STEK-jaarrapportage: wanneer is de deadline?

Elke STEK-erkende onderneming moet jaarlijks een koudemiddel-jaarrapportage indienen. Logische vervolgvraag: voor welke datum precies? Die vraag komt vaak op zodra het jaareinde nadert — en het eerlijke antwoord is genuanceerder dan één kalenderdatum die voor iedereen geldt.

Wat het STEK-jaarrapport precies inhoudt

Het jaarrapport is de opgave van je koudemiddel-mutaties over het afgelopen jaar: ingestalleerde vulling per koudemiddeltype, toevoegingen, terugwinningen en het daaruit berekende lekkagepercentage. Wat er precies in moet staan en hoe het lekkagepercentage wordt getoetst, staat uitgebreid beschreven in STEK-keurmerk — wat het is, wat 't oplevert en hoe je 't behoudt. Dit artikel gaat specifiek over de vraag wanneer je die opgave moet indienen.

Is er één vaste inleverdatum voor iedereen?

We hebben de publieke documentatie op stek.nl (opent in nieuw tabblad) doorzocht — de technische-eisen-documenten per module (A, B, D, E), de FAQ-pagina en de pagina met voorbeelden en procedures — en konden daar geen landelijk gepubliceerde, voor alle deelnemers gelijke kalenderdatum vinden waarop het jaarrapport binnen moet zijn. Dat betekent niet dat er geen deadline bestaat: STEK werkt met een deelnemersplatform waarin dit soort termijnen doorgaans per account wordt gecommuniceerd, en die correspondentie is (logischerwijs) niet publiek doorzoekbaar.

Neem dus geen vaste datum aan van dit of enig ander artikel dat je erover vindt. Controleer je eigen deadline op het STEK-deelnemersplatform (opent in nieuw tabblad), of vraag het rechtstreeks na bij STEK Deelnemers via deelnemers@stek.nl. STEK is telefonisch bereikbaar op (035) 542 75 20, maandag t/m donderdag van 8.30–17.00 uur en op vrijdag van 8.30–12.00 uur (bron: stek.nl/contact (opent in nieuw tabblad)).

De cadans die je wél kunt plannen

Ook zonder één harde datum kun je het proces voorspelbaar maken door niet te wachten tot het jaareinde:

• Boek mutaties direct, niet achteraf. Elke TOEVOEGING én TERUGWINNING los vastleggen zodra je 'm doet, voorkomt dat je in december een half jaar aan bonnetjes moet reconstrueren. Zie F-gassen-logboek: wat moet erin? voor wat een sluitend logboek precies vereist.
• Loop maandelijks je koudemiddelbalans na. Het verschil tussen ingestalleerd en theoretisch aanwezig koudemiddel is de eerste indicator van een lek of een gemiste mutatie. Een praktische gids voor de koudemiddelbalans laat zien hoe je dat zonder gedoe maandelijks controleert in plaats van pas bij de jaarafsluiting.
• Reserveer na jaareinde bewust tijd om de jaarcijfers te controleren vóórdat je ze indient — ook als je zelf niet zeker weet wanneer exact de deadline valt, sta je dan nooit met lege handen als STEK erom vraagt.
• Zet een eigen interne herinnering, bijvoorbeeld begin januari, om de datum op je deelnemersplatform te checken en in je agenda te zetten. Zo hang je niet af van een STEK-mail die in de spam belandt.

In Koldwerk hoef je die eerste twee punten niet handmatig bij te houden: de koudemiddelen-module registreert elke mutatie op het moment zelf, en de rapporten-module zet die data om in een STEK-conform jaarrapport met één export-knop — zodat je, zodra je de exacte inleverdatum kent, alleen nog hoeft te exporteren in plaats van te reconstrueren.

Wat gebeurt er als je te laat bent (of denkt dat je te laat bent)?

De publieke documentatie van STEK specificeert geen vaste boetebedragen of automatische sanctietermijn bij een gemiste jaarrapportage-deadline. Bij afwijkingen die STEK tijdens de beoordeling constateert, is een traject van waarschuwing en verbeterplan gebruikelijk, dat bij herhaling kan leiden tot intrekking van de erkenning (zie het overzichtsartikel hierboven voor die procedure in detail). Het is aannemelijk dat een structureel te laat of onvolledig ingediend jaarrapport op vergelijkbare wijze wordt behandeld als een audit-bevinding, maar wij hebben daarvoor geen specifiek gepubliceerd sanctiebeleid kunnen vinden. Twijfel je of je te laat bent (of dreigt te zijn)? Neem dan proactief contact op met deelnemers@stek.nl — dat werkt in de praktijk vrijwel altijd beter dan afwachten.

Verder lezen

• STEK-keurmerk — wat het is, wat 't oplevert en hoe je 't behoudt — het volledige overzicht van eisen, lekkage-rate en wat er in het jaarrapport moet staan.
• STEK vs BRL 100 — wat is het verschil, en welke heb je nodig? — voor wie de twee keurmerken nog door elkaar haalt.
• Koudemiddelbalans: een praktische gids — hoe je maandelijks controleert of je balans klopt, in plaats van pas bij de jaarafsluiting.

Disclaimer: Voor deze pagina is de publiek beschikbare documentatie op stek.nl geraadpleegd; daarin stond geen vaste, voor alle deelnemers gelijke inleverdatum voor het jaarrapport gepubliceerd. Ga voor jouw exacte deadline en eventuele consequenties bij overschrijding altijd af op je eigen STEK-deelnemersplatform of neem contact op via deelnemers@stek.nl — niet op dit artikel.