Kältemittelbilanz — ein praktischer Leitfaden für eine Bilanz, die aufgeht

Wenn bei Prüfungen etwas standardmäßig schiefgeht, dann die Kältemittelbilanz. Nicht weil Monteure nachlässig sind — sondern weil es verwaltungstechnisch schwieriger ist, als es aussieht. Ein 13,6-kg-Zylinder R-32, der jahrelang in Transportern herumreist, halbleer in einem Lagerregal landet, einer Anlage X etwas Gas abgibt, dann teilweise zurückgewonnen und dann in einen anderen Zylinder umgefüllt wird — alles muss bis auf die Dezimalstelle stimmen, sonst geht die Bilanz nicht auf.

Die sechs Änderungstypen

Bei Koldwerk unterscheiden wir sechs Änderungstypen, gespiegelt an der F-Gase-Verordnung:

1. EINKAUF — Empfang eines gefüllten Zylinders von einem Lieferanten. Geht ín den Zylinderbestand. 2. NACHFÜLLUNG_ANLAGE — Kältemittel aus einem Zylinder in eine Anlage nachfüllen. Geht aus dem Zylinder heraus, ín die Anlagenfüllung. 3. RÜCKGEWINNUNG — Kältemittel aus einer Anlage zurück in einen (Recovery-)Zylinder pumpen. Geht aus der Anlage heraus, ín den Zylinder. 4. TRANSFER — Kältemittel von Zylinder A zu Zylinder B umfüllen. Zwei gespiegelte Buchungen: eine ausgehende auf A, eine eingehende auf B (Koldwerk erstellt die Gegenbuchung automatisch). 5. ENTSORGUNG — Kältemittel vernichtet oder zur Wiederverwertung abgegeben. Geht aus dem Zylinder heraus, niemand übernimmt es. 6. RÜCKGABE_LIEFERANT — ein Zylinder (voll oder leer) geht zurück an den Lieferanten. Eine Bestandskorrektur.

Das Prinzip der Arbeitsauftrag-Verknüpfung

Jede Änderung sollte entweder mit einem Arbeitsauftrag oder einer internen Handlung mit Prüfpfad verknüpft sein. Konkret: eine NACHFÜLLUNG_ANLAGE bei einem Kunden muss auf eine Arbeitsauftragsnummer verweisen; ein EINKAUF bei einem Lieferanten muss auf einen Lieferantenbeleg (oder mindestens eine Bestellnummer) verweisen.

Bei Koldwerk wird diese Verknüpfung erzwungen: NACHFÜLLUNG und RÜCKGEWINNUNG ohne Anlagen-ID lassen sich nicht speichern. Das klingt streng, verhindert aber die klassische Situation „ich weiß nicht mehr, wo diese 2 kg geblieben sind".

TRANSFER und der Gegenbuchungs-Mechanismus

Ein TRANSFER ist technisch anspruchsvoll: Sie verschieben Kältemittel von einem Quellzylinder zu einem Zielzylinder. Beide Bestände ändern sich gleichzeitig. Bei Koldwerk geschieht das innerhalb einer einzigen Datenbank-Transaktion: entweder gelingen beide Buchungen, oder keine von beiden.

Die Oberfläche erzwingt auf Formularebene, dass der Zielzylinder denselben Kältemitteltyp hat wie die Quelle — kein R-32 in einen R-410A-Zylinder. Und der Quellzylinder selbst kann nicht als Ziel gewählt werden (präventives UX). Die serverseitige Validierung prüft das doppelt.

Was, wenn die Bilanz nicht aufgeht?

Erster Schritt: Schauen Sie sich die Bilanzübersichtsseite pro Kältemitteltyp an. Dort steht je Typ: gesamt eingekauft, gesamt nachgefüllt, gesamt zurückgewonnen, gesamt entsorgt, theoretischer Bestand, gemessener Bestand. Die Differenz zwischen theoretisch und gemessen ist Ihr Problem.

Die drei häufigsten Ursachen:

1. RÜCKGEWINNUNG nicht gebucht. Der Monteur hat Kältemittel aus einer Anlage entnommen, aber keine Buchung erfasst. Ergebnis: Zylinder ist schwerer, als das System sagt. 2. Echte Leckage. Tatsächlicher Verlust durch eine undichte Anlage. Sollte über das Modul Vorfälle gemeldet werden. Nach Verordnung (EU) 2024/573 Art. 4 Abs. 5 muss ein festgestelltes Leck „ohne unangemessene Verzögerung" repariert werden — es gilt keine feste 150-Gramm- oder 14-Tage-Schwelle; die Reparatur muss innerhalb 1 Monats nach der Behebung von einer zertifizierten Person geprüft werden, wobei diese Nachkontrolle frühestens 24 Stunden nach der Reparatur stattfinden darf (Art. 4 Abs. 5). 3. Neuer Zylinder ohne EINKAUF-Buchung. Ein unregistrierter Zylinder aus dem Transporter erscheint plötzlich im System als „leer" (Standard für neue Zylinder). Der Füllstatus ist dann „verloren".

Tipp: machen Sie monatlich eine Schnellbilanz — kostet 5 Minuten, verhindert Prüfungskatastrophen. Bei Koldwerk haben wir dafür einen Bilanz-Check-Cron in der Pipeline, sodass Abweichungen automatisch in einem Dashboard-Widget erscheinen.

Gemessenes Zylindergewicht versus Buchbestand

Ein Punkt, auf den Sie achten sollten: gemessener Bestand ist die physische Wiegung eines Zylinders. Buchbestand ist, was Ihr System sagt. Beide sollten auf das Gramm genau übereinstimmen. In der Praxis: nach jedem monatlichen Rundgang durch Ihr Lager können Sie die gemessenen Werte eingeben, und Koldwerk sucht automatisch nach dem kleinsten Abweichungsmuster. Weicht die Differenz konsequent in dieselbe Richtung ab, misst Ihre Waage möglicherweise falsch; ist sie zufällig, fehlt wahrscheinlich eine Buchung.

Wie sieht das bei einer Prüfung aus?

Ein Kiwa- oder STEK-Auditor prüft mindestens:

• 12 Monate Änderungshistorie pro Zylinder, mit vollständigem Prüfpfad.
• Eine Leckagerate pro Typ unter 1 % (STEK) und keine unerklärten Fehlbestände (BRL 100).
• RÜCKGEWINNUNG als Prozentsatz der NACHFÜLLUNG — ein gesundes Verhältnis liegt für Wartungsunternehmen bei etwa 30-50 %.
• Kreuzverweise zwischen Arbeitsauftrag und Buchung: nimmt 5 zufällige Buchungen und verlangt den zugehörigen Arbeitsauftrag.

Mit Koldwerk liefern Sie das mit einem Klick über das Modul Berichte.

Weiterlesen

• GWP-Werte von Kältemitteln — die Tabelle, die Ihre CO₂-Äquivalent-Berechnung speist.
• F-Gase-Lecksuche: wie oft ist sie Pflicht? — die Frequenzen je Schwelle, ausgearbeitet.
• F-Gase-Logbuch: was muss hinein? — Anlagendossier-Felder + Aufbewahrungsfrist.
• R-32 vs R-410A vs R-454B — welches synthetische Kältemittel macht Ihre Bilanz zukunftssicher?
• F-Gase-Verordnung 2024/573 — die Regeln hinter der Bilanz.
• Bin ich logbuchpflichtig? — prüfen Sie Ihre Situation in 10 Sekunden.

Haftungsausschluss: dieser Leitfaden ist eine operative Zusammenfassung. Für die genauen Vorschriften zur F-Gase-Verwaltung verweisen wir auf Verordnung (EU) 2024/573 und das niederländische Besluit activiteiten leefomgeving (Bal) mit der Omgevingsregeling (opent in nieuw tabblad), das seit dem 1. Januar 2024 Nachfolger der Activiteitenregeling milieubeheer im Rahmen der Omgevingswet ist.