VOG für Monteure in der Kältetechnik: wann gefragt, wann Pflicht?

Ein Monteur, der bei einer Privatperson vorbeikommt, um eine Klimaanlage oder Wärmepumpe zu installieren, kommt buchstäblich hinter die Haustür. Es ist also keine merkwürdige Frage, die Sie als Installationsbetrieb bekommen: von einem Kunden, einem Auftraggeber bei einer Ausschreibung, oder einfach von einem neuen Monteur selbst — „Muss ich ein VOG haben?" Die kurze Antwort: Für Kältetechnik-Monteure besteht keine allgemeine gesetzliche VOG-Pflicht. Aber das bedeutet nicht, dass Sie nie damit zu tun bekommen. Im Folgenden der Unterschied zwischen dem, was gesetzlich vorgeschrieben ist, was ein Auftraggeber verlangen darf, und wie Sie einen solchen Antrag in der Praxis regeln.

Was ist ein VOG genau?

Eine Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) ist ein Dokument von Justis, einem Teil des ministerie van Justitie en Veiligheid, aus dem hervorgeht, dass die strafrechtliche Vergangenheit einer Person kein Hindernis für die Ausübung einer bestimmten Funktion oder Aufgabe darstellt. Justis screent dabei nicht das gesamte Strafregister einer Person im Allgemeinen, sondern prüft diese Vergangenheit anhand eines Screeningprofils, das auf die Funktion zugeschnitten ist: welche Risiken zu dieser Arbeit gehören und welche Art von Delikten dabei ein Problem darstellen würden.

Ein VOG hat keine feste gesetzliche Gültigkeitsdauer — die Beurteilung ist eine Momentaufnahme. Ob ein VOG „frisch genug" sein muss, bestimmt die Partei, die ihn verlangt (zum Beispiel: nicht älter als drei Monate), nicht das Gesetz.

Ist ein VOG für Kältetechnik-Monteure gesetzlich verpflichtend?

Nein, nicht im Allgemeinen. Eine gesetzliche VOG-Pflicht gilt nur für eine begrenzte Gruppe von Funktionen, die der Gesetzgeber ausdrücklich benannt hat — denken Sie an Lehrer, Tageseltern und Taxifahrer. Monteure in der Kältetechnik, HVAC oder Installationstechnik stehen nicht auf einer solchen gesetzlichen Liste.

Außerhalb dieser gesetzlich verpflichtenden Funktionen gilt: Wenn keine gesetzliche Verpflichtung besteht, darf ein Arbeitgeber (oder Auftraggeber) selbst bestimmen, ob er ein VOG als Anforderung für eine bestimmte Funktion oder einen bestimmten Auftrag stellt. Für Kältetechnik-Monteure ist ein VOG in der Praxis also immer die Entscheidung einer bestimmten Partei, nie eine landesweite gesetzliche Pflicht. Achtung: Dies ist eine Schlussfolgerung auf Basis der offiziellen VOG-Informationen von Justis und Ondernemersplein, die Kältetechnik/HVAC nicht als gesetzlich verpflichteten Sektor nennen — einen erschöpfenden, ausdrücklichen Ausschluss für diese Branche haben wir nicht gefunden. Haben Sie bei einer bestimmten Situation Zweifel, fragen Sie direkt bei Justis nach.

Wann fragt ein Auftraggeber dann doch nach einem VOG?

Auch ohne gesetzliche Pflicht begegnen Sie einer VOG-Anforderung in der Kältetechnik in der Praxis durchaus, zum Beispiel bei:

• Einer cao-Bestimmung, die für bestimmte Funktionen ein VOG vorschreibt
• Einer eigenen Unternehmensrichtlinie, zum Beispiel weil das Unternehmen strukturell bei Privatpersonen oder gefährdeten Zielgruppen ins Haus kommt
• Einem Auftrag bei einer Wohnungsbaugesellschaft, Gesundheitseinrichtung, Bildungseinrichtung oder Gemeinde, die als Bedingung stellt, dass Monteure, die das Gebäude betreten, ein gültiges VOG vorlegen können
• Einer Ausschreibung, bei der der Auftraggeber vertragliche Anforderungen an das Personal stellt, das die Arbeit ausführt

Kurz gesagt: Kein Gesetz verpflichtet dazu, aber ein bestimmter Kunde oder Vertragspartner kann es sehr wohl als Bedingung stellen. Prüfen Sie dies also pro Auftrag/Vertrag, statt von einer landesweiten Regel auszugehen.

VOG versus Gedragsverklaring Aanbesteden (GVA) — nicht dasselbe

Bei Ausschreibungen begegnen Sie manchmal einem anderen Dokument, das einem VOG ähnelt, es aber nicht ist: die Gedragsverklaring Aanbesteden (GVA). Eine GVA wird von einem bevollmächtigten Vertreter (zum Beispiel einem Geschäftsführer oder Bevollmächtigten) im Namen der juristischen Person (des Unternehmens) beantragt und dient dazu nachzuweisen, dass das Unternehmen nicht wegen bestimmter Delikte verurteilt wurde, die einen Ausschluss von einer Ausschreibung rechtfertigen. Ein VOG hingegen ist personengebunden und betrifft einen einzelnen Monteur. Verwechseln Sie diese beiden also nicht, wenn ein Auftraggeber in einem Ausschreibungsverfahren um eine Erklärung bittet — fragen Sie nach, welche der beiden genau gemeint ist.

Wie beantragen Sie als Arbeitgeber ein VOG für einen Monteur?

Wenn Sie als Installationsbetrieb beschließen, ein VOG zu verlangen (oder ein Kunde das von Ihnen fordert), verläuft der Antrag meist so:

• Der Arbeitgeber bereitet den Antrag digital über MijnJustis vor, mit eHerkenning (Stufe 2+, mit VOG-Berechtigung)
• Dabei wählen Sie ein Screeningprofil, das zur Funktion passt — welche Risikobereiche und Funktionsaspekte für die Arbeit des Monteurs relevant sind
• Der Monteur (Arbeitnehmer) erhält automatisch eine E-Mail, prüft die Angaben und schließt den Antrag mit DigiD und iDEAL ab
• Alternativ: ein Antrag in Papierform, bei dem Arbeitgeber und Arbeitnehmer gemeinsam ein Formular ausfüllen, das der Arbeitnehmer anschließend bei der Gemeinde einreicht (erfordert Eintragung im BRP)
• Für Monteure ohne festen Wohn- oder Aufenthaltsort in den Niederlanden läuft der Antrag direkt über Justis

Was kostet ein VOG und wie lange dauert der Antrag?

Laut Justis zahlen Sie 33,85 € (umsatzsteuerbefreit), wenn der Arbeitgeber den Antrag digital vorbereitet, oder 41,35 € (umsatzsteuerbefreit) bei einem Antrag in Papierform über die Gemeinde oder bei einem direkten Antrag bei Justis. Diese Beträge stehen unter dem Vorbehalt von Änderungen durch Justis — prüfen Sie die aktuellen Tarife auf justis.nl, bevor Sie einen Antrag starten.

Justis gibt selbst an, dass die meisten Anträge innerhalb von 1 bis 4 Wochen bearbeitet werden, mit einer gesetzlichen äußersten Entscheidungsfrist von 8 Wochen, falls eine zusätzliche Untersuchung erforderlich ist. Eine Garantie auf die kürzere Frist gibt es nicht, planen Sie einen Antrag also rechtzeitig vor dem Startdatum eines neuen Monteurs oder eines Auftrags ein.

Praktischer Rat für Installationsbetriebe

• Verlangen Sie nicht standardmäßig ein VOG, „weil es sich so gehört" — prüfen Sie zunächst, ob Ihre cao, ein bestimmter Auftraggeber oder eine Ausschreibung es tatsächlich fordert
• Legen Sie pro Auftrag fest, ob ein VOG gefordert wurde, und bewahren Sie eine Kopie in der Personalakte des Monteurs auf. Dies passt zu der Art und Weise, wie Sie ohnehin Zertifikate und Diplome von Personal führen — siehe auch Monteur scheidet aus: was müssen Sie für Zertifikate und die BRL-100-Personalakte regeln?
• Arbeiten Sie mit Selbstständigen, die bei Privatpersonen ins Haus kommen? Auch für sie gilt keine automatische VOG-Pflicht, aber ein Auftraggeber kann danach fragen — siehe Selbstständiger in der Kältetechnik: welche Zertifikate und Versicherungen müssen Sie erfüllen?
• Ein VOG sagt etwas über die strafrechtliche Vergangenheit aus, nicht über die fachliche Kompetenz oder Haftung — sorgen Sie dafür, dass Ihre Betriebsversicherung davon unabhängig in Ordnung ist, siehe Betriebshaftpflichtversicherung für Kältetechnik-Unternehmen
• Bei Zweifeln über eine bestimmte Situation (zum Beispiel: ein Auftraggeber verlangt etwas, das Sie nicht einordnen können), fragen Sie direkt bei Justis oder beim Auftraggeber selbst nach, was genau gemeint ist und warum