Werkbonnen

Ga naar Werkbonnen › Nieuwe werkbon. Verplicht:

• Installatie — de klant volgt hieruit
• Monteur — achter een monteur zonder geldig BRL 200-certificaat staat "(geen geldig BRL 200 ✗)"
• Datum
• Type werkzaamheid — bijvoorbeeld Installatie, Onderhoud, Lekcontrole, Periodieke lekcontrole, Reparatie, Storingsreparatie, Inbedrijfstelling, Retrofit koudemiddelwissel, Buitengebruikstelling of CO-keuring

Optioneel: Prioriteit (Laag, Normaal, Hoog, Urgent), Instructies voor monteur, Referentie klant / PO-nummer, Melding / klacht van de klant, Verwachte tijdsduur (uren) en Verwachte bijvulling (kg). Kantoor kan ook Garantiewerk — niet factureerbaar aanvinken.

Klik op Werkbon aanmaken (concept). Elke nieuwe werkbon start als concept; de uitvoering (handelingen, materiaal, koudemiddel, uren) wordt daarna ingevuld — meestal door de monteur op zijn telefoon.

Naast de vaste velden kun je eigen formulieren aan werkbonnen koppelen: onder Formulieren beheer je templates, en er is een startset met kant-en-klare formulieren om mee te beginnen. Onder Instellingen › Werkbon-regels bepaal je wat verplicht is vóór aftekenen: bestede uren, de BRL100-checklist, een minimaal aantal foto's en de hercontrole-termijn na een lek. Uren, checklist en foto's staan standaard aan. Wat nog ontbreekt ziet de monteur als een gereedheidscheck op de werkbon.

Monteurs werken de bon af in de mobiele app op /m/werkbonnen in vier stappen: Klant (bevestig dat je bij de juiste klant en installatie bent), Werk (vink je handelingen af — standaard onder andere "Lekcontrole uitgevoerd (BRL 100)", "Drukken hoog/laag gemeten en genoteerd" — en noteer bevindingen), Materiaal (materiaal- en koudemiddelgebruik, plus foto's met de camera van je telefoon) en Tekenen.

Foto's horen bij het dossier en komen mee op de werkbon-PDF en in het klantportaal. Foto's uploaden vereist wel verbinding op dat moment; de rest van de werkbon werkt ook zonder bereik (zie Monteurs en team).

Op de werkbonpagina staat de kaart Aftekenen met twee handtekeningvelden naast elkaar: Handtekening klant en Handtekening monteur. De klant vult Naam ondertekenaar in, eventueel Rol / namens en Opmerkingen / restpunten van klant, en vinkt de akkoordverklaring aan. Klik op Werkbon definitief maken. Na aftekenen kan de werkbon niet meer worden gewijzigd — dat is een audit-eis.

Kan of wil de klant niet tekenen? Klik op "Klant kan / wil niet tekenen?", kies de situatie (klant afwezig, geen bevoegde vertegenwoordiger, technisch tekenprobleem, klant heeft bezwaar) en geef een reden van minimaal 20 tekens. De bon krijgt dan de status "Afgerond, klant tekende niet". Kantoor kan daarna via de kaart Klantakkoord een Ondertekenverzoek versturen: de klant krijgt een mail met een link die 14 dagen geldig is en tekent daar alsnog, of legt bezwaar vast.

Bij koudemiddelwerk controleert Koldwerk vóór het aftekenen of elke gekoppelde monteur op de uitvoerdatum een geldig BRL 200 F-gassen-certificaat heeft. Zo niet, dan blokkeert het aftekenen — zie Certificaten.

Met de knop PDF bovenaan de werkbon open je de werkbon-PDF. Zolang de bon concept is, staat daar een duidelijke waarschuwing op: "Dit is een CONCEPT-werkbon — het werk is nog niet (volledig) uitgevoerd en nog niet ondertekend." Stuur dus geen concept naar een klant als bewijs van uitgevoerd werk.

Na het aftekenen mailt Koldwerk de bevestiging automatisch naar het e-mailadres van de klant. Is dat mislukt of is er geen adres bekend, dan zie je dat direct als melding. Met Verstuur opnieuw (eigenaar en beheerders) mail je een afgetekende werkbon nogmaals; bij het aftekenen kun je ook een Extra ontvanger voor deze bon (eenmalig) opgeven.

Met Bewerken pas je een concept aan; kantoor kan een concept met Vrijgeven vrijgeven aan de monteur. Heb je koudemiddel toegevoegd of teruggewonnen, dan staat er na aftekenen de knop Log F-gas-mutatie om dat in je cilinderbalans te boeken — zie Koudemiddel en F-gassen.