit von jemandem mit gültigem F-Gase-Zertifikat ausgeführt wurde;
• die Befunde einer eventuellen Lecksuche.

Bei einer logbuchpflichtigen Anlage fließen diese Daten weiter ins Anlagenlogbuch — der Arbeitsauftrag ist dann buchstäblich die Quelle Ihrer Kältemittelverwaltung. Sind Sie unsicher, ob eine Anlage logbuchpflichtig ist? Der Logbuchpflicht-Check rechnet es für Sie aus.

Papier oder digital — macht das inhaltlich einen Unterschied?

Für das, *was* daraufstehen muss: nein. Ein Arbeitsauftrag auf Papier und ein digitaler haben dieselben inhaltlichen Anforderungen. Dafür, ob Sie es durchhalten: sehr wohl. Digital können Sie Felder verpflichtend machen, eine Unterschrift direkt vor Ort setzen, Fotos verknüpfen und den Beleg automatisch an Logbuch und Rechnung weiterreichen. Was das an Zeit und Geld ausmacht, rechnen wir in Arbeitsauftrag auf Papier vs. digital vor.

Wie Koldwerk einen vollständigen Arbeitsauftrag erzwingt

In Koldwerk erfassen Sie pro Auftrag alle Pflichtfelder, und der Kunde unterschreibt vor Ort — auch ohne Internet. Verwenden Sie Kältemittel, verknüpft der digitale Arbeitsauftrag das sofort mit der Kältemittelverwaltung und dem Logbuch, sodass Sie nichts doppelt eingeben und nichts vergessen. Materialien und Stunden laufen weiter in Ihre Rechnung. Was das kostet, lesen Sie auf /prijzen; wie wir uns zu anderen Paketen verhalten, auf /vergelijk.

Weiterlesen

• Arbeitsauftrag auf Papier vs. digital: die echten Kosten.
• Bin ich logbuchpflichtig? — rechnen Sie es für Ihre Anlage durch.
• Kältemittelbilanz: praktischer Leitfaden.
• F-Gase-Zertifikat beantragen — wer Kältemittel handhaben darf.

Haftungsausschluss: dies ist allgemeine Information, keine Rechts- oder Steuerberatung. Aufbewahrungsfristen und F-Gase-Anforderungen können sich ändern und je nach Situation unterschiedlich sein. Konsultieren Sie im Zweifel den Belastingdienst, Ihre Zertifizierungsstelle oder die aktuelle F-Gase-Verordnung.