Veelgestelde vragen.

Nee. Je maakt een werkruimte aan zonder creditcard. Je stelt pas een betaalmethode in (iDEAL of factuur) wanneer je wil blijven.

In Start 1 gebruiker, in Essentieel 3, in Plus 5 en in Enterprise 10 — dezelfde aantallen als op /prijzen. Een extra gebruiker kost bij Essentieel en Plus €9 per maand; dat loopt niet automatisch, je vraagt het aan via hallo@koldwerk.nl. Klanten van het klantportaal tellen niet mee — die zijn gratis voor je eindklanten.

Ja. Naast de kantooromgeving is er een aparte monteur-app op /m/dagplanning en /m/werkbonnen, gebouwd voor een telefoon op de bus in plaats van een laptop op kantoor: raakvlakken van minimaal 44 pixels zodat het met handschoenen aan lukt, hoog contrast voor zonlicht, en tekenen met de vinger.

Je kunt hem op het startscherm zetten als app — dan opent hij zonder browserbalk en werkt hij ook zonder bereik. Zie de vragen onder 'Offline & mobiel'.

Eén overzicht met de dingen die tijd of geld kosten als je ze mist: werkbonnen die nog open staan, certificaten van monteurs die binnen 60 dagen verlopen, installaties waarvan de lekcontrole vervalt, en de koudemiddel-balans per cilinder. Alles wat rood staat is aanklikbaar naar de plek waar je het oplost.

Ja. Zet de app eenmalig op je startscherm, dan blijft hij werken zonder verbinding. Pagina's die je die dag geopend hebt — je dagplanning en de werkbonnen die je bekeken hebt — komen van het toestel zelf. Je kunt de checklist aflopen, materiaal en koudemiddel invullen en beide handtekeningen zetten.

Eerlijk over de grens: een werkbon die je op dat toestel nog nooit geopend hebt, kan de app zonder bereik niet uit het niets tevoorschijn halen. Praktische gewoonte: open 's ochtends je dagplanning zolang je nog bereik hebt, dan staat de dag klaar.

Zonder bereik zie je bovenin een melding, en zodra er iets in de wachtrij staat een teller met het aantal openstaande items. Zolang die teller loopt, is er nog niets kwijt.

Die wordt op je telefoon opgeslagen — niet in het geheugen van het tabblad, maar in de opslag van het toestel — en automatisch verstuurd zodra er weer verbinding is. Je hoeft niets over te typen en niets opnieuw te tekenen. De volgorde blijft daarbij gegarandeerd: eerst je invoer, dan de aftekening, zodat er nooit een lege werkbon afgetekend aankomt.

Dat versturen gebeurt op vier momenten: zodra het toestel weer verbinding meldt, zodra je de app weer opent of naar voren haalt, elke halve minuut zolang de app open staat, en op Android ook wanneer de app dícht is — het besturingssysteem wekt de app dan zelf. Er zit ook een knop 'Nu proberen te versturen' in de wachtrij, voor als je het zelf zeker wil weten.

Keurt de server iets af — bijvoorbeeld omdat een collega die werkbon al had afgetekend — dan blijft het niet stil in de wachtrij hangen. Je krijgt de melding van de server te zien, zodat je weet wat er met dat werk is gebeurd.

Nee. Zowel je halve invoer als een afgetekende werkbon staan in de opslag van het toestel voordat er iets naar de server gaat. Gaat de app dicht, valt de telefoon uit of loopt de accu leeg: bij het opnieuw openen staat het er nog en wordt het verstuurd. We vragen de browser bovendien expliciet om deze opslag te bewaren, zodat hij niet als eerste wordt opgeruimd wanneer het toestel ruimte nodig heeft.

Nee, en dat is een bewuste keuze. Koldwerk is een web-app die je op je startscherm zet (bij iPhone: deelknop → 'Zet op beginscherm'; bij Android krijg je er zelf een melding over). Daarna heeft hij een eigen icoon, opent hij zonder browserbalk en werkt hij offline. Voordeel: updates komen direct, je hoeft niets bij te werken en er is niets te installeren via een store-account.

Wat je hiermee níet krijgt: een vermelding in de App Store of Play Store. Zoekt iemand ons daar, dan vindt hij ons niet. Een store-app staat op de roadmap, maar we zeggen niet dat hij er al is.

Ja. In stap 3 (Materiaal) van de mobiele werkbon-flow voeg je foto's toe met de camera van je telefoon of uit je fotobibliotheek — bijvoorbeeld van de installatie, het defect of het eindresultaat. Ze horen daarmee bij het klantdossier, in plaats van los in een WhatsApp-gesprek te blijven staan. Klanten zien de foto's terug bij de afgeronde werkbon in het klantportaal, en ze komen mee op de werkbon-PDF.

Eén ding is anders dan de rest van de werkbon-flow: foto's uploaden vereist internetverbinding op het moment zelf — ze gaan niet mee in de offline-wachtrij (dat zijn binaire bestanden, geen tekst). Zonder bereik krijg je een duidelijke melding en kun je het opnieuw proberen zodra je weer verbinding hebt; de rest van de werkbon is daar niet van afhankelijk.

In de LMRA (de veiligheidscheck) kan het nog niet — dat staat op de roadmap.

Nee. De pagina's die op het toestel bewaard worden om offline te kunnen werken, wissen we bij uitloggen — bedrijfstelefoons gaan rond, en klantnamen, adressen en telefoonnummers horen niet bij de volgende gebruiker terecht te komen. Werk dat nog verstuurd moet worden blijft wél staan: dat hoort bij het toestel en niet bij de dienst, en het gaat weg zodra er weer iemand inlogt.

Nee. Maandelijks opzegbaar. Bij opzeg krijg je 30 dagen grace-period waarin je je data kunt exporteren via /portaal/profiel.

Bestaande gebruikers en installaties blijven altijd gewoon werken — die zetten we nooit stil. Een nieuwe gebruiker of installatie boven je pakketlimiet kunnen we echter niet aanmaken: je krijgt direct een melding in de app. Bij Essentieel en Plus vraag je een extra gebruiker aan (€9 per maand) via hallo@koldwerk.nl; anders kies je een groter pakket via Instellingen › Abonnement.

Nee — we kiezen ervoor om geen jaarbetaling-korting aan te bieden. We willen dat je elke maand opnieuw kiest om bij ons te blijven. Daar werken we voor.

Ja. We dekken de administratieve eisen: per-installatie-dossier, werkbon met dubbele handtekening, koudemiddel-balans per cilinder en installatie, append-only audit-log van alle wijzigingen, en 7-jaars bewaartermijn op werkbonnen en mutaties. Het procescertificaat blijft uiteraard verantwoordelijkheid van jouw bedrijf zelf.

Elke monteur registreert zijn BRL 200 F-gassen-certificaat in zijn profiel. Bij aftekening van een werkbon controleren we of het certificaat geldig is — een verlopen monteur kan de werkbon niet aftekenen. Reminders gaan automatisch 90, 60, 30 en 7 dagen vóór verloop, naar de monteur én naar de eigenaar van de werkruimte.

Bij elke installatie berekenen we automatisch de CO₂-equivalent op basis van type koudemiddel × vulling-kg. Als de installatie boven de 5-ton-grens uitkomt, krijg je verplichte lekcontrole-frequenties (12/6/3 maanden afhankelijk van vulling) en zien onderhoudscontract-reminders dat ook automatisch.

Ja, in elk pakket. CSV in de exacte STEK-template-kolomvolgorde — direct uploadbaar bij je STEK-portaal.

BRL 100 v3.0 (gepubliceerd juli 2025) scherpt drie eisen aan: (1) administratie-traceerbaarheid moet 7 jaar terug compleet opvraagbaar zijn — papieren werkbonnen worden bij audit per 1 april 2026 niet meer geaccepteerd; (2) monteur-certificering met BRL 200 F-gassen wordt strikt gehandhaafd op aftekening; (3) directiebeoordeling moet jaarlijks gedocumenteerd worden inclusief afwijkings-analyse. Wij dekken alle drie standaard. Onze cert-gate weert verlopen monteurs aan de werkbon-aftekening, audit-log is append-only, en de exports-pagina genereert een complete BRL-100-bundle in één klik.

Ja, op administratie-niveau. Sinds de handhaving van de wettelijke CO-certificeringsplicht (Bbl) op 1 april 2023 is K25000 / BRL 6000-25 verplicht voor wie aan gasverbrandingsinstallaties werkt. Onze installatiebeheer-module ondersteunt SCIOS-velden (scope 1-12 + eindgebruiker-type) en monteur-certificaten kun je per scope vastleggen. De compliance-module is beschikbaar voor CO-attest, lekcontrole, inbedrijfstellingsverklaring en VCA/RIE-checklist — wettelijke documenten worden in één klik gegenereerd in BRL/EU-conform PDF-formaat (zie /compliance). We bieden ook een begeleidingstraject om K25000 te behalen — zie /diensten/co-certificering-begeleiding.

Ja. Climatools heeft een rapporten-export waarmee je klanten, installaties en werkbonnen als CSV/Excel kunt downloaden. Wij doen daarna de import voor je. Zie /overstappen voor het volledige stappenplan.

Typisch 1-3 dagen voor de import zelf. Plus 1 week parallelle dual-running waarin je monteurs op de mobiele flow trainen. Na 7 dagen kun je het oude systeem opzeggen.

Dan schrijven wij de mapping voor je. Stuur een sample-export naar hallo@koldwerk.nl en we komen binnen 2 werkdagen terug met een import-plan.

Ja — self-serve CSV-import voor klanten en installaties is live op /instellingen/import. Owner/Admin uploadt een UTF-8 CSV, krijgt een preview met fout-overzicht, en bevestigt de import met één klik (max 1000 rijen per batch, idempotent op KvK/email of klant + locatie). Je kunt op de import-pagina ook een voorbeeld-CSV met de juiste kolomnamen downloaden. Voor Climatools- of ENK-exports doen we de eerste mapping graag mee — stuur je export naar hallo@koldwerk.nl en we komen binnen 1 werkdag terug. Werkbonnen-historie kun je als PDF-bulk uploaden en aan installaties koppelen.

Op EU-grondgebied. Hosting via Vercel Frankfurt, files via Cloudflare R2 Frankfurt, database via Neon of Supabase EU-region, e-mail via Resend EU. Geen VS-doorvoer, geen Schrems II-risico.

Ja: een read-only REST API onder /api/v1 (klanten, installaties, werkbonnen, logboeken). Authenticatie via Personal Access Tokens met scopes en een rate-limit van 60 verzoeken per minuut. Beschikbaar in Plus en Enterprise — zie /api-docs voor curl-voorbeelden. Uitgaande webhooks naar je eigen systeem bieden we niet, en een publiek statistieken-endpoint hebben we niet in de lucht.

Ja, via Microsoft Entra (Azure AD). Beheer via Instellingen → Single Sign-On: optionele auto-provisioning op e-maildomein zodat nieuwe collega's bij eerste login automatisch een monteur-account krijgen. Beschikbaar in Enterprise. SAML 2.0 en andere IdP's: bespreekbaar.

Een chatassistent in je eigen menu (AI-hulp) waar je vragen kunt stellen over het gebruik van Koldwerk — waar iets staat, hoe iets werkt, wat je pakket bevat. Onderdeel van het Plus- en Enterprise-pakket. Hij beantwoordt vragen over de software zelf, geeft geen bindend juridisch of certificerings-advies, en verwijst je bij twijfel door naar de kennisbank of WhatsApp-support.

We houden storingen actief in de gaten via Sentry en je kunt op /status en /api/health zien of het systeem draait. Bij downtime krijg je direct een mail met root-cause-analysis. Een formele SLA met uptime-garantie is bespreekbaar voor Enterprise.

We minimaliseren dit risico op drie manieren: (1) data-export op elk moment via /portaal/profiel — JSON met al je data, AVG art. 20 conform; (2) geen vendor-lock-in op formaten — werkbonnen als PDF, mutaties als STEK-CSV; (3) voor Enterprise-klanten is een broncode-escrow regelbaar bij externe partij (Escrow4all of NCC) — kosten ten laste van klant.

NAW-gegevens van eindklanten worden at-rest versleuteld met AES-256-GCM. Wachtwoorden zijn gehasht met Argon2id. Multi-tenant-isolatie zorgt dat er geen cross-werkruimte-toegang is. HTTPS overal, security-headers (CSP, HSTS, COOP), append-only audit-log.

Werkbonnen, koudemiddel-mutaties en kalibratie-records: 7 jaar (BRL-eis). Audit-log: 7 jaar. Bij opzeg van het abonnement: 30 dagen grace-period waarin je kunt exporteren, daarna anonimisering (PII verwijderd, audit-records bewaard zonder identificeerbare info).

Ja. Eindklanten met portaal-toegang zien hun eigen werkbonnen en installaties op /portaal. Voor formele inzage-/rectificatie-/verwijderingsverzoeken wenden zij zich tot het installatiebedrijf — dat is volgens AVG de verwerkingsverantwoordelijke.

Ja. Standaard-DPA conform AVG art. 28 staat publiek op /verwerkersovereenkomst. Voor Enterprise kunnen we een aangepaste DPA met aanvullende clausules afsluiten.