F-gassen-logboek: wat moet erin staan?

Het F-gassen-logboek is geen vrijblijvend administratie-extraatje — het is voor élke logboekplichtige installatie een wettelijk vereist dossier. Wat erin moet en hoe, staat verspreid over EU 517/2014, uitvoerings­handelingen onder EU 2024/573 en in de Nederlandse Activiteitenregeling Milieubeheer (opent in nieuw tabblad). Hieronder de complete velden-lijst plus de praktische context: wie 'm bijhoudt, wat de auditor controleert en hoelang je 'm bewaart.

Werkbon en logboek zijn niet hetzelfde

Drie documenten die makkelijk door elkaar lopen:

• De [werkbon](/kennisbank/wat-moet-op-een-werkbon-staan) is een per-handeling-document: één bezoek, één klant-handtekening, één bewijs-van-uitvoering.
• Het F-gassen-logboek is een per-installatie-dossier: doorlopend, cumulatief, alle relevante mutaties en controles van die ene installatie.
• De [koudemiddel-balans](/kennisbank/koudemiddel-balans-praktische-gids) is de tegen-administratie op cilinder-niveau: hoeveel kilo van welk type heb je in voorraad, ingekocht, verbruikt en afgevoerd.

Werkbon-data voedt het logboek. Logboek-data voedt de balans. Maar het zijn drie dossiers met drie verschillende doelen — en bij audit komen ze in samenhang aan bod.

Wanneer geldt de logboekplicht?

De grens ligt bij 5 ton CO₂-equivalent per installatie. Dat reken je uit als vulling (kg) × GWP. Wat dat per koudemiddel-type concreet betekent — en voor welke vullingen je over de grens schiet — staat in de GWP-tabel. Twijfel je voor een specifieke installatie? De logboekplicht-check rekent het in twee minuten door.

Voor hermetisch gesloten installaties geldt een hogere drempel (10 ton).

De verplichte velden, ingedeeld

Wat er per installatie in het logboek moet, valt uiteen in vijf blokken:

### 1. Installatie-identiteit (eenmalig vastleggen)

• Plaatsing-datum en plaats (adres, gebouw, ruimte).
• Type installatie (split-airco, VRF, warmtepomp, koel-, vriestoepassing).
• Fabrikant, merk, type, serienummer.
• Koudemiddel-type (R-32 / R-410A / R-454B / R-290 / …) en de totale vulling in kilo's zoals op het typeplaatje.
• CO₂-equivalent (afgeleid uit vulling × GWP) — bepalend voor de lekcontrole-frequentie.
• [Exploitant](/kennisbank/begrippen#exploitant) — wie de installatie in gebruik heeft. Dat is wettelijk verantwoordelijk voor het logboek, niet automatisch de eigenaar van het pand.

### 2. Lekcontroles (per lekcontrole)

• Datum van de controle.
• Naam van de monteur en diens F-gassen-persoonscertificaat-nummer.
• Methode — elektronische snuffel-detectie, druk-/zeepwater-controle, lekdetectiesysteem-uitlees.
• Bevindingen — gecheckte aansluitingen, drukmetingen, gevonden lekkages (ja/nee + locatie).
• Vervolgactie indien lekkage — direct gerepareerd, hersteldatum, hertest na herstel.
• Volgende controle-datum — afgeleid van de drempel; details in lekcontrole F-gassen: hoe vaak verplicht?.

### 3. Koudemiddel-mutaties (elke wijziging)

Elke keer dat er koudemiddel bij of af gaat:

• Datum en aanleiding (onderhoud, lekkage-reparatie, ontmanteling).
• Mutatie-type — toevoeging, terugwinning, afvoer.
• Hoeveelheid in kilo's, met één decimaal nauwkeurig.
• Werkbon-nummer dat aan de mutatie hangt.
• Cilinder-identificatie waaruit / waarheen het koudemiddel ging — die kant zit in je koudemiddel-balans.

### 4. Lekkage-incidenten (apart traceerbaar)

Bij een vastgestelde lekkage:

• Geschatte hoeveelheid die is ontsnapt.
• Oorzaak indien achterhaald.
• Reparatie-acties en datum hertest na herstel.
• Bij >150 g op één installatie in een kalenderjaar is wettelijk verplicht herstel binnen 14 dagen plus extra hertest.

### 5. Ontmanteling / einde-leven

• Datum waarop de installatie buiten gebruik is gesteld.
• Terugwinning-hoeveelheid bij ontmanteling — wat is daadwerkelijk teruggewonnen vs. wat zat erin.
• Afvoer-bestemming van het teruggewonnen koudemiddel (gecertificeerde verwerker).

Wie houdt 't bij?

Wettelijk gezien is de exploitant verantwoordelijk. In de praktijk delegeert die dat naar het onderhouds-bedrijf met het F-gassen-bedrijfscertificaat — die houdt het dossier per installatie bij, levert het op aanvraag aan de klant en bewaart een eigen kopie.

Dat impliceert: je kunt het logboek niet outsourcen door te zeggen "de installateur regelt dat". De exploitant blijft eindverantwoordelijk en moet bij audit het volledige dossier kunnen overleggen — ook als je vorige installateur failliet is, of als je net van leverancier bent gewisseld.

Hoe lang bewaar je het?

• Minimaal 5 jaar na de laatste vermelding — dat wil zeggen, vijf jaar nadat de installatie is ontmanteld OF de eigenaar is gewisseld OF de laatste bijwerking heeft plaatsgevonden.
• Voor BRL 100-gecertificeerde bedrijven geldt vaak een interne bewaartermijn van langer (7-10 jaar), gelijklopend met de bedrijfs-administratie-bewaarplicht.
• Bij overdracht van installatie naar nieuwe exploitant gaat het logboek meé — niet bij de oude exploitant blijven.

Wat de auditor controleert

Een BRL- of STEK-auditor neemt een steekproef en checkt vier dingen:

• Volledigheid — staan alle vijf bloks (identiteit, controles, mutaties, incidenten, evt. ontmanteling) volledig in het dossier?
• Traceerbaarheid — kun je elke mutatie terugleiden naar een werkbon en een gecertificeerd monteur?
• Kruisreferentie met de balans — komt de optelling van mutaties uit dit logboek overeen met je koudemiddel-balans op cilinder-niveau?
• Frequentie van lekcontroles — zijn ze conform de drempel-gebonden cyclus uitgevoerd?

Onvolledige of onleesbare logboeken zijn de meest voorkomende bevinding op BRL-100-audits — meer dan technische tekortkomingen.

Hoe Koldwerk het logboek voor je opbouwt

Per installatie leg je de identiteit-velden één keer vast; daarna voedt élke werkbon, lekcontrole en koudemiddel-mutatie automatisch het logboek. De installatiebeheer-module rendert op verzoek het complete dossier per installatie (PDF of geprinte versie) — direct audit-klaar, inclusief monteur-certificaatnummers en werkbon-kruisreferenties. De rapporten-module levert het STEK-jaarrapport over alle installaties tegelijk. Wat dat kost staat op /prijzen.

Verder lezen

• Ben ik logboekplichtig? — reken het in 10 seconden uit.
• Lekcontrole F-gassen: hoe vaak verplicht? — de frequentie-drempels.
• Wat moet er op een werkbon staan? — het bron-document dat het logboek voedt.
• Koudemiddel-balans: praktische gids — de cilinder-tegenpost van je logboek.
• Nieuwe F-gassen-certificering A1/A2 2026 — veranderende certificaat-eisen die het logboek raken.

Disclaimer: dit artikel is een operationele samenvatting. De juridisch bindende eisen staan in Verordening (EU) 2024/573 en aanvullende handelingen + de Activiteitenregeling Milieubeheer (opent in nieuw tabblad). Bij twijfel raadpleeg je certificerende instelling of de Inspectie Leefomgeving en Transport (ILT).