36 modules · één login
Alle modules op één plek.
Koldwerk bestaat uit 36 modules, allemaal geïntegreerd. Eén login, één database, één audit-trail. Begin met wat je vandaag nodig hebt — schaal op wanneer je klaar bent.
Digitale werkbonnen
Met Koldwerk vult je monteur de werkbon op de telefoon, de klant tekent op locatie, en jij hebt de PDF binnen 30 seconden in je inbox. Audit-proof opgeslagen, gekoppeld aan klant + installatie.
Offertes met online klant-akkoord
Stel de offerte samen met dezelfde materiaalregels als je werkbon, verstuur 'm met één klik, en de klant tekent akkoord op een simpele pagina — geen account nodig. Zodra de klant akkoord geeft, staat de conceptwerkbon met alle regels al klaar.
Meer over deze moduleLeads
Elke lead op een kanban-bord met vijf statuskolommen, met een kleurindicator die laat zien hoe lang geleden je nog contact had. Zodra het serieus wordt, zet je de lead in één klik om naar een offerte — zonder de klantgegevens opnieuw over te typen.
Meer over deze moduleProjecten
Bundel de werkbonnen van een grotere klus onder één project met fasen en een automatisch volgnummer. De budget-voortgang loopt live mee terwijl werkbonnen worden afgetekend en gefactureerd — conceptwerkbonnen tellen bewust nog niet mee.
Meer over deze moduleKoudemiddelregistratie & balans
Koldwerk berekent live de balans per type. Cilinders, mutaties, voorraad, in installaties — alles automatisch. Bij een afwijking van meer dan 0,01 kg (10 gram) krijg je een alert op het dashboard.
Installatiebeheer
Eén plek voor al je installaties: per klant, per type, met serienummer, koudemiddel, plaatsingsdatum, onderhoudshistorie en BRL-100 audit-PDF.
Klantenregister (CRM)
AVG-conforme CRM met AES-256-encryptie op klant-NAW. Per klant: bedrijfsgegevens, KvK, contacten, installaties, werkbonnen, contracten — één scherm.
Werkplanning
Wekelijkse kalender per monteur, één klik om afspraken te plannen. Genereer met één klik een werkbon-concept uit een planning-item.
Onderhoudscontracten
Plan een contract af op één installatie. Koldwerk genereert automatisch een werkbon X dagen voor de gewenste datum, en houdt de historie bij.
Klantenportaal
Geef je klant een eigen login. Ze zien hun installaties, alle afgetekende werkbonnen, downloaden PDFs zelf — en bellen jou niet meer.
Logboeken & BRL-100 audit-PDF
Eén knop per installatie genereert een complete BRL-100-conforme audit-PDF: NAW klant, installatie-specs, alle werkbonnen met handtekeningen, koudemiddel-historie.
Rapporten & exports
Eén exports-pagina, vier downloads: BRL-100 ZIP-pakket, koudemiddel-CSV, installatie-CSV, werkbonnen-CSV. Met SHA-256 manifest voor integriteitscontrole.
Incidentenregistratie
Registreer incidenten met categorie, ernst, gerelateerde klant/installatie/werkbon. Bij KRITIEK/HOOG verschijnt een dashboard-banner tot het is gesloten.
CO-keuringen — CO-veiligheidscertificering (Bbl) / BRL 6000-25
Start een CO-keuring vanaf de installatie of de werkbon, doorloop de vaste checklist, en leg CO-waarden + resultaat vast. Koldwerk blokkeert de keuring als de gekozen monteur geen geldig CO-persoon-certificaat heeft.
Compliance Autopilot
Eén overzicht van alles wat binnen 90 dagen aandacht nodig heeft, gesorteerd op urgentie. Elk item linkt terug naar het brondossier, plus een wekelijkse samenvatting per e-mail als er iets binnen 30 dagen speelt.
Gereedschapsbeheer & kalibratie
Per gereedschap: kalibratiehistorie, certificaat-PDF-upload, automatische status (geldig/binnen-30/verlopen). Verlopen gereedschap mag niet uitgegeven worden.
Uitgifte & retour
Geef cilinders en gereedschap uit aan een monteur. Per item: status open / retour / vermist / defect. Cilinder-status volgt automatisch (vol/deels/leeg).
Compliance Forms — eigen checklijsten
Bouw je eigen checklijst-templates in Koldwerk. Versie-beheer ingebouwd: gepubliceerde versie blijft bevroren, edits maken automatisch een nieuwe versie aan.
Debitan-koppeling
Debitan staat standaard uit. Met eigen API-toegang kun je de koppeling laten instellen en controleren voordat je werkbonnen als factuur verstuurt.
Boekhoudkoppelingen
Verstuur een afgetekende werkbon in één klik als conceptfactuur naar je boekhoudpakket. Alleen PUSH vanuit Koldwerk — er wordt nooit data teruggehaald.
Peppol e-facturatie
Verstuur een afgetekende werkbon rechtstreeks als Peppol-factuur naar het netwerkadres van je klant (via Storecove) — geen boekhoudpakket nodig, een directe verzending.
Certificaten (bedrijf & monteur)
Eén plek voor zowel bedrijfscertificaten (zoals BRL 100 F-gassen, op naam van de onderneming) als monteur-certificaten (BRL 200, VCA, CO-persoon). Koldwerk blokkeert het aftekenen van een koudemiddel-werkbon zonder geldig BRL 200-certificaat.
Gebruikers & rollen (RBAC)
Vijf rollen ingebouwd: OWNER, ADMIN, MONTEUR, KLANT, BEWONER. Per rol andere routes en data-toegang. Strikte multi-tenant isolatie — niemand ziet ooit data van een andere werkruimte.
LMRA — Last Minute Risk Analysis
Mobile-first LMRA op de telefoon van je monteur — vóór de werkbon kan starten. Bij KRITIEK NEE blokkeert de app het werk en stuurt een goedkeurings-vraag naar de leidinggevende. GPS-locatie, audit-trail en werkt ook zonder bereik — alles in 90 seconden, alles 7 jaar opvraagbaar.
Urenregistratie en weekstaten
De weekstaat vult zichzelf uit de werkbonnen (hoofd- én aanvullende monteur). De monteur vult alleen nog reis, ziek, verlof of cursus aan; kantoor keurt de week goed en exporteert één CSV voor de loonadministratie.
Bestelaanvragen vanaf de werkbon
De monteur legt de aanvraag vast op de werkbon waar hij bij hoort. Kantoor ziet één lijst met alles wat besteld moet worden, zet de leverancier en verwachte leverdatum erbij, en de monteur ziet op zijn eigen bon wat de status is.
Meer over deze moduleInkoop: bestellen en ontvangen
Bundel de openstaande aanvragen tot één bestelling bij één leverancier. Boek de levering met de pakbon erbij; wat er niet bij zat blijft als backorder staan, en zodra een onderdeel compleet binnen is weet kantoor voor welke werkbon het vervolgbezoek gepland moet worden.
Meer over deze moduleVoorraadlocaties en busvoorraad
Voorraad per locatie: magazijn en elke bus apart, met een eigen stand en een eigen aanvulgrens per artikel. Verplaatsen tussen twee locaties is één overboeking, zodat het bedrijfstotaal klopt en de bus ook.
Meer over deze moduleContractfacturatie
Zet per contract de factuurfrequentie, het bedrag en het btw-tarief, en de factuurperiode komt eruit als een concept dat je nog kunt nalopen voordat hij de deur uit gaat. Dezelfde periode twee keer factureren wordt door de database geweigerd.
Rapportage en kerncijfers
Eén pagina met de kerncijfers per periode: werkbonnen, omzet excl. btw, doorlooptijd, uren, reistijd, koudemiddel en de dekking van lekcontroles en contracten. Berekend met exact dezelfde regels en tarieven als de facturatie-export.
Reviews na de werkbon
Een paar dagen na een afgeronde werkbon krijgt de klant één vraag: een cijfer van 0 tot 10. Lage scores komen direct bij kantoor terecht, hoge scores krijgen een vrijblijvende knop naar je eigen Google- of Trustpilot-pagina.
Self-service planning voor klanten
Kantoor biedt een paar tijdvakken aan; de klant kiest er één via een link zonder inlog. Wil de klant een bestaande afspraak verzetten, dan vraagt hij dat via dezelfde link en ziet kantoor het verzoek in de planning.
Meer over deze moduleTweefactor-authenticatie
Een tweede factor via een authenticator-app (TOTP), met herstelcodes voor als de telefoon kwijt is. Per werkruimte verplicht te stellen voor eigenaar en beheerder; monteurs kunnen het vrijwillig aanzetten.
Foto-annotatie op de werkbon
Pijlen, cirkels en korte tekst direct op de foto, op de telefoon. De originele foto blijft onaangetast als bewijsstuk; de annotatie is een aparte laag die op de werkbon-PDF meegaat.
Monteur-onderweg-bericht
Zodra de monteur op de werkbon op 'Onderweg' tikt, krijgt de klant een kort bericht per e-mail of sms: wie er komt en tussen welke tijden. Geen harde toezegging, wel een concreet tijdvak.
Meer over deze moduleInzage-logging (AVG)
Elke inzage van klant-, installatie- en werkbongegevens door een medewerker wordt vastgelegd: wie, wat, wanneer, via welke pagina. Herhaald verversen binnen hetzelfde uur telt als één inzage. Alleen de eigenaar kan het log inzien.
Niet zeker welke module je eerst nodig hebt?
Maak een account aan. Alle modules direct beschikbaar.
Start gratis proef (14 dagen)