Wärmepumpen-Installateur: Zertifikat 2026 Pflicht

Ein Kunde bittet Sie, eine Wärmepumpe zu installieren. Sie wissen, wie das technisch geht. Aber haben Sie auch alle Papiere in Ordnung? 2026 gibt es mehrere Zertifikate, die ein Wärmepumpen-Installateur gesetzlich braucht oder in der Praxis benötigt — und eine Kontrolle der Inspectie Leefomgeving en Transport (ILT) kommt unangekündigt. Dieser Artikel stellt zusammen, was wirklich Pflicht ist, was praktisch unentbehrlich ist, und wie Sie Ihre Verwaltung so einrichten, dass Sie eine Kontrolle ohne Stress überstehen.

Warum die Zertifizierung für Wärmepumpen-Installateure komplexer ist als für normale Monteure

Eine Wärmepumpe ist kein einfaches Gerät. Luft-Wasser-Systeme enthalten Kältemittel — bei den meisten aktuellen Modellen R-32, mit einem Global Warming Potential (GWP) von 675. Eine typische Split-Wärmepumpe hat eine Füllmenge von 2 bis 6 kg. Das klingt nach wenig, aber: 4 kg R-32 x 675 GWP = 2.700 kg CO2-Äquivalent — bereits mehr als die Hälfte der gesetzlichen Schwelle von 5.000 kg (5 Tonnen CO2-Äq). Bei 7 kg (noch eine normale Füllmenge) liegen Sie schon bei 4.725 kg, knapp unter dieser Grenze — und bei einem Kältemittel mit höherem GWP wie R-410A (GWP 2.088) wird die Schwelle bereits bei rund 2,4 kg erreicht.

Außerdem arbeiten manche Wärmepumpen mit etwas höheren Drücken als eine klassische Split-Klimaanlage, und die Installationsumgebung (Heizungsraum, Außenaufstellung, Kriechkeller) verlangt eigene Sicherheitsprotokolle. Die Folge: drei verschiedene Zertifizierungsrahmen überschneiden sich, und wer denkt, eine BRL-200-Karte „deckt alles ab", kann bei einer ILT-Kontrolle Überraschungen erleben.

Das gesetzlich vorgeschriebene Fundament: F-Gase-Zertifikate

### Personenzertifikat — BRL 200 (EU 2024/2215)

Das ist der harte Kern: Jeder Monteur, der an einer Wärmepumpe mit F-Gasen arbeitet, muss aufgrund der Durchführungsverordnung (EU) 2024/2215 — seit dem 29. März 2026 Nachfolgerin von EU 2015/2067 — über ein gültiges Personenzertifikat verfügen. In den Niederlanden ist dies über die Beurteilungsrichtlinie 200 (BRL 200) umgesetzt, ausgegeben von Zertifizierungsstellen wie Kiwa oder Normec.

Seit dem 29. März 2026 nutzt BRL 200 das neue A1/A2/B/C/D/E-Schema, das die alten vier Kategorien I/II/III/IV ersetzt — bestehende Zertifikate des alten Schemas bleiben bis zu ihrem eigenen Ablaufdatum gültig, mit einer harten Frist von spätestens 12. März 2029. Für Wärmepumpen-Installateure sind zwei Kategorien relevant:

• Kategorie I / A1: alle Handlungen an allen Anlagen, unabhängig von der Kältemittel-Füllmenge. Erforderlich für gewerbliche Wärmepumpen und größere Systeme.
• Kategorie II / A2: alle Handlungen außer Lecksuche, beschränkt auf Anlagen mit einer Füllmenge <3 kg (oder <6 kg bei hermetisch geschlossenen, gekennzeichneten Systemen). Das deckt die meisten Wohn-Wärmepumpen ab (eine Füllmenge von 2–6 kg liegt damit manchmal schon knapp über der A2-Grenze).

Ein Monteur, der eine Wärmepumpe nur montiert, ohne Kältemittel-Handlungen (vorbefülltes System, Plug-and-Play), kann argumentieren, dass er für diesen spezifischen Moment kein BRL 200 braucht. Aber bei jeder ersten Nachfüllung, Lecksuche oder Demontage ist das Zertifikat unentbehrlich. Prüfen Sie pro Anlage, ob die Füllmenge innerhalb der Kategorie-II/A2-Grenze liegt — falls nicht, ist Kategorie I/A1 erforderlich.

Gültigkeit: bis 2026 unbegrenzt gültig; die EU-Überarbeitung führt eine Gültigkeitsdauer von 7 Jahren mit verpflichtender Rezertifizierung ein, gestaffelt zwischen 2026 und 2029. Keine Verlängerung = keine Befugnis. Koldwerk sendet Erinnerungen 90, 60, 30 und 7 Tage vor Ablaufdatum — das ändert jedoch nichts an der gesetzlichen Pflicht selbst.

### Betriebszertifikat F-Gase (EU 517/2014 / EU 2024/573)

Neben dem Personenzertifikat des einzelnen Monteurs braucht das Unternehmen ein eigenes Zertifikat: das F-Gase-Betriebszertifikat. Das ist über die F-Gase-Verordnung geregelt (seit dem 11. März 2024 gilt die neue Version, EU 2024/573) und in den Niederlanden über STEK (Stichting Emissiepreventie Koudetechniek) umgesetzt.

Was bedeutet das?

• Ihr Unternehmen ist registriert und zertifiziert für die Arbeit mit F-Gasen.
• Sie können nachweisen, dass Ihre Mitarbeiter die richtigen BRL-200-Zertifikate haben.
• Sie verfügen über kalibriertes Werkzeug: Leckdetektor, Manometersatz, Vakuumpumpe, Rückgewinnungsgerät — Kalibrierung höchstens 12 Monate her.
• Sie führen eine schlüssige Kältemittelverwaltung je Zylinder, je Anlage, je Änderung.

Ohne dieses Betriebszertifikat dürfen Sie gesetzlich keine F-Gase anfassen. Das gilt auch für Wärmepumpen mit R-32, R-410A oder R-454B. Mehr darüber, was STEK genau bedeutet, lesen Sie im Artikel STEK-Gütezeichen: was es ist und wie Sie es behalten.

### Logbuchpflicht für Anlagen über 5 Tonnen CO2-Äquivalent

Ist die Wärmepumpe größer — oder haben Sie mehrere Wärmepumpen an einem Standort — dann rücken die CO2-Äq-Schwellen schnell ins Bild:

• >= 5.000 kg CO2-Äq (5 Tonnen): jährliche Lecksuche Pflicht, Logbuchführung Pflicht.
• >= 50.000 kg CO2-Äq (50 Tonnen): halbjährliche Lecksuche.

Konkretes Rechenbeispiel: Eine Wärmepumpe mit 7 kg R-32 (GWP 675) hat ein CO2-Äq von 7 x 675 = 4.725 kg. Knapp unter der 5-Tonnen-Grenze. Aber verwenden Sie R-410A (GWP 2.088)? Dann liegen Sie mit denselben 7 kg schon bei 14.616 kg CO2-Äq — weit über der Schwelle. Nutzen Sie den Logbuchpflicht-Check, um pro Anlage zu prüfen, was zutrifft. Die GWP-Werte je Kältemittel finden Sie in der GWP-Tabelle.

Praktisch unentbehrlich: BRL-100-Prozesszertifikat

BRL 100 ist gesetzlich gesehen nicht Pflicht — aber in der Praxis von 2026 ist es für einen großen Teil der Auftraggeber eine harte Anforderung geworden. Gemeinden, Wohnungsbaugesellschaften, Eigentümergemeinschaften und Projektentwickler schreiben BRL 100 immer häufiger in Ausschreibungen und Wartungsverträgen für Wärmepumpen vor.

BRL 100 ist das Prozesszertifikat für Installations- und Wartungsbetriebe, ausgestellt von einer von sechs befugten Zertifizierungsstellen (InstallQ gehört nicht dazu — siehe Was ist BRL 100?). Das Zertifikat prüft nicht nur, ob Sie fachkundig sind, sondern auch, ob Sie das nachweisen können: strukturierte Dossierbildung je Anlage, Arbeitsaufträge mit beiden Unterschriften, Rückverfolgbarkeit von Kältemittel-Änderungen, und eine Verwaltung, die mindestens 5 Jahre aufbewahrt wird.

Wer BRL 100 führt, weist Auftraggebern nach, dass er bereit ist für das jährliche Kontrollaudit seiner Kältemittelverwaltung. Für Wärmepumpen-Betriebe, die bei subventionsgebundenen Aufträgen (Nationaal Isolatieprogramma, SEEH, Warmtefonds-Projekte) wachsen wollen, ist BRL 100 der Einstieg. Siehe auch Was ist BRL 100 und warum betrifft es Ihren Arbeitsauftrag? für die vollständige Erklärung.

VCA: wann gilt es?

VCA (Sicherheitscheckliste Auftragnehmer) ist ein Sicherheits-Gütezeichen für Unternehmen, die bei Auftraggebern vor Ort arbeiten. Es gibt zwei Stufen:

• **VCA Basis (VCA*)**: für Unternehmen, die operative Mitarbeiter entsenden oder ausschicken. Erfordert eine eigene Sicherheitsprüfung je Mitarbeiter und eine Betriebsinspektion.
• VCA VOL (VCA)**: für Unternehmen, die auch ausführende und leitende Funktionen in der Sicherheitskette haben. Pflicht bei größeren Projekten und öffentlichen Ausschreibungen.

Für Wärmepumpen-Installateure gilt: VCA ist keine gesetzliche Pflicht für Standard-Wohnarbeiten. Aber arbeitet Ihr Unternehmen an Industriestandorten, im Nichtwohnungsbau oder in Projekten, bei denen Sie als Subunternehmer für größere Parteien arbeiten? Dann verlangen diese Hauptauftragnehmer in der Regel VCA als Ausschreibungsanforderung. Im Zertifikate-Modul von Koldwerk können Sie VCA Basis und VCA VOL je Monteur registrieren und verwalten.

Was sind die Folgen von Arbeiten ohne gültiges Zertifikat?

Das ist kein theoretisches Risiko. Die Inspectie Leefomgeving en Transport (ILT) führt gezielte Kontrollen in der Installationsbranche durch, auch bei Wärmepumpen-Unternehmen. Die Bußgelder sind kategorisiert:

• Arbeiten ohne BRL-200-Personenzertifikat: Verwaltungsbuße, Höhe abhängig von Wiederholungsfällen und Umfang. Für Unternehmen kann das bis zu mehreren tausend Euro pro Verstoß betragen.
• Unternehmen ohne F-Gase-Betriebszertifikat: schwerer Verstoß. Die ILT kann die Aktivitäten stilllegen, meldet den Verstoß an die Autoriteit Consument en Markt und kann bei Wiederholung eine Zwangsgeldanordnung auferlegen.
• Kein Logbuch bei logbuchpflichtiger Anlage: Verstoß gegen die F-Gase-Verordnung. Neben dem Bußgeld kann die STEK-Anerkennung gefährdet sein.

Außerhalb des ILT-Wegs: Wenn eine Anlage leckt und der Installateur kein gültiges Zertifikat hatte, kann der Auftraggeber Haftung geltend machen. Versicherungen decken Schäden bei nicht qualifizierter Arbeit in der Regel nicht.

Übersicht: Zertifikate für Wärmepumpen-Installateure in 2026

| Zertifikat | Typ | Pflicht? | Gültig für | |---|---|---|---| | BRL 200 Kategorie A1 oder A2 | Personenzertifikat | Ja, gesetzlich | Monteur, der F-Gase anfasst | | F-Gase-Betriebszertifikat (STEK) | Betriebszertifikat | Ja, gesetzlich | Jedes Unternehmen, das F-Gase verarbeitet | | BRL 100 | Prozesszertifikat | Nein (praktisch oft erforderlich) | Installation + Wartung Wärmepumpen/Kälte | | VCA Basis oder VOL | Sicherheitszertifikat | Nein (Anforderungen je Auftraggeber) | Arbeit bei Unternehmen / Projekten | | Logbuch (kein Zertifikat, aber Pflicht) | Verwaltung | Ja, bei >= 5 Tonnen CO2-Äq | Je Anlage über der Schwelle |

Praktische Tipps für Ihre Zertifikatsverwaltung

1. Registrieren Sie Ablaufdaten je Monteur in einem System. Ein abgelaufenes BRL 200 führt dazu, dass ein Arbeitsauftrag für F-Gase-Handlungen nicht mehr gültig ist. Im Monteure-Modul von Koldwerk steht je Monteur, welche Zertifikate er hat, wann sie ablaufen und ob eine Aktion erforderlich ist. Automatische Erinnerungen verhindern, dass Sie das verpassen.

2. Führen Sie ein Kalibrierungs-Logbuch Ihrer Messgeräte. STEK- und BRL-100-Auditoren kontrollieren, ob Ihr Leckdetektor, Manometersatz und Ihre Waagen höchstens 12 Monate zuvor kalibriert wurden. Fügen Sie die Kalibrierungsberichte als Anhang zum Werkzeug-Profil hinzu — dann müssen Sie nicht in einer Schublade suchen, wenn der Auditor fragt.

3. Sorgen Sie dafür, dass jede Kältemittel-Änderung zu einem Arbeitsauftrag rückverfolgbar ist. Ein BRL-200-zertifizierter Monteur, der Kältemittel nachfüllt, aber die Änderung nicht mit einer Anlage und einem Arbeitsauftrag verknüpft, macht sein eigenes Zertifikat bei einem Audit effektiv wertlos. Das Kältemittel-Modul erzwingt diese Verknüpfung bei jeder Änderung.

4. Planen Sie Wiederholungsprüfungen mindestens 3 Monate vor Ablauf. Beliebte Prüfungstermine (April und Oktober) werden schnell voll. Ein Monteur, der seine Wiederholungsprüfung in der letzten Woche vor dem Ablaufdatum planen möchte, läuft Gefahr, keinen Platz zu finden — und ist dann vorübergehend nicht befugt. Das ist regelmäßig ein praktisches Problem, zu vermeiden mit einem rechtzeitigen Alert.

5. Kontrollieren Sie den Scope Ihres Betriebszertifikats. Das F-Gase-Betriebszertifikat gibt an, für welche Aktivitäten Sie zertifiziert sind (Installation, Wartung, Lecksuche, Rückgewinnung). Manche Unternehmen, die traditionell nur Klimaanlagen machten, hatten einen begrenzten Scope — und stellen beim Umstieg auf Wärmepumpen fest, dass sie ihren Scope erweitern müssen. Fragen Sie das bei STEK oder Ihrer Zertifizierungsstelle nach.

Zertifikate und die neue F-Gase-Verordnung EU 2024/573

Seit dem 11. März 2024 gilt die neue europäische F-Gase-Verordnung (EU 2024/573), als Nachfolger von EU 517/2014. Für Zertifikate ändert sich kurzfristig wenig — die BRL-200-Kategorien und die Betriebszertifikat-Struktur bleiben bestehen. Was sich ändert:

• Neue Split-Wärmepumpen bis 12 kW müssen ab 2027 ein Kältemittel mit einem GWP unter 150 haben. R-32 (GWP 675) fällt da heraus. Das bedeutet, dass in den kommenden Jahren eine Verschiebung zu R-290 (Propan, GWP 3) oder anderen Niedrig-GWP-Alternativen stattfindet.
• R-290 (Propan) ist Klasse A3: brennbar und explosiv bei bestimmten Konzentrationen. Die Arbeit mit A3-Kältemitteln stellt zusätzliche Anforderungen an Ausbildung und Werkzeug — das fällt außerhalb des Standard-BRL-200-Scope und erfordert spezifische Weiterbildung.
• Die BRL-200-Wiederholungsprüfung enthält ab 2026 zusätzliche Module zu A2L-Kältemitteln (wie R-32 und R-454B). Monteure, die bereits ein BRL 200 haben, müssen sich nicht neu zertifizieren lassen — aber der Inhalt der Wiederholungsprüfung ist verschärft worden.

Mehr darüber, was EU 2024/573 konkret für Installateure bedeutet: Neue F-Gase-Verordnung: was ändert sich für Sie?.

Fazit: Beginnen Sie beim gesetzlich Vorgeschriebenen, bauen Sie darauf auf

Die Reihenfolge ist klar:

1. Sorgen Sie zuerst dafür, dass das gesetzliche Fundament stimmt. Jeder, der Kältemittel anfasst, hat ein gültiges BRL-200-Personenzertifikat. Das Unternehmen hat ein gültiges F-Gase-Betriebszertifikat (STEK). Das ist nicht verhandelbar.

2. Fügen Sie BRL 100 hinzu, wenn Sie ernsthaft wachsen wollen. Auftraggeber bei subventionsgebundenen Projekten, Wohnungsbaugesellschaften und Gemeinden stellen dies als Anforderung. Der Weg erfordert Vorbereitung, ist aber für jedes Unternehmen mit einer geordneten Verwaltung machbar.

3. Richten Sie Ihre Verwaltung so ein, dass Zertifikate und Anlagen immer aktuell sind. Ein abgelaufenes Zertifikat oder eine nicht gebuchte Änderung kostet Sie mehr, als es zu verhindern. Mit Koldwerks Zertifikate-Modul und dem Kältemittel-Modul wird das automatisch verwaltet — erstellen Sie ein Konto über /aanmelden.

Disclaimer: dieser Artikel ist eine informative Zusammenfassung auf Basis der EU-Verordnungen 2015/2067 und 2024/573, der BRL-200-Beurteilungsrichtlinie und der BRL-100-Richtlinie. Die offiziellen Texte sind immer maßgeblich. Konsultieren Sie Kiwa (opent in nieuw tabblad), STEK (opent in nieuw tabblad) oder die ILT (opent in nieuw tabblad) für aktuelle Anforderungen und Bußgeldkategorien.