Selbstständiger in der Kältetechnik: welche Zertifikate und Versicherungen müssen Sie erfüllen?

Sie sind Selbstständiger, schrauben an Kälteanlagen und Wärmepumpen, und merken, dass „mal eben ein VCA-Kurs und eine KVK-Eintragung" bei Weitem nicht ausreicht. In der Kältetechnik gelten für Einzelunternehmen dieselben Zertifizierungspflichten wie für große Installationsunternehmen — nur müssen Sie sie allein tragen. Dieser Artikel stellt zusammen, welche Zertifikate Sie persönlich brauchen, wann Sie selbst ein Betriebszertifikat haben müssen, und welche Versicherungen es wert sind, in Betracht gezogen zu werden.

BRL 200: das Personenzertifikat gilt immer, ohne Ausnahme

Arbeiten Sie an Geräten mit F-Gasen — Klimaanlagen, Wärmepumpen, Kälteanlagen, Kühltransport — dann brauchen Sie ein gültiges BRL 200-Personenzertifikat (Kategorie A1, A2, B, C, D oder E, abhängig von der Art der Arbeit). Das gilt für jeden, der diese Arbeit ausführt, also auch für Selbstständige, und es gibt keine Ausnahme aufgrund der Unternehmensgröße. Dieses Zertifikat ist 7 Jahre gültig.

Wie Sie dieses Zertifikat beantragen und was die Prüfungen je Kategorie beinhalten, steht in F-Gase-Zertifikat beantragen: so funktioniert's und BRL 200 F-Gase — was das Personenzertifikat Ihres Monteurs regelt.

BRL 100: das Betriebszertifikat — hier wird es für Selbstständige weniger eindeutig

Das BRL 100-Betriebszertifikat ist für Unternehmen gedacht, die selbstständig Arbeiten an F-Gas-Anlagen von Dritten (Kunden) ausführen. Die offizielle Information von Ondernemersplein/ILT ist darin eindeutig: Als Selbstständiger, der mit F-Gasen arbeitet, brauchen Sie sowohl ein Personenzertifikat (BRL 200) als auch ein Betriebszertifikat (BRL 100). Das ist die Regel, von der Sie in der Praxis ausgehen müssen.

Daneben kursieren bei Zertifizierungsstellen und Ausbildern Beschreibungen einer möglichen Ausnahme: Wenn Sie als Selbstständiger ausschließlich auf Basis einer schriftlichen Vereinbarung arbeiten, in der ein bereits BRL 100-zertifiziertes Unternehmen festlegt, dass Sie in dessen Namen F-Gase-Handlungen ausführen, bräuchten Sie kein eigenes Betriebszertifikat zu haben. Diese Ausnahme wird auf den Kanälen, die wir für diesen Artikel konsultiert haben, nicht konsistent und nicht mit derselben Bestimmtheit genannt — die eine Quelle beschreibt sie ausdrücklich, die andere (darunter die ILT-Information selbst) erwähnt sie nicht.

Nehmen Sie das also nicht einfach an, ohne es selbst bestätigen zu lassen. Fragen Sie bei Ihrer Zertifizierungsstelle (Kiwa, DEKRA, Bureau Veritas, SGS oder vergleichbar) oder beim Auftraggeber, der Ihnen dies vorlegt, ausdrücklich nach, ob Ihre Situation unter diese Konstruktion fällt — und legen Sie die schriftliche Vereinbarung dann auch wirklich fest, mündliche Absprachen reichen nicht aus. Arbeiten Sie für wechselnde Kunden oder selbstständig, gehen Sie dann davon aus, dass Sie einfach Ihre eigene BRL 100 brauchen.

Ein zweiter Punkt, den Sie im Hinterkopf behalten sollten: Wenn Sie strukturell und (fast) ausschließlich unter dem Zertifikat eines einzigen Auftraggebers arbeiten, kommt das inhaltlich nah an die Kriterien heran, die der Belastingdienst zur Beurteilung von Scheinselbstständigkeit heranzieht (Wet DBA). Zertifizierung und steuerliche Selbstständigkeit sind zwei getrennte Prüfungen, aber eine Konstruktion, die für die eine Frage praktisch ist, kann für die andere Frage gerade ein Risiko darstellen. Erwägen Sie, dies mit einem Buchhalter oder Juristen zu besprechen, bevor Sie eine feste „im Namen"-Konstruktion eingehen.

Mehr darüber, was BRL 100 genau beinhaltet und wie das Audit funktioniert: Was ist BRL 100 und warum betrifft es Ihren Arbeitsauftrag? und BRL-100-Jahreskontrolle: das erwartet der Auditor.

STEK: Betriebszertifizierung, auch für ein Einzelunternehmen

STEK ist ein separates Zertifizierungsschema für kältetechnische Unternehmen, mit Basisanforderungen rund um Qualität, Nachhaltigkeit und Sicherheit plus Modulen je Anwendung (F-Gase, CO₂, Wärmepumpen). Auch hier gilt: Arbeiten dürfen nur von einem zertifizierten Monteur ausgeführt werden, der bei einem zertifizierten Unternehmen beschäftigt ist. Für einen Selbstständigen, der selbstständig für Dritte arbeitet oder selbst F-Gase kaufen oder verkaufen möchte, ist ein eigenes STEK-Betriebszertifikat also relevant. Arbeiten Sie ausschließlich für ein bereits zertifiziertes Unternehmen unter einer ähnlichen schriftlichen Konstruktion wie oben beschrieben, dann kann das genau wie bei BRL 100 anders liegen — prüfen Sie dies direkt bei STEK.

Der Unterschied zwischen STEK und BRL 100, und welche der beiden (oder beide) für Ihre Arbeiten relevant ist, ist ausgearbeitet in STEK vs. BRL 100 — was ist der Unterschied, und welche brauchen Sie?

Achtung: Ab dem 1. September 2026 gilt ein erneuertes STEK-Betriebszertifikat als gleichwertig zu BRL 100 — mit einem gültigen STEK-Zertifikat erfüllen Sie dann automatisch die gesetzliche BRL-100-Pflicht, und Sie müssen als Selbstständiger nicht mehr beide Zertifikate separat beantragen. Für bestehende Zertifikatsinhaber steht die Übergangsregelung noch nicht endgültig fest; prüfen Sie dies direkt bei STEK oder Ihrer Zertifizierungsstelle.

Ist ein Betriebszertifikat als Selbstständiger praktisch machbar?

BRL 100 und STEK sind ursprünglich Betriebszertifizierungen, mit Anforderungen im Bereich Qualitätssystem, Verwaltung, Logbücher und ein periodisches Kontrollaudit (etwa alle 2 Jahre) — das ist für ein Einzelunternehmen ein reeller Zeit- und Kostenaufwand neben Ihren Stunden auf der Straße. Bevor Sie hier Zeit und Geld investieren, lohnt es sich, sich selbst über Folgendes klar zu werden:

• Arbeiten Sie strukturell selbstständig für Endkunden, oder nahezu ausschließlich als Unterauftragnehmer für ein oder einige zertifizierte Unternehmen?
• Gibt es eine schriftliche Vereinbarung, die Sie von einem eigenen Betriebszertifikat befreit, und ist das von der Zertifizierungsstelle selbst bestätigt?
• Wiegt die Investition den Umfang an Aufträgen auf, die Sie ohne eigenes Betriebszertifikat verpassen?

Ohne BRL 200-Personenzertifikat können Sie ohnehin nicht arbeiten — das ist nicht verhandelbar, und die Risiken des Weiterarbeitens ohne gültiges Zertifikat sind nicht gering, siehe ILT-Bußgelder F-Gase: Risiken ohne gültiges Zertifikat.

Versicherungen: keine gesetzliche Pflicht, aber eine reelle Abwägung

Anders als die Zertifizierungspflicht ist eine Haftpflichtversicherung für einen selbstständigen Installateur in der Kältetechnik nicht gesetzlich vorgeschrieben. In der Praxis verlangt ein Auftraggeber, Hauptauftragnehmer oder Branchenverband sie jedoch regelmäßig sehr wohl als Bedingung für einen Auftrag oder eine Mitgliedschaft. Zwei Versicherungen kommen in dieser Branche am häufigsten vor:

• Betriebshaftpflichtversicherung (AVB) — deckt Schäden, die Sie, Ihr Werkzeug oder Ihr (eventuelles) Produkt anderen oder fremdem Eigentum zufügen. Denken Sie an eine Leckage bei einem Kunden oder Schäden an einer Anlage während der Arbeiten.
• Berufshaftpflichtversicherung (BAV) — deckt finanziellen Schaden bei einem Kunden, der die Folge eines Fehlers oder einer Nachlässigkeit in Ihrer Berufsausübung ist, zum Beispiel eine falsche Beratung oder eine übersehene Störung, die zu Folgeschäden führt.

Außerdem lohnt es sich für einen Selbstständigen ohne Personal, sich eine Arbeitsunfähigkeitsversicherung (AOV) anzuschauen — fallen Sie aus, stockt auch der Umsatz — sowie eine Geräte- oder Werkzeugversicherung für Ihre Messgeräte und Ihr Füllset. Für konkrete Policenbedingungen und Deckungssummen vergleichen Sie am besten Angebote bei verschiedenen Versicherern oder einem Versicherungsvermittler in der Installationsbranche; das wird dieser Artikel nicht für Sie ausfüllen, weil Deckung und Prämie stark je Versicherer und Risikoprofil variieren.

Mehr Hintergrund dazu, was eine Betriebshaftpflichtversicherung in der Kältetechnik genau deckt und worauf Sie achten müssen: Betriebshaftpflichtversicherung für Kältetechnik-Unternehmen

Kurz zusammengefasst: die Checkliste für den Selbstständigen

• BRL 200-Personenzertifikat (Kategorie abhängig von Ihrer Arbeit): immer Pflicht, keine Ausnahme.
• BRL 100-Betriebszertifikat: grundsätzlich auch selbst Pflicht, wenn Sie selbstständig für Dritte arbeiten; eine mögliche Ausnahme bei einer schriftlichen „im Namen"-Vereinbarung mit einem zertifizierten Unternehmen ist nicht eindeutig bestätigt — prüfen Sie dies selbst bei Ihrer Zertifizierungsstelle.
• STEK-Betriebszertifikat: relevant, wenn Sie selbstständig kältetechnische Arbeiten für Dritte ausführen oder selbst F-Gase verkaufen oder einkaufen.
• KVK-Eintragung als Einzelunternehmen, plus ein gutes Bild der ZZP-Kriterien des Belastingdienst, wenn Sie vor allem für einen Auftraggeber arbeiten.
• Betriebshaftpflicht- und/oder Berufshaftpflichtversicherung: nicht gesetzlich vorgeschrieben, oft aber eine Auftragsbedingung.
• AOV und eine Geräteversicherung: keine Zertifizierungsfrage, aber sehr wohl eine praktische Abwägung für ein Einzelunternehmen.