Wat gebeurt er als je STEK-certificaat wordt geschorst of ingetrokken?

Een geschorst of ingetrokken STEK-certificaat betekent in de praktijk dat je geen STEK-gerelateerde diensten meer mag aanbieden of leveren — met alle gevolgen voor lopende onderhoudscontracten en je zichtbaarheid richting klanten van dien. Hieronder het traject zoals STEK dat zelf vastlegt in de STEK-Controlemethodiek, en wat je moet doen om er weer uit te komen.

Kritieke vs. niet-kritieke afwijkingen: het startpunt

Elke STEK-audit (toelatingsonderzoek of periodieke inspectie) kan afwijkingen opleveren. STEK maakt daarbij onderscheid tussen twee categorieën, met verschillende consequenties.

Een niet-kritieke afwijking is bijvoorbeeld:

• Het incidenteel niet bijhouden van vereiste registraties
• Het incidenteel niet onderhouden van het kwaliteitssysteem
• Het incidenteel niet uitvoeren van kalibraties binnen de gestelde termijnen

Een kritieke afwijking is ernstiger — de betrouwbaarheid van het certificaat staat dan direct ter discussie. Voorbeelden uit de STEK-Controlemethodiek:

• 5 of meer niet-kritieke afwijkingen tijdens één audit
• Structureel niet bijhouden van registraties of niet onderhouden van het kwaliteitssysteem
• Werkzaamheden laten uitvoeren door personeel zonder de wettelijk vereiste diploma's of persoonscertificaten (denk aan een monteur zonder geldig F-gassencertificaat)
• Onvoldoende technische uitrusting of structureel niet-gekalibreerde meetapparatuur
• Oneigenlijk gebruik of misbruik van het STEK-certificatiemerk of -logo
• Fraude

Een niet-kritieke afwijking die je niet binnen de door de certificatie-instelling (CI) gestelde termijn oplost — de STEK-Controlemethodiek noemt hier 6 maanden — wordt automatisch omgezet in een kritieke afwijking wegens het niet tijdig nemen van corrigerende maatregelen. Die kan pas worden opgeheven nadat ook de onderliggende niet-kritieke afwijkingen zijn hersteld.

Het traject: van kritieke afwijking naar intrekking

Vanaf een kritieke afwijking loopt de klok. Volgens de STEK-Controlemethodiek (versie 1, juli 2021) verloopt het traject zo:

• Los je de kritieke afwijking niet op binnen de door de CI gestelde termijn van 3 maanden, dan volgt een schriftelijke waarschuwing met een reactietermijn van 2 weken.
• Reageer je niet adequaat op die waarschuwing, dan volgt schorsing van het STEK-certificaat voor de duur van 1 maand.
• Heb je na afloop van die maand nog steeds niet adequaat gereageerd, dan volgt intrekking van het certificaat.

Certificatie-instellingen (STEK werkt via aangesloten CI's zoals Kiwa en SGS) handelen afwijkingen af volgens hun eigen sanctieprocedure, maar altijd binnen deze minimumkaders van de beoordelingsrichtlijn. Vraag dus bij twijfel de exacte procedure en actuele termijnen op bij jouw eigen CI — die kan op onderdelen net iets strenger zijn.

Fraude vormt een uitzondering op dit hele traject: bij constatering van fraude volgt direct intrekking van het certificaat, zonder waarschuwing of schorsingsperiode.

Wat een schorsing of intrekking in de praktijk betekent

Zolang je certificaat geschorst of ingetrokken is, mag je geen diensten onder dat STEK-certificaat aanbieden of leveren. Dat raakt in de praktijk direct:

• Onderhoudscontracten waarin STEK-certificering als voorwaarde is opgenomen
• Aanbestedingen of opdrachtgevers die STEK-certificering verplicht stellen
• Het gebruik van het STEK-certificatiemerk of -logo op je website, offertes en bedrijfswagens

Hoe je van een schorsing afkomt

Een schorsing gaat niet vanzelf over. Nadat je de corrigerende maatregelen hebt genomen, voert de certificatie-instelling eerst een herbeoordeling uit om vast te stellen dat je weer volledig aan alle eisen voldoet. Pas daarna wordt de schorsing opgeheven en mag je het STEK-certificatiemerk weer gebruiken.

Is het certificaat eenmaal ingetrokken, dan is dat geen schorsing meer die je kunt "opheffen" — je zult opnieuw een toelatingsonderzoek moeten doorlopen om weer STEK-gecertificeerd te worden. Concrete kosten en doorlooptijd hiervoor verschillen per certificatie-instelling; vraag dit rechtstreeks na bij jouw CI.

Zichtbaarheid richting klanten en handhaving

STEK houdt een openbaar zoekregister bij (de "STEK-check") waarin klanten, opdrachtgevers en handhavers kunnen controleren of een bedrijf en de monteurs die er werken over de juiste certificering beschikken. Certificatie-instellingen zijn bovendien verplicht om per ommegaande aan STEK te melden welke certificaten zij afgeven, schorsen of intrekken. Ga er dus van uit dat een schorsing of intrekking niet onopgemerkt blijft — ook niet bij je eigen klanten, die dit register kunnen raadplegen.

Hoe voorkom je dat het zo ver komt

De meeste trajecten naar schorsing beginnen niet met fraude, maar met simpele achterstand: een registratie die blijft liggen, een kalibratie die je vooruitschuift, of een logboek dat niet op orde is. Zorg dat je:

• Corrigerende maatregelen na elke afwijking direct oppakt en met een oorzaakanalyse onderbouwt — niet pas als de termijn bijna verloopt
• Kalibraties en F-gassen-logboeken structureel bijhoudt (zie ook F-gassen-logboek: wat moet erin staan? en Koudemiddel-balans — een praktische gids voor sluitende administratie)
• Alleen monteurs met een geldig persoonscertificaat zelfstandig laat werken
• Schriftelijke waarschuwingen van je CI serieus en op tijd beantwoordt — een gemiste reactietermijn van 2 weken is vaak het verschil tussen een kritieke afwijking en een schorsing

Meer over wat het STEK-bedrijfscertificaat precies inhoudt en oplevert, lees je in STEK-keurmerk — wat het is, wat 't oplevert en hoe je 't behoudt.

Bronnen

Dit artikel is gebaseerd op de officiële STEK-Controlemethodiek (versie 1, juli 2021), gepubliceerd door Stichting Emissiepreventie Koudetechniek (STEK), en op de openbare informatie over het STEK-register op stek.nl. Exacte termijnen en sanctieprocedures kunnen per certificatie-instelling en bij een eventuele latere versie van de Controlemethodiek afwijken — raadpleeg bij een concreet dossier altijd je eigen CI of de actuele versie op stek.nl.