VOG voor monteurs in de koeltechniek: wanneer gevraagd, wanneer verplicht?

Een monteur die bij een particulier binnenkomt om een airco of warmtepomp te installeren, komt letterlijk achter de voordeur. Het is dan ook geen vreemde vraag die je als installatiebedrijf krijgt: van een klant, een opdrachtgever bij een aanbesteding, of gewoon van een nieuwe monteur zelf — "moet ik een VOG hebben?" Het korte antwoord: voor koeltechniek-monteurs bestaat er geen algemene wettelijke VOG-plicht. Maar dat betekent niet dat je er nooit mee te maken krijgt. Hieronder het verschil tussen wat wettelijk moet, wat een opdrachtgever mag eisen, en hoe je zo'n aanvraag in de praktijk regelt.

Wat is een VOG precies?

Een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) is een document van Justis, onderdeel van het ministerie van Justitie en Veiligheid, waaruit blijkt dat iemands strafrechtelijk verleden geen bezwaar vormt voor het uitoefenen van een specifieke functie of taak. Justis screent daarbij niet iemands hele strafblad in algemene zin, maar toetst dat verleden tegen een screeningsprofiel dat is toegesneden op de functie: welke risico's horen bij dit werk, en welke soort delicten zouden daarbij een probleem zijn.

Een VOG heeft geen vaste wettelijke geldigheidsduur — de beoordeling is een momentopname. Of een VOG "vers genoeg" moet zijn, bepaalt de partij die 'm vraagt (bijvoorbeeld: niet ouder dan drie maanden), niet de wet.

Is een VOG wettelijk verplicht voor koeltechniek-monteurs?

Nee, niet in algemene zin. Een wettelijke VOG-plicht geldt alleen voor een beperkte groep functies die de wetgever specifiek heeft aangewezen — denk aan onderwijzers, gastouders en taxichauffeurs. Monteurs in de koeltechniek, HVAC of installatietechniek staan niet op zo'n wettelijke lijst.

Buiten die wettelijk verplichte functies geldt: als er geen wettelijke verplichting is, mag een werkgever (of opdrachtgever) zelf bepalen of hij een VOG als eis stelt voor een bepaalde functie of opdracht. Voor koeltechniek-monteurs is een VOG dus in de praktijk altijd een keuze van een specifieke partij, nooit een landelijke wettelijke verplichting. Let op: dit is een conclusie op basis van de officiële VOG-informatie van Justis en Ondernemersplein, die koeltechniek/HVAC niet noemen als wettelijk verplichte sector — een uitputtende, expliciete uitsluiting voor deze branche hebben we niet aangetroffen. Twijfel je bij een specifieke situatie, vraag het rechtstreeks na bij Justis.

Wanneer vraagt een opdrachtgever dan wél om een VOG?

Ook zonder wettelijke plicht kom je een VOG-eis in de koeltechniek in de praktijk best tegen, bijvoorbeeld bij:

• Een cao-bepaling die voor bepaalde functies een VOG voorschrijft
• Een eigen bedrijfsbeleid, bijvoorbeeld omdat het bedrijf structureel bij particulieren of kwetsbare doelgroepen over de vloer komt
• Een opdracht bij een woningcorporatie, zorginstelling, onderwijsinstelling of gemeente, die als voorwaarde stelt dat monteurs die het pand betreden een geldige VOG kunnen overleggen
• Een aanbesteding waarbij de opdrachtgever contractuele eisen stelt aan het personeel dat het werk uitvoert

Kortom: geen wet verplicht het, maar een specifieke klant of contractpartner kan het wél als voorwaarde stellen. Check dit dus per opdracht/contract in plaats van uit te gaan van een landelijke regel.

VOG versus Gedragsverklaring Aanbesteden (GVA) — niet hetzelfde

Bij aanbestedingen kom je soms een ander document tegen dat lijkt op een VOG, maar het niet is: de Gedragsverklaring Aanbesteden (GVA). Een GVA wordt aangevraagd door een bevoegde vertegenwoordiger (bijvoorbeeld een bestuurder of gevolmachtigde) namens de rechtspersoon (het bedrijf), en dient om aan te tonen dat het bedrijf niet is veroordeeld voor bepaalde delicten die uitsluiting van een aanbesteding rechtvaardigen. Een VOG daarentegen is persoonsgebonden en gaat over een individuele monteur. Verwar deze twee dus niet als een opdrachtgever in een aanbestedingstraject om een verklaring vraagt — vraag na welke van de twee precies wordt bedoeld.

Hoe vraag je als werkgever een VOG aan voor een monteur?

Als je als installatiebedrijf besluit een VOG te eisen (of een klant dat van je vraagt), verloopt de aanvraag meestal zo:

• De werkgever zet de aanvraag digitaal klaar via MijnJustis, met eHerkenning (niveau 2+, met VOG-bevoegdheid)
• Daarbij kies je een screeningsprofiel dat past bij de functie — welke risicogebieden en functieaspecten relevant zijn voor het werk van de monteur
• De monteur (werknemer) ontvangt automatisch een e-mail, controleert de gegevens en rondt de aanvraag af met DigiD en iDEAL
• Alternatief: een papieren aanvraag, waarbij werkgever en werknemer samen een formulier invullen dat de werknemer vervolgens bij de gemeente indient (vereist inschrijving in de BRP)
• Voor monteurs zonder vaste woon- of verblijfplaats in Nederland loopt de aanvraag rechtstreeks via Justis

Wat kost een VOG en hoe lang duurt de aanvraag?

Volgens Justis betaal je €33,85 (vrij van btw) als de werkgever de aanvraag digitaal klaarzet, of €41,35 (vrij van btw) bij een papieren aanvraag via de gemeente of bij een rechtstreekse aanvraag bij Justis. Deze bedragen zijn onder voorbehoud van wijzigingen door Justis — check de actuele tarieven op justis.nl voordat je een aanvraag start.

Justis geeft zelf aan dat de meeste aanvragen binnen 1 tot 4 weken worden afgehandeld, met een wettelijke uiterste beslistermijn van 8 weken als er aanvullend onderzoek nodig is. Een garantie op de kortere termijn is er niet, dus plan een aanvraag ruim vóór de startdatum van een nieuwe monteur of een opdracht in.

Praktisch advies voor installatiebedrijven

• Ga niet standaard een VOG eisen "omdat het hoort" — check eerst of jouw cao, een specifieke opdrachtgever of een aanbesteding het daadwerkelijk vraagt
• Leg per opdracht vast of een VOG is geëist, en bewaar een kopie in het personeelsdossier van de monteur. Dit sluit aan bij hoe je sowieso certificaten en diploma's van personeel bijhoudt — zie ook Monteur uit dienst: wat moet je regelen voor certificaten en BRL 100-personeelsdossier?
• Werk je met zzp'ers die bij particulieren over de vloer komen? Ook voor hen geldt geen automatische VOG-plicht, maar een opdrachtgever kan het wel vragen — zie Zzp'er in de koeltechniek: aan welke certificaten en verzekeringen moet je voldoen?
• Een VOG zegt iets over strafrechtelijk verleden, niet over vakbekwaamheid of aansprakelijkheid — zorg dat je bedrijfsverzekering los daarvan op orde is, zie Bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering voor koeltechniek-bedrijven
• Bij twijfel over een specifieke situatie (bijvoorbeeld: een opdrachtgever eist iets dat je niet kunt plaatsen), vraag rechtstreeks na bij Justis of bij de opdrachtgever zelf wat er precies wordt bedoeld en waarom