STEK-audit: wat checkt de auditor bij een deelnemer-controle?

STEK-gecertificeerde bedrijven worden niet één keer beoordeeld en daarna met rust gelaten. Elke twee jaar volgt een periodieke inspectie waarbij een auditor van de certificatie-instelling (CI) langskomt om te checken of je nog steeds aan de eisen voldoet. Dit artikel legt uit wat die controle precies inhoudt, wie er wordt geïnterviewd, welke afwijkingen als "kritiek" gelden en wat de gevolgen zijn als je niet op tijd corrigeert.

Let op: de feiten in dit artikel zijn gebaseerd op de STEK-Controlemethodiek en de STEK Algemene Eisen, beide versie 1 juli 2021 — de meest recente publiek gepubliceerde versies op stek.nl op het moment van schrijven. STEK past haar eisen periodiek aan; controleer bij twijfel de actuele versie op stek.nl of vraag je certificatie-instelling naar de laatste stand van zaken.

Wie voert de controle uit, en hoe vaak?

Niet STEK zelf beoordeelt jouw bedrijf, maar een certificatie-instelling (CI) die daarvoor geaccrediteerd is door de Raad voor Accreditatie (RvA), voor zowel ISO 17065 als het STEK-schema. STEK houdt zelf toezicht op die CI's: minimaal eenmaal per jaar vindt er een evaluatie plaats en woont STEK zelf een controle bij als audit op de CI.

Voor jouw bedrijf als certificaathouder geldt: na het toelatingsonderzoek (de eerste keuring) voert de CI daarna elke 24 maanden een periodieke inspectie uit, steeds rond het moment in het jaar waarop het certificaat oorspronkelijk is verleend, met een marge van maximaal drie maanden eerder of later. Een STEK-certificaat is geldig voor twee jaar en drie maanden na de datum van de laatste audit — die extra drie maanden zijn de marge die de CI heeft om de volgende controle in te plannen.

Naast de reguliere tweejaarlijkse cyclus kan er ook een extra inspectie volgen. Dat gebeurt als een overheidstoezichthouder (denk aan de ILT) bij de CI meldt dat jouw bedrijf zich vermoedelijk schuldig heeft gemaakt aan een overtreding van wettelijke voorschriften die met je koeltechnische werkzaamheden te maken heeft.

Wat gebeurt er tijdens de bedrijfsinspectie?

De periodieke inspectie bestaat uit een bezoek van de CI aan jouw onderneming. De auditor inspecteert daarbij:

• Het bedrijfsvoeringsysteem
• De werkinstructies en procedures
• Of je documentatie nog actueel is (documentatie wordt alléén opnieuw beoordeeld als deze is gewijzigd sinds het vorige onderzoek)

Daarnaast interviewt de CI steekproefsgewijs personeel dat werkzaamheden uitvoert — dit onderdeel geldt specifiek voor STEK Module A (F-gassen stationair) en Module A/Transport. Tijdens die interviews wordt gecheckt of het personeel de werkinstructies en procedures kent én ze ook daadwerkelijk toepast in de praktijk. De auditor kan bijvoorbeeld aan de hand van een recent project vragen welke stappen een monteur heeft doorlopen. Belangrijk: de CI bepaalt zelf, steekproefsgewijs, welke personen worden geïnterviewd — jouw bedrijf mag daar geen invloed op hebben.

De hele inspectie moet binnen acht weken zijn afgerond. Die termijn wordt opgeschort zolang je bezig bent met corrigerende maatregelen naar aanleiding van een kritieke afwijking; na het treffen van die maatregelen heeft de CI vervolgens vier weken om een herbeoordeling uit te voeren en de inspectie af te ronden.

Hoeveel monteurs en projecten worden er precies bekeken?

Voor Module A en Module A/Transport is de steekproefgrootte voor interviews en projectonderzoeken gekoppeld aan het aantal gecertificeerde personen (in loondienst plus ingehuurde gecertificeerde zelfstandigen) waarmee je in het voorafgaande jaar hebt gewerkt:

• 1 tot en met 3 gecertificeerde personen: 1 interview, 2 projectonderzoeken
• 4 tot en met 9 gecertificeerde personen: 2 interviews, 4 projectonderzoeken
• 10 of meer gecertificeerde personen: 3 interviews, 6 projectonderzoeken

De keuze van personeelsleden én de projecten/processen die worden onderzocht (installatie, onderhoud, service, reparatie of buitendienststelling) gebeurt op basis van een willekeurige steekproef door de CI.

Installatiecontroles: hoeveel en wanneer

Los van de bedrijfsinspectie voert de CI ook installatiecontroles uit — controles op locatie bij daadwerkelijk uitgevoerde installaties. Het aantal hangt af van hoeveel STEK-monteurs bij jouw bedrijf in dienst zijn: bedrijven met 1 tot 20 monteurs krijgen doorgaans 2 installatiecontroles, bedrijven met meer dan 20 monteurs 4. Deze controles worden uitgevoerd binnen één maand na de bedrijfsinspectie.

Hoeveel tijd kost de audit?

De minimale tijdsbesteding (in inspectie-uren) hangt af van je bedrijfsomvang en de gekozen module(s), uitgaande van de Algemene Eisen gecombineerd met één technische module:

• 1-3 medewerkers: 4 tot 6 inspectie-uren, afhankelijk van de module
• 4-9 medewerkers: 5 tot 7 inspectie-uren
• 10-20 medewerkers: 8 tot 10 inspectie-uren
• Meer dan 20 medewerkers: 10 tot 14 inspectie-uren

Combineer je meerdere modules tegelijk (bijvoorbeeld Module A én Module D), dan komt daar minimaal 2 inspectie-uren per extra module bij, mits gelijktijdig aangemeld en uitgevoerd.

Kritieke versus niet-kritieke afwijkingen

Dit onderscheid bepaalt hoe snel je moet bijsturen en hoe zwaar de gevolgen zijn. Als kritieke afwijking geldt onder meer:

• Het niet nemen van corrigerende maatregelen na een eerder vastgestelde niet-kritieke afwijking, binnen de door de CI gestelde termijn
• Vijf of meer niet-kritieke afwijkingen tijdens één audit
• Het structureel niet bijhouden van de vereiste registraties
• Het structureel niet onderhouden van het kwaliteitssysteem
• Het structureel of incidenteel niet uitvoeren van metingen of controles waardoor een gezondheids- of milieurisico ontstaat
• Onvoldoende opgeleid of vakbekwaam personeel voor de werkzaamheden
• Werkzaamheden laten uitvoeren door personen zonder de wettelijk vereiste diploma's of persoonscertificaten (tenzij onder toezicht in het kader van een opleiding)
• Het ontbreken van technische uitrusting die aan de eisen voldoet
• Het structureel niet uitvoeren van kalibraties binnen de gestelde termijnen
• Oneigenlijk gebruik of misbruik van het STEK-certificatiemerk of -logo
• Fraude

Een niet-kritieke afwijking is bijvoorbeeld het incidenteel (niet structureel) niet bijhouden van registraties, het incidenteel niet onderhouden van het kwaliteitssysteem, of het incidenteel niet uitvoeren van kalibraties. Het onderscheid is dus vaak: incidenteel versus structureel, en risico versus geen direct risico voor de kwaliteit van de dienst.

Wat als je een afwijking niet op tijd oplost?

Bij het toelatingsonderzoek is de regel simpel: zolang een afwijking niet is afgehandeld, wordt er geen certificaat verleend.

Bij een periodieke inspectie ligt het genuanceerder. Voor elke afwijking moet je een oorzaakanalyse uitvoeren en corrigerende maatregelen treffen; de CI beoordeelt die analyse en de implementatie ervan. Los je een niet-kritieke afwijking niet binnen de door de CI gestelde termijn van zes maanden op, dan schrijft de CI daar alsnog een kritieke afwijking voor uit — die kan pas weer worden opgeheven nadat ook de onderliggende niet-kritieke afwijkingen zijn opgelost.

Bij een kritieke afwijking is de klok strakker: los je die niet op binnen de door de CI gestelde termijn van drie maanden, dan volgt een schriftelijke waarschuwing met een reactietermijn van twee weken. Reageer je daar niet adequaat op, dan volgt een schorsing van het STEK-certificaat voor één maand. Heb je na afloop van die maand nog steeds niet adequaat gereageerd, dan volgt intrekking van het certificaat. Bij geconstateerde fraude wordt het certificaat direct ingetrokken, zonder deze tussenstappen.

Tijdens een schorsing mag je geen diensten meer aanbieden of leveren onder het STEK-certificaat. Na het opheffen van een schorsing voert de CI eerst een herbeoordeling uit om vast te stellen dat je weer volledig aan de eisen voldoet.

Wat een auditor daarnaast meeneemt

Los van de kernprocedure toetst de CI ook onderdelen uit de Algemene Eisen die minder zichtbaar zijn op de werkvloer, maar wel op papier moeten staan:

• Een schriftelijk vastgelegd directiebeleid gericht op emissiepreventie, veiligheid en duurzaamheid
• Een jaarlijkse directiebeoordeling van het kwaliteitssysteem (bij 4 of meer medewerkers moet dit schriftelijk zijn geregistreerd)
• Minimaal jaarlijks werkoverleg met het personeel
• Interne kwaliteitsbewaking op kwalificatie van medewerkers, projectevaluatie/controle van werkbonnen, kalibratie van meetapparatuur en de omgang met klachten en afwijkingen
• Dat installatiewerkzaamheden niet worden uitbesteed aan bedrijven zonder STEK-certificaat en/of BRL 100-certificaat
• Op het gebied van veilig werken: een actuele RI&E, voorlichting en instructie, periodieke werkplekinspecties, PBM's en een registratie van ongevallen — tenzij je al een geldig VCA-certificaat hebt, want dan wordt conformiteit op dit punt verondersteld

Voor de systematiek rond kalibratie is het de moeite waard om ook Kalibratie meetapparatuur BRL 100: alles wat je moet weten te bekijken — de eisen aan kalibratie liggen dicht tegen elkaar aan, ook al is het een ander certificatieschema.

Zo bereid je je voor

• Zorg dat je registraties (werkbonnen, koudemiddelregistratie, kalibratiebewijzen) op orde en compleet zijn — structureel ontbrekende registraties is direct een kritieke afwijking
• Controleer of je documentatie nog actueel is sinds het laatste onderzoek; alleen wijzigingen worden opnieuw beoordeeld
• Bereid je monteurs voor op een mogelijk interview: ze moeten kunnen uitleggen wat ze op een recent project hebben gedaan en waarom
• Voer de jaarlijkse directiebeoordeling en het jaarlijkse werkoverleg daadwerkelijk uit en leg dit vast, zeker als je 4 of meer medewerkers hebt
• Check of alle uitbestede installatiewerkzaamheden bij STEK- of BRL 100-gecertificeerde partijen liggen

Gerelateerd

Meer achtergrond over het STEK-certificaat zelf vind je in STEK-keurmerk — wat het is, wat 't oplevert en hoe je 't behoudt. Twijfel je of je STEK, BRL 100, of beide nodig hebt, lees dan STEK vs BRL 100 — wat is het verschil, en welke heb je nodig?. Voor de jaarlijkse rapportageverplichting naast de audit zelf, zie STEK-jaarrapportage: wanneer is de deadline?. En voor het BRL 100-equivalent van dit artikel: BRL 100-jaarcontrole: dit verwacht de auditor.