Was passiert, wenn Ihr STEK-Zertifikat ausgesetzt oder entzogen wird?

Ein ausgesetztes oder entzogenes STEK-Zertifikat bedeutet in der Praxis, dass Sie keine STEK-bezogenen Dienstleistungen mehr anbieten oder erbringen dürfen — mit allen Folgen für laufende Wartungsverträge und Ihre Sichtbarkeit gegenüber Kunden. Im Folgenden der Ablauf, wie STEK ihn selbst in der STEK-Controlemethodiek festlegt, und was Sie tun müssen, um wieder herauszukommen.

Kritische vs. nicht-kritische Abweichungen: der Ausgangspunkt

Jedes STEK-Audit (Zulassungsaudit oder periodische Inspektion) kann Abweichungen ergeben. STEK unterscheidet dabei zwischen zwei Kategorien mit unterschiedlichen Konsequenzen.

Eine nicht-kritische Abweichung ist zum Beispiel:

• Das gelegentliche Nichtführen erforderlicher Registrierungen
• Das gelegentliche Nichtaufrechterhalten des Qualitätssystems
• Das gelegentliche Nichtdurchführen von Kalibrierungen innerhalb der gesetzten Fristen

Eine kritische Abweichung ist ernster — die Zuverlässigkeit des Zertifikats steht dann direkt zur Diskussion. Beispiele aus der STEK-Controlemethodiek:

• 5 oder mehr nicht-kritische Abweichungen während eines Audits
• Strukturelles Nichtführen von Registrierungen oder Nichtaufrechterhalten des Qualitätssystems
• Arbeiten von Personal ausführen lassen, das nicht über die gesetzlich vorgeschriebenen Diplome oder Personenzertifikate verfügt (denken Sie an einen Monteur ohne gültiges F-Gase-Zertifikat)
• Unzureichende technische Ausrüstung oder strukturell nicht kalibrierte Messgeräte
• Unsachgemäße Verwendung oder Missbrauch des STEK-Zertifizierungszeichens oder -Logos
• Betrug

Eine nicht-kritische Abweichung, die Sie nicht innerhalb der von der Zertifizierungsstelle (CI) gesetzten Frist lösen — die STEK-Controlemethodiek nennt hier 6 Monate —, wird automatisch in eine kritische Abweichung wegen des Nichtergreifens rechtzeitiger korrigierender Maßnahmen umgewandelt. Diese kann erst aufgehoben werden, nachdem auch die zugrunde liegenden nicht-kritischen Abweichungen behoben wurden.

Der Ablauf: von der kritischen Abweichung zum Entzug

Ab einer kritischen Abweichung läuft die Uhr. Laut der STEK-Controlemethodiek (Version 1, Juli 2021) verläuft der Ablauf so — Achtung: Ab dem 1. September 2026 wird das erneuerte STEK-Schema, das BRL 100 Version 3.0 integriert, vom Minister für Klimaat en Groene Groei als gleichwertig zu BRL 100 erklärt; prüfen Sie bei Ihrer CI, ob dieses Sanktionsverfahren unter dem erneuerten Schema unverändert gilt:

• Lösen Sie die kritische Abweichung nicht innerhalb der von der CI gesetzten Frist von 3 Monaten, folgt eine schriftliche Verwarnung mit einer Reaktionsfrist von 2 Wochen.
• Reagieren Sie darauf nicht angemessen, folgt eine Aussetzung des STEK-Zertifikats für die Dauer von 1 Monat.
• Haben Sie nach Ablauf dieses Monats immer noch nicht angemessen reagiert, folgt der Entzug des Zertifikats.

Zertifizierungsstellen (STEK arbeitet über angeschlossene CIs wie Kiwa und SGS) wickeln Abweichungen nach ihrem eigenen Sanktionsverfahren ab, aber immer innerhalb dieser Mindestrahmen der Beurteilungsrichtlinie. Fragen Sie im Zweifel die genaue Prozedur und die aktuellen Fristen bei Ihrer eigenen CI ab — die kann bei einzelnen Punkten etwas strenger sein.

Betrug bildet eine Ausnahme von diesem gesamten Ablauf: bei Feststellung von Betrug folgt direkt der Entzug des Zertifikats, ohne Verwarnung oder Aussetzungsperiode.

Was eine Aussetzung oder ein Entzug in der Praxis bedeutet

Solange Ihr Zertifikat ausgesetzt oder entzogen ist, dürfen Sie keine Dienstleistungen unter diesem STEK-Zertifikat anbieten oder erbringen. Das trifft in der Praxis direkt:

• Wartungsverträge, in denen die STEK-Zertifizierung als Bedingung aufgenommen ist
• Ausschreibungen oder Auftraggeber, die STEK-Zertifizierung verpflichtend vorschreiben
• Die Verwendung des STEK-Zertifizierungszeichens oder -Logos auf Ihrer Website, Angeboten und Firmenwagen

Wie Sie eine Aussetzung wieder loswerden

Eine Aussetzung geht nicht von selbst vorüber. Nachdem Sie die korrigierenden Maßnahmen ergriffen haben, führt die Zertifizierungsstelle zunächst eine erneute Beurteilung durch, um festzustellen, dass Sie wieder vollständig allen Anforderungen entsprechen. Erst danach wird die Aussetzung aufgehoben und dürfen Sie das STEK-Zertifizierungszeichen wieder verwenden.

Ist das Zertifikat einmal entzogen, dann ist das keine Aussetzung mehr, die Sie „aufheben" können — Sie müssen erneut ein Zulassungsaudit durchlaufen, um wieder STEK-zertifiziert zu werden. Konkrete Kosten und Durchlaufzeit dafür unterscheiden sich je Zertifizierungsstelle; fragen Sie das direkt bei Ihrer CI nach.

Sichtbarkeit gegenüber Kunden und Aufsicht

STEK führt ein öffentliches Suchregister (die „STEK-check") in dem Kunden, Auftraggeber und Aufsichtsbehörden prüfen können, ob ein Unternehmen und die dort tätigen Monteure über die richtige Zertifizierung verfügen. Zertifizierungsstellen sind zudem verpflichtet, unverzüglich an STEK zu melden, welche Zertifikate sie ausstellen, aussetzen oder entziehen. Gehen Sie also davon aus, dass eine Aussetzung oder ein Entzug nicht unbemerkt bleibt — auch nicht bei Ihren eigenen Kunden, die dieses Register einsehen können.

Wie Sie verhindern, dass es so weit kommt

Die meisten Wege in eine Aussetzung beginnen nicht mit Betrug, sondern mit einfachem Rückstand: eine Registrierung, die liegen bleibt, eine Kalibrierung, die Sie vor sich herschieben, oder ein Logbuch, das nicht in Ordnung ist. Sorgen Sie dafür, dass Sie:

• Korrigierende Maßnahmen nach jeder Abweichung direkt aufgreifen und mit einer Ursachenanalyse unterlegen — nicht erst, wenn die Frist fast abgelaufen ist
• Kalibrierungen und F-Gase-Logbücher strukturell führen (siehe auch F-Gase-Logbuch: was muss hinein? und Kältemittelbilanz — ein praktischer Leitfaden für eine Bilanz, die aufgeht)
• Nur Monteure mit einem gültigen Personenzertifikat eigenständig arbeiten lassen
• Schriftliche Verwarnungen Ihrer CI ernst nehmen und rechtzeitig beantworten — eine verpasste Reaktionsfrist von 2 Wochen ist oft der Unterschied zwischen einer kritischen Abweichung und einer Aussetzung

Mehr darüber, was das STEK-Betriebszertifikat genau beinhaltet und bringt, lesen Sie in STEK-Gütezeichen — was es ist, was es bringt und wie Sie es behalten.

Quellen

Dieser Artikel basiert auf der offiziellen STEK-Controlemethodiek (Version 1, Juli 2021), veröffentlicht von der Stichting Emissiepreventie Koudetechniek (STEK), und auf den öffentlichen Informationen über das STEK-Register auf stek.nl. Genaue Fristen und Sanktionsverfahren können je Zertifizierungsstelle und bei einer eventuellen späteren Version der Controlemethodiek abweichen — konsultieren Sie bei einem konkreten Fall immer Ihre eigene CI oder die aktuelle Version auf stek.nl.