Monteurs en team

Ga naar Gebruikers › Nieuwe gebruiker (eigenaar en beheerders). Vul Naam, E-mailadres en eventueel Telefoonnummer in, kies een Rol en klik op Gebruiker aanmaken.

Het veld Wachtwoord is optioneel. Laat je het leeg, dan logt je collega in via een magic link. Vul je wel een wachtwoord in, dan geef je dat zelf persoonlijk door — Koldwerk mailt nooit wachtwoorden.

Je collega krijgt altijd een uitnodigingsmail met onderwerp "Je account bij (jouw bedrijfsnaam) — Koldwerk" en de knop Naar de inlogpagina. Zonder wachtwoord staat in die mail de instructie om op de loginpagina Inloggen via magic link te kiezen.

• Eigenaar (OWNER) — alles, inclusief abonnement, audit-log en het beheer van andere eigenaren. Er is er minstens één; de laatste actieve eigenaar kun je niet deactiveren.
• Beheerder (ADMIN) — kantoor: klanten, installaties, werkbonnen, planning, facturatie, instellingen en team. Niet: abonnement en de financiële rapportage.
• Monteur (MONTEUR) — het veld: eigen werkbonnen uitvoeren en aftekenen, dagplanning, klanten en installaties inzien. Niet: klanten of installaties aanmaken, certificaten beheren, instellingen, facturatie, exports.
• Klant (portaal) en Bewoner (portaal) — alleen lezen in het klantportaal. Een bewoner ziet alleen zijn eigen installatie, geen werkbonnen.

De rol wijzig je later via Bewerken op de gebruikerslijst. Op /gebruikers staat per persoon ook Deactiveren / Activeren.

Eigenaar, beheerders en monteurs tellen mee als gebruiker: Start 1, Essentieel 3, Plus 5, Enterprise 10. Portaalaccounts van klanten en bewoners tellen niet mee. Gedeactiveerde gebruikers ook niet.

Zit je vol, dan zie je dat direct bij het aanmaken. Bij Essentieel en Plus vraag je een extra gebruiker aan voor €9 per maand via hallo@koldwerk.nl (dat gaat niet automatisch), of je kiest een groter pakket onder Instellingen › Abonnement.

Monteurs werken op de telefoon in de mobiele app: /m/dagplanning (de werkbonnen van vandaag, met de knoppen Onderweg en Aangekomen) en /m/werkbonnen. Een monteur die inlogt komt hier automatisch terecht; bij het eerste bezoek loopt hij een korte welkomstwizard van drie stappen door.

Zet de app op het startscherm: op een iPhone via de deelknop → "Zet op beginscherm", op Android krijg je daar zelf een melding over. Daarna opent hij zonder browserbalk en werkt hij ook zonder bereik. Er is bewust geen app in de App Store of Play Store.

Pagina's die je die dag geopend hebt — je dagplanning en de werkbonnen die je bekeek — blijven op het toestel beschikbaar. Je kunt de checklist aflopen, materiaal en koudemiddel invullen en beide handtekeningen zetten. In de werkbon zie je dan "Geen verbinding — wijzigingen worden lokaal bewaard."

Alles wat je offline doet komt in een wachtrij op het toestel en wordt automatisch verstuurd zodra er weer verbinding is; rechtsboven zie je een teller met het aantal wachtende items en de knop Probeer nu opnieuw te versturen. Praktische gewoonte: open 's ochtends je dagplanning zolang je nog bereik hebt. Een werkbon die je op dat toestel nooit geopend hebt, kan de app zonder bereik niet ophalen. Foto's uploaden vereist wél verbinding op dat moment.