Naar inhoud

Handleiding — voor je eerste weken

Zo werk je met Koldwerk.

Alles wat je in je eerste weken wilt weten, in de volgorde waarin je het tegenkomt: account en onboarding, je eerste klant, installatie en werkbon, je monteurs en hun certificaten, koudemiddel, facturatie en je proefperiode. Kort en concreet, met de knoppen zoals ze in de app heten.

Snel naar

Je eerste werkbon in 5 stappen

  1. 1
    Maak je werkruimte aan en bevestig je e-mailadres

    Op /aanmelden: bedrijfsnaam, je naam, e-mailadres en een wachtwoord van minimaal 12 tekens. De bevestigingslink in je mail is 24 uur geldig.

  2. 2
    Voeg je eerste klant toe

    Alleen de bedrijfsnaam is verplicht. Heb je een lijst? Importeer die in één keer via CSV onder Instellingen › CSV-import.

  3. 3
    Registreer een installatie bij die klant

    Klant, type en locatie zijn verplicht. Vul koudemiddel en vulling (kg) in, dan rekent Koldwerk de lekcontrole-frequentie voor je uit.

  4. 4
    Maak een werkbon voor die installatie

    Een werkbon hangt altijd aan een installatie; de klant volgt daaruit. Kies monteur, datum en type werkzaamheid — de bon start als concept.

  5. 5
    Laat de werkbon aftekenen

    Op de detailpagina tekenen klant en monteur op het scherm. Daarna is de bon definitief en gaat de bevestiging naar de klant.

Alle hoofdstukken

Hoofdstuk 1Aan de slagVan aanmelden tot je eerste werkbon: account, e-mailbevestiging, eerste login en de onboarding-wizard.5 onderdelen · 4 vragenHoofdstuk 2Bedrijfsgegevens en instellingenKvK, BTW, IBAN, logo, tarieven en welke modules je in het menu wilt zien.5 onderdelen · 4 vragenHoofdstuk 3KlantenKlanten aanmaken, je klantenbestand importeren via CSV en klanten toegang geven tot het klantenportaal.4 onderdelen · 4 vragenHoofdstuk 4InstallatiesInstallaties registreren met koudemiddel en vulling, waarom elke werkbon een installatie nodig heeft, en het logboek per installatie.4 onderdelen · 4 vragenHoofdstuk 5WerkbonnenAanmaken als concept, monteur toewijzen, uitvoeren op de telefoon, aftekenen op het scherm, PDF en mail naar de klant.5 onderdelen · 4 vragenHoofdstuk 6Monteurs en teamCollega's uitnodigen, rollen, de uitnodigingsmail, mobiel werken op /m en werken zonder bereik.5 onderdelen · 4 vragenHoofdstuk 7CertificatenBRL 200 F-gassen per monteur, waarom aftekenen zonder certificaat blokkeert, bedrijfscertificaten (BRL 100) en het CO-persoonscertificaat.5 onderdelen · 4 vragenHoofdstuk 8Koudemiddel en F-gassenCilinders, mutaties en de sluitende massabalans, het e-logboek per installatie, lekcontroles en de STEK-export.6 onderdelen · 4 vragenHoofdstuk 9Offertes en facturatieOffertes versturen en laten accorderen, afgetekende werkbonnen factureren, betaling per bank afvinken en koppelen met je boekhoudpakket.4 onderdelen · 4 vragenHoofdstuk 10WerkplanningDe weekagenda per monteur, het "monteur is onderweg"-bericht naar de klant en klanten zelf een tijdvak laten kiezen.4 onderdelen · 3 vragenHoofdstuk 11Compliance en exportsDe BRL 100-exports en het auditrapport voor je certificerende instantie, compliance-documenten en Compliance Autopilot.4 onderdelen · 3 vragenHoofdstuk 12Abonnement en proefperiode14 dagen gratis Essentieel, wat er op dag 14 gebeurt, een pakket kiezen, betalen per bankoverschrijving, extra gebruikers en opzeggen.5 onderdelen · 4 vragenHoofdstuk 13Hulp en contactHelp in de app, WhatsApp en e-mail, AI-hulp in Plus en de optie om je werkruimte door ons te laten inrichten.5 onderdelen · 2 vragenHoofdstuk 14Veelgestelde startvragenDe vragen die nieuwe klanten in de eerste weken het vaakst stellen, met het korte antwoord en de link naar het hoofdstuk.5 onderdelen · 1 vragen

Staat je vraag er niet bij?

Stuur een WhatsApp naar +31 6 10 61 82 65 of mail naar hallo@koldwerk.nl. In de app vind je dezelfde hulp onder Help.

WhatsAppMail hallo@koldwerk.nlVeelgestelde vragen
Behaal je certificeringBeheer je administratieBehoud je compliance