Aan de slag

Je maakt je werkruimte aan op /aanmelden. Er is geen creditcard nodig; je start 14 dagen gratis op het Essentieel-pakket (zie Abonnement en proefperiode).

Het formulier vraagt:

• Bedrijfsnaam (verplicht)
• KvK-nummer (optioneel, 8 cijfers — kun je later aanvullen onder Instellingen)
• Type organisatie: Installatiebedrijf, Koeltransport, VvE / beheerorganisatie of Woningcorporatie
• Jouw naam, E-mailadres en Wachtwoord
• Akkoord met de algemene voorwaarden en privacyverklaring

Het wachtwoord moet minimaal 12 tekens lang zijn, met een hoofdletter, een kleine letter en een cijfer. Een passphrase van vier of meer woorden haalt dat moeiteloos.

Check eerst je spam- of ongewenste-mailmap. Op de pagina die je na het aanmelden zag staat onder "Geen mail ontvangen? Opnieuw versturen" een knop Versturen — daarmee krijg je een nieuwe link. Verkeerd e-mailadres ingevuld? Klik op "Opnieuw aanmelden" en registreer met het juiste adres.

Is je link verlopen (na 24 uur), dan zie je "Link is verlopen" met een knop Nieuwe link aanvragen.

Op /login log je in met E-mailadres en Wachtwoord. Wachtwoord kwijt? Klik op Vergeten? naast het wachtwoordveld.

Je kunt ook inloggen zonder wachtwoord: klik op Inloggen via magic link, vul je e-mailadres in en klik op Verstuur magic link. Je krijgt dan een inloglink per mail.

Direct na je e-mailbevestiging zie je op de loginpagina de melding "E-mailadres bevestigd" en kom je na het inloggen in de onboarding-wizard terecht.

Wil je een extra beveiligingslaag, dan zet je tweefactorauthenticatie aan onder Profiel › Tweefactorauthenticatie. Bij het inloggen vraagt Koldwerk dan om de 6-cijferige code uit je authenticator-app.

Bij je eerste bezoek opent de wizard op /onboarding: acht korte stappen, ongeveer een kwartier. Niets is verplicht — elke stap heeft een knop Sla over, en rechtsboven staat Sla onboarding over om meteen naar het dashboard te gaan. Je kunt altijd terug via de link "Open onboarding" op je dashboard.

De acht stappen:

• Welkom — wat je gaat doen
• Bedrijfsgegevens — naam, KvK, BTW, IBAN
• Team & rol — zzp of team, hoeveel monteurs, welke certificeringen, en welke modules je wilt zien
• Klanten importeren — CSV of overslaan voor later; er is ook een knop Klant toevoegen om er direct één met de hand in te voeren
• Eerste installatie — nodig voor je eerste werkbon
• Koudemiddel-voorraad — F-gas-cilinders registreren
• Monteur uitnodigen — eerste monteur via mail
• Eerste werkbon — en door naar het dashboard

De laatste stap herinnert je aan twee dingen die je later nodig hebt: het BRL 200 F-gassen-certificaat van je monteurs en, als je aan gasverbrandingsinstallaties werkt, het CO-persoonscertificaat.

Een werkbon hangt in Koldwerk altijd aan een installatie, en een installatie hoort bij een klant. Daarom is de volgorde altijd: klant → installatie → werkbon. Het formulier voor een nieuwe werkbon toont, zolang er nog geen installatie is, de melding "Eerst een installatie nodig" met de knoppen Installatie toevoegen en Klant toevoegen.

Op je dashboard staat de kaart Werkruimte opzetten met negen vinkjes (bedrijfsgegevens, eerste klant, eerste installatie, eerste monteur, eerste werkbon, eerste werkbon afgetekend, F-gas-cilinder, VCA-certificaat, monteur-certificaat). Elk vinkje linkt naar de plek waar je het regelt.