Wärmepumpe: sind Wartung und Logbuch Pflicht?

Immer mehr Haushalte und Betriebe bekommen eine Wärmepumpe. Und damit kommt die Frage: muss ich sie warten, und muss ich ein Logbuch dafür führen? Die kurze Antwort: das hängt von Ihrem Kältemittel und der Menge ab. Im Folgenden erklären wir, wovon genau — und wie Sie es selbst ausrechnen.

Wartung und Logbuch sind zwei verschiedene Dinge

Es sind zwei getrennte Dinge, die oft in einen Topf geworfen werden:

• Wartung hält Ihre Wärmepumpe sauber, sparsam und zuverlässig. Sie ist gut für Wirkungsgrad und Lebensdauer, und Hersteller knüpfen oft ihre Garantie daran — aber sie ist nicht bei jeder Wärmepumpe eine gesetzliche Pflicht.
• Das Logbuch ist die gesetzliche F-Gase-Dokumentation: eine Akte mit Ihrem Kältemittel, den durchgeführten Lecksuchen und jeder Buchung. Diese Pflicht hängt an einer klaren Schwelle.

Der Rest dieses Artikels geht vor allem um das Zweite: die Logbuchpflicht.

Wann ist eine Wärmepumpe logbuchpflichtig?

Die Grenze liegt bei 5 Tonnen CO₂-Äquivalent je Anlage. Das rechnen Sie so aus: Füllmenge in Kilogramm × den GWP des Kältemittels. Kommen Sie über 5 Tonnen, gelten eine regelmäßige Lecksuche und ein Anlagenlogbuch.

Was das bedeutet, hängt stark von Ihrem Kältemittel ab:

• Propan (R-290), GWP 3 — ein natürliches Kältemittel; Sie erreichen die 5-Tonnen-Grenze praktisch nie.
• R-32, GWP 675 — erst ab etwa 7 kg Füllmenge logbuchpflichtig. Eine typische Wohnhaus-Wärmepumpe mit einigen Kilogramm liegt deutlich darunter.
• R-410A, GWP 2088 — bereits bei rund 2,4 kg logbuchpflichtig. Drei Kilogramm R-410A sind zum Beispiel 6,3 Tonnen CO₂-Äquivalent, deutlich über der Grenze.

Achten Sie auf zwei Dinge: für hermetisch geschlossene Systeme gilt eine höhere Grenze (ab 10 Tonnen CO₂-Äquivalent), und maßgeblich ist die Füllmenge auf dem Typenschild — keine Faustregel. Wollen Sie Sicherheit für eine konkrete Anlage? Der Logbuchpflicht-Check rechnet es in zwei Minuten für Sie aus.

Wie oft muss die Lecksuche erfolgen?

Liegen Sie über der Grenze, skaliert die Kontrollfrequenz mit der Größe:

• ab 5 Tonnen CO₂-Äquivalent: jährlich;
• ab 50 Tonnen: alle sechs Monate;
• ab 500 Tonnen: ein festes Leckerkennungssystem, zusätzlich zur halbjährlichen Kontrolle.

Ein zugelassenes Leckerkennungssystem kann die vorgeschriebene Frequenz halbieren. Die vollständige Erläuterung, inklusive Rechenbeispielen je Kältemittel, lesen Sie in F-Gase-Lecksuche: wie oft ist sie Pflicht?.

Was steht im Logbuch?

Für eine logbuchpflichtige Anlage halten Sie je Anlage fest:

• den Kältemitteltyp und die gesamte Füllmenge;
• jede Lecksuche, mit Datum und Ergebnis;
• jede Buchung — Nachfüllen oder Rückgewinnen — mit Menge;
• wer die Arbeit ausgeführt hat, mit dessen F-Gase-Zertifikat.

Diese Akte bewahren Sie mindestens fünf Jahre auf, auch nachdem die Anlage entfernt wurde.

Und wenn meine Wärmepumpe nicht logbuchpflichtig ist?

Dann entfällt die gesetzliche F-Gas-Logbuchpflicht — aber zwei Dinge gelten weiterhin:

• Wartung lohnt sich trotzdem. Eine saubere, gut eingestellte Wärmepumpe verbraucht weniger und hält länger, und Ihre Garantie hängt oft davon ab.
• Nachfüllen ist nicht einfach so erlaubt. Sobald Kältemittel nachgefüllt werden muss, muss das jemand mit einem gültigen F-Gase-Personenzertifikat tun — und diese Handlung erfassen Sie trotzdem.

Arbeiten Sie selbst als Installateur? Dann bleibt Ihre eigene Arbeitsauftrags- und Kältemittelverwaltung ohnehin relevant für BRL 100 und STEK, unabhängig davon, ob der Kunde logbuchpflichtig ist.

Wie Koldwerk das für Sie regelt

Je Anlage erfassen Sie das Kältemittel und die Füllmenge; Koldwerk berechnet das CO₂-Äquivalent und zeigt sofort, ob die Anlage logbuch- und lecksuchepflichtig ist. Das Modul Anlagenverwaltung plant die Lecksuchen in der richtigen Frequenz, das Kältemittel-Modul hält die Bilanz stimmig, und das Modul Berichte liefert das Logbuch audit-fertig. Was das kostet, lesen Sie auf /prijzen.

Weiterlesen

• F-Gase-Lecksuche: wie oft ist sie Pflicht? — Schwellen und Frequenz ausgearbeitet.
• GWP-Werte von Kältemitteln — die Tabelle hinter jeder CO₂-Äquivalent-Berechnung.
• Natürliche Kältemittel: R-290 für Wärmepumpen — zukunftssichere Alternative jenseits des Phase-down.
• F-Gase-Logbuch: was muss hinein? — die komplette Feldliste je Anlage.
• Rechnen Sie Ihre Situation mit dem Logbuchpflicht-Check durch.
• Europäische F-Gase-Verordnung 2024/573 — die Regeln hinter den Schwellen.
• F-Gase-Zertifikat beantragen — was Ihr Monteur und Ihr Unternehmen benötigen.
• Kältemittelbilanz: praktischer Leitfaden.

Haftungsausschluss: Schwellenwerte und Regeln können sich ändern, und die genaue Füllmenge sowie der Kältemitteltyp bestimmen Ihre Situation. Der Logbuchpflicht-Check gibt eine Indikation, kein rechtliches Urteil. Konsultieren Sie im Zweifel die F-Gase-Verordnung oder Ihre Zertifizierungsstelle.