Klanten

Ga naar Klanten › Nieuwe klant. Alleen de Bedrijfsnaam is verplicht. Verder kun je invullen:

• Vinkje Particuliere klant (geen bedrijf) — voor een consument
• KvK-nummer en BTW-nummer
• Contactpersoon, E-mailadres en Telefoonnummer — het e-mailadres is nodig om werkbonnen en offertes naar de klant te mailen
• Postcode, Adres, Plaats — bij een geldige Nederlandse postcode vult Koldwerk adres en plaats automatisch aan (alleen lege velden, hij overschrijft nooit wat je zelf typte)
• Vinkje Geen "monteur is onderweg"-bericht naar deze klant
• Notities

Klik op Klant aanmaken. Documenten en contracten voeg je toe zodra de klant bestaat. Alleen de eigenaar en beheerders kunnen klanten aanmaken; monteurs zien de klantenlijst wel.

Heb je een bestaand klantenbestand in Excel of een export uit een ander systeem? Gebruik Instellingen › CSV-import. Daar staan drie tabbladen: Klanten, Installaties en Materiaalcatalogus. Werkbonnen kun je niet via CSV importeren.

Eisen aan het bestand: UTF-8, maximaal 1000 rijen per import (meer? splits in batches). In Excel kies je bij opslaan "CSV UTF-8 (door komma's gescheiden)".

Vereiste kolommen voor klanten: bedrijfsnaam, contactnaam, contactemail, postcode, plaats. Optioneel: kvk, telefoon, adres, notities. Voor installaties: locatie, type, koudemiddeltype, vullingkg plus klantkvk of klantemail om de installatie aan de juiste klant te hangen.

De import is veilig om te herhalen: bestaande klanten worden bijgewerkt op KvK of contact-e-mail, installaties op klant + locatie.

Op de pagina van een klant staan bedrijfsgegevens, notities, documenten, de installaties en de recente werkbonnen bij elkaar. Bovenaan staan de knoppen Installatie toevoegen, Nieuwe offerte, Meld incident, Logboeken bekijken en Bewerken.

Een klant verwijderen kan alleen als er geen installaties meer aan hangen: onderaan staat dan Klant archiveren (soft delete). Verwijder eerst de installaties van de klant.

Je klant kan zijn eigen installaties en werkbonnen inzien in het klantportaal. Daarvoor maak je een portaalaccount aan: klik op de klantpagina op Nodig uit voor portaal. Je komt in het gebruikersformulier met rol Klant (portaal) en de klant al gekoppeld. Vul naam en e-mailadres in en klik op Gebruiker aanmaken.

De klant krijgt een mail met onderwerp "Je account bij (jouw bedrijfsnaam) — Koldwerk" en de knop Naar de inlogpagina. Laat je het wachtwoordveld leeg, dan logt de klant in via een magic link.

In het portaal ziet de klant: Overzicht, Installaties, Werkbonnen, Afspraken, Mijn meldingen, Installatie aanmelden en Profiel. Portaalaccounts tellen niet mee voor je gebruikerslicenties.

De knop Nodig uit voor portaal staat er alleen als de module Klantenportaal aanstaat (Instellingen › Modules).