Bedrijfsgegevens en instellingen
KvK, BTW, IBAN, logo, tarieven en welke modules je in het menu wilt zien.
Bedrijfsgegevens invullen
Onder Instellingen › Bedrijfsgegevens staat de kaart Bedrijfsprofiel. Deze gegevens komen op je werkbon-PDF's en documenten, dus vul ze meteen goed in:
- Bedrijfsnaam (verplicht)
- KvK-nummer, BTW-nummer, IBAN
- Adres, Postcode, Plaats
- Bedrijfsmail, Website, Link naar privacyverklaring
- Standaard BTW-tarief: 21% (standaard), 9% (verlaagd tarief) of 0% / verlegd
- Algemene voorwaarden en Garantie- / servicetekst (vrije tekst, komt op je documenten)
- Vinkje VCA-certificaat — daarna vul je Certificaatnummer en Geldig tot in
Klik op Opslaan. Alleen de eigenaar en beheerders kunnen bij Instellingen.
Logo en merkkleur
Op dezelfde pagina staat de kaart Logo: upload een PNG of JPEG van maximaal 4 MB. Het logo komt op je werkbon-PDF's. Met Logo verwijderen haal je het weer weg. Een logo kan in elk pakket.
De kaart Merkkleur vervangt het Koldwerk-blauw op je PDF's door je eigen accentkleur. Die kaart is onderdeel van het Plus- en Enterprise-pakket; in Start en Essentieel zie je hem wel, met de badge "Vereist Plus-pakket".
Uurtarief, voorrijkosten en betaaltermijn
Je tarieven staan niet bij Bedrijfsgegevens maar onder Instellingen › Facturatie-tarieven:
- Uurtarief (€ excl. btw)
- Koudemiddel (€ per kg, excl. btw)
- Voorrijkosten (€ per bezoek, excl. btw)
- Kilometers (€ per km, excl. btw)
- Btw-percentage automatische regels
- Betaaltermijn (dagen)
Deze bedragen staan op de werkbon-PDF, in het klantportaal en in elke facturatie-export. Klik op Tarieven opslaan.
Modules aan- of uitzetten
Niet elk bedrijf gebruikt alles. Onder Instellingen › Modules verberg je wat voor jou niet van toepassing is uit de navigatie. Dit verwijdert geen data en is nooit blijvend — je kunt elke module op elk moment weer aanzetten. Kernfunctionaliteit (klanten, werkbonnen, gebruikers) staat er niet tussen en is altijd zichtbaar.
De modules die je kunt tonen of verbergen: Offertes, Leads, Projecten, Onderhoudscontracten, Klantenportaal, Incidenten, Logboeken, CO-keuringen, Compliance Autopilot, Gereedschapsbeheer, Uitgifte, Compliance Forms, Bestelaanvragen, Voorraadlocaties, Urenregistratie, Rapportage, LMRA, Reviews en Self-service planning.
Let op: dit gaat alleen over zichtbaarheid in het menu. Of een functie in je pakket zit, bepaalt je abonnement.
Overzicht van alle instellingen
Op /instellingen staan alle kaarten bij elkaar. Voor je eerste weken zijn dit de belangrijkste:
- Bedrijfsgegevens en Facturatie-tarieven (hierboven)
- Gebruikers — je team en portaalaccounts, zie Monteurs en team
- CSV-import — klanten, installaties en materiaalcatalogus in één keer, zie Klanten
- Materiaalcatalogus — je artikelen en prijzen voor werkbonregels; er is een startset om mee te beginnen
- Meldingen — onder andere het "monteur is onderweg"-bericht naar klanten
- Werkbon-regels — wat verplicht is voordat een werkbon afgetekend mag worden
- Abonnement & facturatie en Audit-log — alleen zichtbaar voor de eigenaar
Veelgestelde vragen
Waar vul ik mijn uurtarief in?
Onder Instellingen › Facturatie-tarieven (/instellingen/facturatie), niet bij Bedrijfsgegevens. Daar staan ook koudemiddel per kg, voorrijkosten, kilometers en je betaaltermijn.
Kan ik mijn logo in elk pakket gebruiken?
Ja. Alleen een eigen merkkleur op de PDF's is voorbehouden aan Plus en Enterprise.
Ik heb een module uitgezet — is mijn data weg?
Nee. Modules uitzetten verbergt alleen menu-items. Zet je de module weer aan, dan staat alles er nog.
Waarom zie ik Instellingen niet?
Instellingen is alleen voor de eigenaar en beheerders. Een monteur ziet het menu-item niet. Abonnement en Audit-log zijn bovendien alleen voor de eigenaar.