Warmtepomp: onderhoud en logboek verplicht?

Steeds meer huizen en bedrijven krijgen een warmtepomp. En daarmee komt de vraag: moet ik die onderhouden, en moet ik er een logboek voor bijhouden? Het korte antwoord: dat hangt af van je koudemiddel en de hoeveelheid. Hieronder leggen we uit waarvan precies — en hoe je het zelf uitrekent.

Onderhoud en logboek zijn twee verschillende dingen

Het zijn twee aparte zaken die vaak op één hoop belanden:

• Onderhoud houdt je warmtepomp schoon, zuinig en betrouwbaar. Het is goed voor je rendement en levensduur, en fabrikanten koppelen er vaak hun garantie aan — maar het is niet voor élke warmtepomp een wettelijke plicht.
• Het logboek is de wettelijke F-gassen-administratie: een dossier met je koudemiddel, de uitgevoerde lekcontroles en elke mutatie. Díe plicht hangt aan een duidelijke drempel.

De rest van dit artikel gaat vooral over dat tweede: de logboekplicht.

Wanneer is een warmtepomp logboekplichtig?

De grens ligt bij 5 ton CO₂-equivalent per installatie. Die reken je zo uit: vulling in kilo's × het GWP van het koudemiddel. Kom je boven de 5 ton, dan gelden een periodieke lekcontrole en een installatielogboek.

Wat dat betekent, hangt sterk af van je koudemiddel:

• Propaan (R-290), GWP 3 — een natuurlijk koudemiddel; je komt praktisch nooit aan de 5-ton-grens.
• R-32, GWP 675 — pas vanaf zo'n 7 kg vulling logboekplichtig. Een typische woning-warmtepomp met enkele kilo's zit daar ruim onder.
• R-410A, GWP 2088 — al logboekplichtig bij ongeveer 2,4 kg. Drie kilo R-410A is bijvoorbeeld 6,3 ton CO₂-equivalent, ruim boven de grens.

Let op twee dingen: voor hermetisch gesloten systemen geldt een hogere grens (vanaf 10 ton CO₂-equivalent), en de vulling op het typeplaatje is leidend — niet een vuistregel. Wil je zekerheid voor een concrete installatie? De logboekplicht-check rekent het in twee minuten voor je uit.

Hoe vaak moet de lekcontrole?

Zit je boven de grens, dan schaalt de controle-frequentie mee met de omvang:

• vanaf 5 ton CO₂-equivalent: jaarlijks;
• vanaf 50 ton: elk half jaar;
• vanaf 500 ton: een vast lekkagedetectiesysteem, naast de halfjaarlijkse controle.

Een goedgekeurd lekdetectiesysteem kan de vereiste frequentie halveren. De volledige uitleg, inclusief rekenvoorbeelden per koudemiddel, lees je in lekcontrole F-gassen: hoe vaak verplicht?.

Wat staat er in het logboek?

Voor een logboekplichtige installatie houd je per installatie bij:

• het koudemiddel-type en de totale vulling;
• elke lekcontrole, met datum en uitkomst;
• elke mutatie — bijvullen of terugwinnen — met hoeveelheid;
• wie het werk deed, met diens F-gassen-certificaat.

Dat dossier bewaar je minimaal vijf jaar, ook nadat de installatie is verwijderd.

En als mijn warmtepomp níet logboekplichtig is?

Dan vervalt de wettelijke F-gas-logboekplicht — maar twee dingen blijven gelden:

• Onderhoud loont nog steeds. Een schone, goed afgestelde warmtepomp verbruikt minder en gaat langer mee, en je garantie hangt er vaak van af.
• Bijvullen mag niet zomaar. Zodra er koudemiddel bij moet, moet dat door iemand met een geldig F-gassen-persoonscertificaat — en die handeling registreer je alsnog.

Werk je zelf als installateur? Dan blijft je eigen werkbon- en koudemiddel-administratie sowieso relevant voor BRL 100 en STEK, los van of de klant logboekplichtig is.

Hoe Koldwerk dit voor je regelt

Per installatie leg je het koudemiddel en de vulling vast; Koldwerk rekent de CO₂-equivalent uit en laat meteen zien of de installatie logboek- en lekcontroleplichtig is. De installatiebeheer-module plant de lekcontroles op de juiste frequentie, de koudemiddel-module houdt de balans sluitend, en de rapporten-module levert het logboek audit-klaar op. Wat dat kost, lees je op /prijzen.

Verder lezen

• Lekcontrole F-gassen: hoe vaak verplicht? — drempels en frequentie uitgewerkt.
• GWP-waarden koudemiddelen — de tabel achter elke CO₂-equivalent-berekening.
• Natuurlijke koudemiddelen: R-290 voor warmtepompen — toekomstvast alternatief boven de phase-down.
• F-gassen-logboek: wat moet erin staan? — de complete velden-lijst per installatie.
• Reken je situatie uit met de logboekplicht-check.
• Europese F-gassen-verordening 2024/573 — de regels achter de drempels.
• F-gassen-certificaat aanvragen — wat je monteur en je bedrijf nodig hebben.
• Koudemiddel-balans: praktische gids.

Disclaimer: drempels en regels kunnen wijzigen, en de exacte vulling en het type koudemiddel bepalen je situatie. De logboekplicht-check geeft een indicatie, geen juridisch oordeel. Raadpleeg bij twijfel de F-gassen-verordening of je certificeerder.