BRL-100-Zertifikat übertragen bei Unternehmensübernahme oder Fusion

Kurze Antwort vorab

Es gibt kein veröffentlichtes, einheitliches BRL-100-Verfahren speziell für „Zertifikat übertragen bei Übernahme oder Fusion", das wir finden konnten. BRL 100 wird von mehreren Zertifizierungsstellen ausgegeben (Kiwa, DEKRA, SGS, ECH und Bureau Veritas kommen als CI für BRL 100 vor), und jede CI arbeitet mit ihrem eigenen Reglement und ihren eigenen Formularen. Was in diesem Artikel steht, ist daher aus zwei harten Bausteinen aufgebaut — wie das Handelsregister (KVK) bei Übernahme/Fusion mit KvK-Nummern umgeht, und was das allgemeine Kiwa Reglement voor Certificatie über Änderungen beim Kunden vorschreibt — ergänzt durch eine bedingte, praktische Einschätzung. Nehmen Sie, bevor Sie etwas unternehmen, immer Kontakt mit Ihrer eigenen Zertifizierungsstelle auf: der genaue Prozess, die Fristen und die Kosten können je nach CI und Art der Transaktion unterschiedlich sein.

Warum diese Art von Änderungen wichtig ist

Ein BRL-100-Zertifikat wird nicht an einen Markennamen oder ein Gebäude vergeben, sondern an eine juristische Person (oder natürliche Person) mit einer zugehörigen KvK-Nummer. Sobald sich die juristische Einheit hinter Ihrem Unternehmen ändert — durch eine Übernahme, eine Fusion oder eine Änderung der Rechtsform —, ist die Frage relevant, ob das Zertifikat automatisch mitgeht oder ob etwas geregelt werden muss. Für die Grundlagen dessen, was BRL 100 genau beinhaltet, siehe Was ist BRL 100 und warum betrifft es Ihren Arbeitsauftrag?.

Zuerst bestimmen: ändert sich Ihre KvK-Nummer?

Ob Ihr BRL-100-Zertifikat wahrscheinlich einfach weiterläuft oder ob eine Aktion nötig ist, hängt stark davon ab, was mit Ihrer KvK-Nummer passiert. Laut KVK gilt grob die folgende Unterscheidung.

• Sie erhalten in der Regel eine neue KvK-Nummer, wenn das gesamte Unternehmen in die Hände einer anderen juristischen Person, einer anderen natürlichen Person, einer vof, cv oder maatschap übergeht. Das ist zum Beispiel bei einer Aktiva/Passiva-Übernahme der Fall, und im Allgemeinen auch, wenn Sie ein Einzelunternehmen oder eine vof in eine bv umwandeln (das ist keine „Umwandlung" im juristischen Sinne, sondern die Gründung einer neuen juristischen Person).
• Die KvK-Nummer bleibt gleich bei einer formellen Umwandlung zwischen juristischen Personen (KVK nennt als Beispiel eine nv, die in eine bv umgewandelt wird) und bei einer Anteilsübertragung ohne weitere Strukturänderung — Ihr Unternehmen wechselt dann faktisch den Eigentümer (den Gesellschafter), aber die juristische Person selbst bleibt dieselbe.

Praktisch übersetzt: bei einer Anteilstransaktion (share deal), bei der dieselbe bv oder juristische Person bestehen bleibt, liegt es nahe, dass das Zertifikat einfach an dieselbe juristische Person gebunden bleibt. Bei einer Fusion, Aktiva/Passiva-Übernahme oder Umwandlung eines Einzelunternehmens/einer vof in eine bv entsteht (juristisch) eine andere oder neue Entität, und es ist plausibel, dass diese Entität nicht automatisch über das Zertifikat der alten Entität verfügt. Dies ist jedoch eine logische Ableitung auf Basis dessen, wie die KvK-Registrierung funktioniert, keine wörtliche BRL-100-Vorschrift — bestätigen Sie dies immer bei Ihrer CI.

Was Zertifizierungsstellen in der Praxis erwarten

Für Zertifizierung im Allgemeinen (also nicht BRL-100-spezifisch, aber durchaus illustrativ) legt das Kiwa Reglement voor Certificatie eine Reihe relevanter Verpflichtungen fest:

• Der Kunde muss Kiwa „unverzüglich" unter anderem über „Änderungen in Bezug auf den rechtlichen, kommerziellen oder organisatorischen Status oder das Eigentum" informieren sowie über Änderungen in Organisation und Management, Kontaktadresse/Standorten und dem Anwendungsbereich der Geschäftstätigkeiten.
• Kiwa darf daraufhin eine zusätzliche Beurteilung auferlegen („Genehmigung von Änderungen in der Organisation oder den Prozessen des Kunden"), deren Kosten dem Kunden in Rechnung gestellt werden.
• Endet die Vereinbarung mit der CI (zum Beispiel weil die zertifizierte juristische Person nicht mehr besteht), werden Zertifikate, die unter dieser Vereinbarung ausgestellt wurden, grundsätzlich entzogen, sofern die Parteien nichts anderes vereinbaren.

Dies ist das allgemeine Reglement einer einzigen CI, keine BRL-100-spezifische Vorschrift, und andere Zertifizierungsstellen können eigene Reglements mit abweichender Formulierung oder abweichenden Fristen anwenden. Es vermittelt aber ein realistisches Bild dessen, was Sie vernünftigerweise erwarten können: eine Meldepflicht (vermutlich so schnell wie möglich, nicht erst bei der nächsten Jahreskontrolle), möglicherweise eine zusätzliche Beurteilung, und das Risiko, dass das Zertifikat erlischt, wenn die ursprüngliche juristische Person aufhört zu bestehen.

Schritt-für-Schritt-Plan

• Bringen Sie die Art der Transaktion in Erfahrung: Anteilsübertragung, Aktiva/Passiva-Übernahme, juristische Fusion oder Umwandlung der Rechtsform. Das bestimmt, ob sich Ihre KvK-Nummer ändert und damit, wie wahrscheinlich es ist, dass Ihr Zertifikat automatisch mitgeht.
• Nehmen Sie frühzeitig Kontakt mit Ihrer Zertifizierungsstelle auf — vorzugsweise sobald die Übernahme oder Fusion konkret wird, nicht erst nach der rechtlichen Übertragung. Fragen Sie ausdrücklich: bleibt das Zertifikat gültig, ist eine zusätzliche Beurteilung nötig, wie hoch sind die Kosten und die Durchlaufzeit, und welche Dokumente (KvK-Auszug, Übernahmedokumente) müssen Sie einreichen.
• Regeln Sie die Kontinuität von fachkundigem Personal. BRL 100 stellt Anforderungen an die Organisation als Ganzes, aber die zugrunde liegenden F-Gase-Personenzertifikate der Monteure (BRL 200) sind an Personen gebunden und gehen im Prinzip einfach mit diesen Personen mit.
• Übertragen Sie das Kältemittel-Logbuch und die Kältemittelbilanz korrekt, damit die neue oder geänderte juristische Person eine lückenlose Verwaltung hat. Siehe F-Gase-Logbuch: was muss hinein? und Kältemittelbilanz — ein praktischer Leitfaden.
• Unterschätzen Sie die Dringlichkeit nicht. Ohne gültiges BRL-100-Zertifikat darf in der Regel nicht legal an F-Gase-Anlagen gearbeitet werden, und die ILT kann durchgreifen. Siehe ILT-Bußgelder F-Gase: Risiken ohne gültiges Zertifikat.

Warum Sie dies nicht bis zur Jahreskontrolle aufschieben sollten

Bei einer gewöhnlichen BRL-100-Jahreskontrolle prüft der Auditor, ob Ihre Organisation noch den Anforderungen entspricht, aber eine Übernahme oder Fusion ist keine Routineänderung, die automatisch bei dieser Kontrolle mit erfasst wird. Wenn Ihre Zertifizierungsstelle erst bei der Jahreskontrolle entdeckt, dass sich die juristische Person geändert hat, laufen Sie das Risiko, dass in der Zwischenzeit ohne gültiges Zertifikat gearbeitet wurde. Melden Sie Änderungen daher proaktiv, auch wenn Sie selbst denken, dass es „wahrscheinlich kein Problem ist", weil es sich nur um eine Anteilsübertragung handelt.

Zusammenfassung

Es wurde kein öffentlich verfügbares, BRL-100-spezifisches Verfahren für die Übertragung eines Zertifikats bei einer Übernahme oder Fusion gefunden. Auf Basis dessen, wie KvK-Nummern funktionieren und wie Zertifizierungsstellen im Allgemeinen mit Änderungen bei ihren Kunden umgehen, ist die Chance real, dass eine Anteilsübertragung innerhalb derselben juristischen Person relativ reibungslos verläuft (mit einer Meldepflicht), während eine Fusion, Aktiva/Passiva-Übernahme oder Umwandlung von Einzelunternehmen/vof in eine bv vermutlich eine neue Beurteilung oder einen neuen Antrag erfordert. Bestätigen Sie dies im Einzelfall bei Ihrer eigenen Zertifizierungsstelle — der Prozess kann sich je nach CI unterscheiden.