Module · onderdeel van Koldwerk
In elk pakketInkoop: bestellen en ontvangen
Zes monteurs vragen dezelfde koppeling aan bij dezelfde groothandel. Dat worden zes telefoontjes, drie schrijfwijzen van dezelfde leveranciersnaam, en een doos die binnenkomt zonder dat iemand nog weet voor welke klus hij was.
Bundel de openstaande aanvragen tot één bestelling bij één leverancier. Boek de levering met de pakbon erbij; wat er niet bij zat blijft als backorder staan, en zodra een onderdeel compleet binnen is weet kantoor voor welke werkbon het vervolgbezoek gepland moet worden.
Wat het doet
Eén module, geen losse Excel
- Materiaalaanvragen van meerdere monteurs bundelen tot één inkooporder, met een eigen nummerreeks per jaar (`INK-2026-0001`).
- Leveranciers als vaste gegevens: één naam per leverancier, met klantnummer en contactgegevens, zodat je inkoop optelbaar blijft.
- Aanvraag, bestelling en ontvangst zijn drie aparte momenten — een concept-order is nog geen bestelling, en een bestelling is nog geen levering.
- Deellevering met backorder: per regel blijft zichtbaar hoeveel er nog moet komen.
- Voorraad wordt pas bijgeboekt bij de ontvangst, naar het magazijn of rechtstreeks naar een bus.
- Een inkooplimiet per werkruimte: boven dat bedrag plaatst alleen de eigenaar de bestelling. Staat het ordertotaal nog niet vast, dan geldt hetzelfde.
- Dezelfde levering twee keer bevestigen kan niet: de voorraad gaat één keer omhoog.
Voldoet aan
Use-cases
Hoe installateurs deze module dagelijks gebruiken
Zes aanvragen, één bestelling
Kantoor vinkt de openstaande aanvragen aan, kiest de groothandel en plaatst één order. Elke monteur ziet op zijn eigen bon dat het onderdeel besteld is.
Halve levering
Van de tien koppelingen komen er vier. De rest blijft als backorder staan en het werk dat erop wacht blijft zichtbaar geblokkeerd.
Onderdeel binnen
Zodra een regel compleet is, krijgt kantoor een melding met de werkbon erbij. Er wordt niets automatisch ingepland: de klant krijgt pas een datum als er ook capaciteit is.
FAQ
Veelgestelde vragen
Moet ik voortaan alles via een inkooporder bestellen?
Nee. Bel je de groothandel en wil je alleen vastleggen dát het besteld is, dan kan dat nog steeds rechtstreeks op de aanvraag. De inkooporder is er voor als je wilt bundelen, prijzen wilt vastleggen of leveringen met een pakbon wilt boeken.
Wat als iemand dezelfde pakbon twee keer verwerkt?
Dan wordt hij één keer geboekt. De tweede verwerking wordt herkend en geweigerd met een melding; de voorraad blijft kloppen.
Kan een beheerder onbeperkt bestellen?
Dat bepaal je zelf. Stel je een inkooplimiet in, dan plaatst boven dat bedrag alleen jij als eigenaar de bestelling. Staat er nog geen prijs bij een regel, dan staat het totaal niet vast en geldt dezelfde grens — anders zou de limiet te omzeilen zijn door een prijs leeg te laten.
Wat gebeurt er als ik een bestelling intrek?
De gekoppelde aanvragen gaan terug naar openstaand, niet naar afgewezen: het onderdeel is nog steeds nodig, alleen deze bestelling gaat niet door. Afbellen bij de leverancier doe je zelf.
Vergelijk Koldwerk met:
Klaar om inkoop: bestellen en ontvangen te gebruiken?
14 dagen gratis, geen creditcard nodig. Daarna maandelijks opzegbaar — geen verlengingstrucs.
Account aanmaken