Monteur uit dienst: wat moet je regelen voor certificaten en BRL 100-personeelsdossier?

Een monteur die vertrekt is meer dan een HR-mutatie. Zijn of haar BRL 200 F-gassen-certificaat, de koppeling in het Centraal Register Techniek en de regel in je BRL 100-personeelsdossier moeten allemaal kloppend blijven — anders loop je bij de eerstvolgende audit tegen een bevinding aan, of erger: sta je op papier zonder voldoende gecertificeerd personeel om werk uit te voeren dat al gepland staat.

Blijft het certificaat bij de persoon of bij het bedrijf?

Het BRL 200 F-gassen-persoonscertificaat is, zoals de naam al zegt, een persoonscertificaat. Het is niet eigendom van je bedrijf en vervalt niet automatisch op het moment dat iemand uit dienst gaat. De monteur behoudt het certificaat en neemt het gewoon mee naar een nieuwe werkgever, zolang het binnen de geldigheidstermijn valt. Dat is ook logisch: het certificaat toont aan dat de persoon over de kennis en vaardigheden beschikt, niet dat jouw bedrijf dat doet — dat laatste is precies waar het BRL 100 bedrijfscertificaat voor is. Zie Wat is BRL 100 en waarom raakt het jouw werkbon? voor het onderscheid tussen de twee.

Belangrijk om te beseffen: dit betekent dat een monteur die vertrekt, in theorie meteen bij een concurrent aan de slag kan zonder opnieuw examen te hoeven doen. Voor jouw bedrijf verandert er dus niets aan het certificaat zelf — wel aan de vraag of je nog genoeg gecertificeerde capaciteit overhoudt.

De koppeling in het Centraal Register Techniek (CRT) bijwerken

F-gassen-certificaten staan geregistreerd in het Centraal Register Techniek (CRT), onder meer via het Vakpaspoort. In dat register wordt niet alleen vastgelegd wíe een geldig certificaat heeft, maar in de praktijk ook aan welk bedrijf iemand gekoppeld is — vergelijkbaar met hoe dat bij CO-certificering via het Vakpaspoort werkt (zie CO-persoon-certificaat). Bij een audit wordt gecontroleerd of die koppeling nog actueel is.

Concreet betekent dit voor een monteur die vertrekt:

• Laat de koppeling tussen de monteur en jouw bedrijf in het Vakpaspoort/CRT verbreken of laat dit door de monteur zelf doen — de app biedt hiervoor de mogelijkheid om jezelf aan een bedrijf te (ont)koppelen
• Klopt de koppeling niet automatisch, neem dan contact op met de helpdesk van het Centraal Register Techniek om dit handmatig te laten corrigeren
• Controleer voor jezelf dat een vertrokken monteur niet nog maanden later als "actief gekoppeld personeelslid" in het register staat — dat is precies het soort discrepantie dat bij een BRL 100-dossiercontrole naar boven komt

We hebben dit niet één-op-één bevestigd voor de F-gassen-koppeling specifiek (de openbare documentatie hierover is dun), dus check bij twijfel de actuele werkwijze direct bij het CRT of je certificerende instelling.

Wat moet je bijwerken in je BRL 100-personeelsdossier

Je BRL 100-personeelsdossier moet een actueel overzicht bevatten van wie er bij jou gecertificeerd werk mag uitvoeren, met welk certificaat (straks steeds vaker categorie A1/A2/B/C/D/E in plaats van de oude categorieën 1 t/m 4 — zie Nieuwe F-gassen certificering A1/A2/B/C 2026) en tot wanneer dat geldig is. Bij uitdiensttreding hoort daar minimaal bij:

• De monteur uit het actuele personeelsoverzicht halen (met datum van uitdiensttreding, niet zomaar verwijderen — de auditor wil vaak een historisch spoor kunnen volgen)
• Nagaan of de resterende bezetting nog voldoende gecertificeerde monteurs heeft voor het werk dat gepland staat — met te weinig BRL 200-gecertificeerd personeel kun je bepaalde opdrachten niet meer legaal uitvoeren
• Eventuele autorisaties die aan de persoon gekoppeld waren (bijvoorbeeld toegang tot het koudemiddel-logboek, zie F-gassen-logboek: wat moet erin staan?) overdragen aan een andere verantwoordelijke
• Bewaar het dossier van de vertrokken monteur nog een periode — hoe lang precies staat niet eenduidig vastgelegd in de BRL, dus hanteer voor de zekerheid een vergelijkbare bewaartermijn als je andere personeels- en kwaliteitsdocumentatie

Bij de jaarlijkse audit wordt dit personeelsoverzicht doorgaans steekproefsgewijs getoetst tegen de werkbonnen — zie BRL 100-jaarcontrole: dit verwacht de auditor. Een verlopen of niet-bijgewerkte koppeling tussen persoon en bedrijf is een klassieke bevinding.

Checklist: monteur uit dienst

• Uitdiensttredingsdatum vastleggen in het BRL 100-personeelsdossier
• Koppeling in het Vakpaspoort/CRT laten aanpassen of verbreken
• Toegang tot koudemiddel-logboek, dashboard/werkbonsoftware en andere systemen intrekken
• Check of er nog lopende STEK- of BRL 100-verplichtingen zijn die aan deze persoon gekoppeld stonden (bijvoorbeeld als vaste uitvoerder van de jaarlijkse lekcontrole bij specifieke klanten)
• Beoordeel de resterende personeelsbezetting: heb je nog genoeg gecertificeerde capaciteit voor de geplande werkzaamheden, of moet je tijdelijk werk uitbesteden of uitstellen?
• Informeer klanten waarbij deze monteur vaste contactpersoon was, als dat relevant is voor onderhoudscontracten

Een vervanger aannemen: aandachtspunten

Als je een nieuwe monteur aanneemt, geldt eigenlijk het spiegelbeeld:

• Vraag het BRL 200-certificaat (en eventueel CO-persoon-certificaat) direct op en controleer de geldigheidsdatum en het certificaatnummer
• Koppel de nieuwe medewerker in het Vakpaspoort/CRT aan jouw bedrijf
• Neem de monteur op in het BRL 100-personeelsoverzicht, met certificaatcategorie en einddatum
• Heeft de nieuwe monteur nog geen certificaat (bijvoorbeeld een leerling of zij-instromer), zorg dan dat helder is welke werkzaamheden diegene wél zelfstandig mag doen en welke alleen onder toezicht van een gecertificeerde collega — en leg dat vast
• Plan tijdig herexamens of aanvullende categorieën in als het werkpakket dat vraagt (zie F-gassen-certificaat aanvragen: zo werkt 't)

Samenvatting

Het BRL 200-certificaat zelf hoeft je niet te "regelen" bij vertrek — dat blijft gewoon bij de persoon. Wat wél jouw verantwoordelijkheid is: de koppeling in het CRT/Vakpaspoort actueel houden, je BRL 100-personeelsdossier bijwerken, en zorgen dat je na het vertrek nog steeds aantoonbaar genoeg gecertificeerde capaciteit hebt. Dat laatste wordt vaak onderschat totdat een auditor of een klant er expliciet naar vraagt.