Offertes en facturatie

Ga naar Offertes › Nieuwe offerte. Alleen de Klant is verplicht; vul daarnaast Installatie, Monteur, Type werkzaamheid, Geldig tot, Geschatte uren, Opmerkingen, Uitsluitingen en Planning in. Klik op Offerte aanmaken (concept) en voeg op de offertepagina de regels toe.

Voor versturen moeten installatie, monteur en type ingevuld zijn. Klik op Verstuur naar klant: de klant krijgt een mail met een persoonlijke link. Komt de mail niet aan, dan toont Koldwerk de link met een knop Kopieer zodat je hem zelf deelt. Na versturen is de inhoud niet meer te wijzigen.

De klant ziet de offerte op die link en klikt op Akkoord of Niet akkoord (met optionele reden). Op de offertepagina zie je wanneer de klant de offerte opende, en bij een akkoord staat er Werkbon automatisch aangemaakt met een link naar de werkbon. Is een offerte geweigerd of verlopen, dan maak je met Nieuwe versie een aangepaste versie; de oude blijft in de kaart Versies staan. Met PDF download je de offerte.

Een factuur ontstaat in Koldwerk uit een afgetekende werkbon, niet uit de offerte. Onder Facturatie staan onder Open en te controleren alle afgetekende werkbonnen met klant, datum en bedrag; onder Gefactureerd de historie. De bedragen volgen uit de werkbonregels en je tarieven onder Instellingen › Facturatie-tarieven.

Vanuit deze lijst stuur je een werkbon door naar je boekhouding: als conceptfactuur naar Moneybird, SnelStart, Exact Online of Twinfield, via de Debitan-koppeling, of als e-factuur via Peppol. Die koppelingen zijn onderdeel van het Plus- en Enterprise-pakket. Zonder koppeling gebruik je de werkbon-PDF en je eigen facturatie.

Periodieke facturen voor onderhoudscontracten regel je onder Contracten: per contract stel je Factuurfrequentie (maanden), Bedrag per factuurperiode (excl. btw), Eerstvolgende factuurdatum en Btw-tarief (%) in. Contractfacturen krijgen een nummer als CF-2026-0001; dat nummer is tegelijk het betalingskenmerk.

Koldwerk heeft geen bankkoppeling. Betalingen vink je zelf af onder Facturatie › Openstaande posten: plak een regel van je bankafschrift in het zoekveld, Koldwerk vindt de factuur waarvan het kenmerk erin voorkomt, en je klikt op Afvinken als betaald. Vul Datum bijschrijving en Bedrag bijgeschreven (€) in en klik op Zet op betaald. De pagina toont bovenaan wat open staat, wat over de vervaldatum is en wat nog geen vervaldatum heeft.

Onder Instellingen › Boekhoudkoppelingen koppel je Moneybird, SnelStart, Exact Online of Twinfield met Koppel (provider). Koldwerk stuurt alleen data naar je boekhoudpakket, er wordt nooit iets teruggehaald. Debitan en Peppol (via Storecove) hebben elk een eigen pagina onder Instellingen. Alle koppelingen zijn Plus en Enterprise.