Monteur scheidet aus: was müssen Sie für Zertifikate und die BRL-100-Personalakte regeln?

Ein Monteur, der das Unternehmen verlässt, ist mehr als eine HR-Mutation. Sein oder ihr BRL-200-F-Gase-Zertifikat, die Kopplung im Centraal Register Techniek und der Eintrag in Ihrer BRL-100-Personalakte müssen alle stimmig bleiben — sonst stoßen Sie beim nächsten Audit auf einen Befund, oder schlimmer: Sie stehen auf dem Papier ohne ausreichend zertifiziertes Personal da, um bereits geplante Arbeiten auszuführen.

Bleibt das Zertifikat bei der Person oder beim Unternehmen?

Das BRL-200-F-Gase-Personenzertifikat ist, wie der Name schon sagt, ein Personenzertifikat. Es ist nicht Eigentum Ihres Unternehmens und verfällt nicht automatisch in dem Moment, in dem jemand das Unternehmen verlässt. Der Monteur behält das Zertifikat und nimmt es einfach mit zu einem neuen Arbeitgeber, solange es innerhalb der Gültigkeitsdauer liegt. Das ist auch logisch: Das Zertifikat weist nach, dass die Person über das Wissen und die Fähigkeiten verfügt, nicht dass Ihr Unternehmen das tut — genau dafür ist das BRL-100-Betriebszertifikat da. Siehe Was ist BRL 100 und warum betrifft es Ihren Arbeitsauftrag? für den Unterschied zwischen den beiden.

Wichtig zu verstehen: Das bedeutet, dass ein Monteur, der das Unternehmen verlässt, theoretisch sofort bei einem Konkurrenten anfangen kann, ohne erneut eine Prüfung ablegen zu müssen. Für Ihr Unternehmen ändert sich also nichts am Zertifikat selbst — sehr wohl aber an der Frage, ob Sie noch ausreichend zertifizierte Kapazität übrig haben.

Die Kopplung im Centraal Register Techniek (CRT) aktualisieren

F-Gase-Zertifikate sind im Centraal Register Techniek (CRT) registriert, unter anderem über das Vakpaspoort. In diesem Register wird nicht nur festgehalten, wer über ein gültiges Zertifikat verfügt, sondern in der Praxis auch, an welches Unternehmen jemand gekoppelt ist — vergleichbar damit, wie das bei der CO-Zertifizierung über das Vakpaspoort funktioniert (siehe CO-Personenzertifikat). Bei einem Audit wird kontrolliert, ob diese Kopplung noch aktuell ist.

Konkret bedeutet das für einen Monteur, der ausscheidet:

• Lassen Sie die Kopplung zwischen dem Monteur und Ihrem Unternehmen im Vakpaspoort/CRT aufheben oder lassen Sie dies den Monteur selbst erledigen — die App bietet dafür die Möglichkeit, sich selbst von einem Unternehmen zu (ent)koppeln
• Stimmt die Kopplung nicht automatisch, nehmen Sie Kontakt auf mit dem Helpdesk des Centraal Register Techniek, um dies manuell korrigieren zu lassen
• Kontrollieren Sie für sich selbst, dass ein ausgeschiedener Monteur nicht noch Monate später als „aktiv gekoppeltes Personalmitglied" im Register steht — das ist genau die Art von Diskrepanz, die bei einer BRL-100-Dossierkontrolle zum Vorschein kommt

Wir haben dies nicht eins-zu-eins für die F-Gase-Kopplung speziell bestätigt (die öffentliche Dokumentation hierüber ist dünn), prüfen Sie bei Zweifel also die aktuelle Vorgehensweise direkt beim CRT oder Ihrer Zertifizierungsstelle.

Was Sie in Ihrer BRL-100-Personalakte aktualisieren müssen

Ihre BRL-100-Personalakte muss einen aktuellen Überblick enthalten, wer bei Ihnen zertifizierte Arbeiten ausführen darf, mit welchem Zertifikat (künftig zunehmend Kategorie A1/A2/B/C/D/E anstelle der alten Kategorien 1 bis 4 — siehe Neue F-Gase-Zertifizierung A1/A2/B/C 2026) und bis wann das gültig ist. Beim Ausscheiden aus dem Dienst gehört dazu mindestens:

• Den Monteur aus dem aktuellen Personalüberblick entfernen (mit Datum des Ausscheidens, nicht einfach löschen — der Auditor möchte oft eine historische Spur nachverfolgen können)
• Prüfen, ob die verbleibende Besetzung noch ausreichend zertifizierte Monteure für die geplanten Arbeiten hat — mit zu wenig BRL-200-zertifiziertem Personal können Sie bestimmte Aufträge nicht mehr legal ausführen
• Eventuelle Berechtigungen, die an die Person gekoppelt waren (zum Beispiel Zugang zum Kältemittel-Logbuch, siehe F-Gase-Logbuch: was muss hinein?), an eine andere verantwortliche Person übertragen
• Bewahren Sie das Dossier des ausgeschiedenen Monteurs noch eine gewisse Zeit auf — wie lange genau, ist in der BRL nicht eindeutig festgelegt, wenden Sie daher sicherheitshalber eine vergleichbare Aufbewahrungsfrist an wie für Ihre übrige Personal- und Qualitätsdokumentation

Beim jährlichen Audit wird dieser Personalüberblick in der Regel stichprobenartig gegen die Arbeitsaufträge geprüft — siehe BRL-100-Jahreskontrolle: das erwartet der Auditor. Eine abgelaufene oder nicht aktualisierte Kopplung zwischen Person und Unternehmen ist ein klassischer Befund.

Checkliste: Monteur scheidet aus

• Datum des Ausscheidens in der BRL-100-Personalakte festhalten
• Kopplung im Vakpaspoort/CRT anpassen oder aufheben lassen
• Zugang zum Kältemittel-Logbuch, Dashboard/Arbeitsauftragssoftware und anderen Systemen entziehen
• Prüfen, ob es noch laufende STEK- oder BRL-100-Verpflichtungen gibt, die an diese Person gekoppelt waren (zum Beispiel als fester Ausführender der jährlichen Lecksuche bei bestimmten Kunden)
• Beurteilen Sie die verbleibende Personalbesetzung: Haben Sie noch genug zertifizierte Kapazität für die geplanten Arbeiten, oder müssen Sie Arbeit vorübergehend auslagern oder aufschieben?
• Informieren Sie Kunden, bei denen dieser Monteur fester Ansprechpartner war, falls das für Wartungsverträge relevant ist

Einen Nachfolger einstellen: worauf Sie achten sollten

Wenn Sie einen neuen Monteur einstellen, gilt im Grunde das Spiegelbild:

• Fordern Sie das BRL-200-Zertifikat (und gegebenenfalls das CO-Personenzertifikat) sofort an und kontrollieren Sie das Gültigkeitsdatum und die Zertifikatsnummer
• Koppeln Sie den neuen Mitarbeiter im Vakpaspoort/CRT an Ihr Unternehmen
• Nehmen Sie den Monteur in den BRL-100-Personalüberblick auf, mit Zertifikatskategorie und Enddatum
• Hat der neue Monteur noch kein Zertifikat (zum Beispiel ein Lehrling oder Quereinsteiger), sorgen Sie dafür, dass klar ist, welche Arbeiten diese Person sehr wohl selbstständig ausführen darf und welche nur unter Aufsicht eines zertifizierten Kollegen — und legen Sie das fest
• Planen Sie rechtzeitig Nachprüfungen oder zusätzliche Kategorien ein, falls das Arbeitspaket das erfordert (siehe F-Gase-Zertifikat beantragen: so funktioniert's)

Zusammenfassung

Das BRL-200-Zertifikat selbst müssen Sie bei einem Austritt nicht „regeln" — das bleibt einfach bei der Person. Was sehr wohl Ihre Verantwortung ist: die Kopplung im CRT/Vakpaspoort aktuell halten, Ihre BRL-100-Personalakte aktualisieren und dafür sorgen, dass Sie nach dem Austritt weiterhin nachweisbar genug zertifizierte Kapazität haben. Das Letztere wird oft unterschätzt, bis ein Auditor oder ein Kunde explizit danach fragt.