Ketenaansprakelijkheid bij onderaanneming in de koeltechniek

Als koeltechniekbedrijf huur je vaak zzp'ers of onderaannemers in om pieken op te vangen of specialistisch werk — denk aan een lasklus of een CO-keuring — uit te besteden. Wat veel hoofdaannemers niet beseffen: als jouw onderaannemer zijn loonheffingen niet afdraagt of zijn personeel onderbetaalt, kun jij daar zelf voor worden aangesproken. Dat heet ketenaansprakelijkheid, en het bestaat eigenlijk uit twee aparte regelingen die vaak door elkaar worden gehaald.

Twee regelingen onder één noemer

• Fiscale ketenaansprakelijkheid (loonheffingen). Vastgelegd in artikel 35 van de Invorderingswet 1990 (de basisvariant voor het inlenen van personeel staat in artikel 34). Deze regeling maakt (onder)aannemers hoofdelijk aansprakelijk voor de loonheffingen die een onderaannemer verschuldigd is over het werk dat voor jou is uitgevoerd (bron: Belastingdienst (opent in nieuw tabblad)). Omzetbelasting loopt via een ander mechanisme (de verleggingsregeling en, bij personeelsverhuur, de inlenersaansprakelijkheid van art. 34 IW) — niet via dit artikel 35.
• Civielrechtelijke ketenaansprakelijkheid voor loon. Sinds 1 juli 2015 regelen de artikelen 7:616a tot en met 7:616f van het Burgerlijk Wetboek dat een werknemer die te weinig loon krijgt, niet alleen zijn eigen werkgever maar ook de opdrachtgevers hogerop in de keten hoofdelijk aansprakelijk kan stellen voor het achterstallige loon. Deze bepaling is ingevoerd via de Wet Aanpak Schijnconstructies (WAS) (bron: wetsvoorstel 34108, Eerste Kamer (opent in nieuw tabblad)).

Beide regelingen gelden in de kern bij "werk van stoffelijke aard" — een tastbaar resultaat, zoals een installatie, leiding of onderhoudsklus — wat de koeltechniek en installatiebranche er nadrukkelijk onder plaatst.

De g-rekening: risico beperken bij inhuur

Om het fiscale risico te beperken, kan een onderaannemer een geblokkeerde rekening openen: de g-rekening. Jij als hoofdaannemer stort een deel van het factuurbedrag rechtstreeks op die rekening in plaats van op de reguliere rekening van je onderaannemer. Dat bedrag mag de onderaannemer alleen gebruiken om loonheffingen af te dragen. Stort je het juiste bedrag op de g-rekening, dan geniet je daarvoor vrijwaring (disculpatie) — ook als je onderaannemer later failliet gaat of zijn afdracht niet nakomt (bron: Belastingdienst (opent in nieuw tabblad)).

Een belangrijke beperking: een g-rekening kan alleen worden geopend door een onderaannemer met personeel, dus met een loonheffingennummer. Voor een zzp'er zonder personeel werkt de Belastingdienst niet mee aan het openen van een g-rekening — ook niet als jij dat als hoofdaannemer zou willen (bron: Belastingdienst). Voor de meeste zzp-onderaannemers in de koeltechniek is de g-rekening dus geen optie.

Brancheorganisatie SNA (Stichting Normering Arbeid) hanteert, samen met de Belastingdienst, richtpercentages voor stortingen op de g-rekening — doorgaans lager voor SNA-geregistreerde bedrijven dan voor niet-geregistreerde. Omdat deze percentages kunnen wijzigen en per situatie kunnen verschillen: controleer het actuele percentage bij normeringarbeid.nl (opent in nieuw tabblad) of je boekhouder voordat je een storting vaststelt, in plaats van te vertrouwen op een percentage dat je ergens hebt gelezen.

Werken met zzp'ers zonder g-rekening

Omdat een g-rekening voor zzp'ers meestal niet mogelijk is, valt het fiscale risico bij hen deels weg — maar de civielrechtelijke ketenaansprakelijkheid voor loon (art. 7:616a BW) blijft relevant zodra die zzp'er op zijn beurt weer personeel of andere zzp'ers inschakelt zonder dat jij dat doorhebt. Praktisch betekent dit dat due diligence je belangrijkste instrument is:

• Controleer de KvK-inschrijving van de onderaannemer voordat je een opdracht verstrekt.
• Vraag naar een SNA-registratie (gebaseerd op de NEN 4400-norm) als de onderaannemer met personeel werkt.
• Leg in de overeenkomst vast wie waarvoor verantwoordelijk is, inclusief het certificaat dat de daadwerkelijk uitvoerende monteur nodig heeft — bijvoorbeeld het F-gassen-persoonscertificaat bij koudemiddelwerkzaamheden.
• Bewaar facturen, KvK-uittreksels en eventuele SNA-verklaringen per klus in je administratie, zodat je bij een controle kunt aantonen dat je zorgvuldig hebt gehandeld.

Wat te doen als je nu al met onderaannemers werkt

Ben je al langer gewend om zzp'ers of onderaannemers in te schakelen zonder deze afspraken vast te leggen? Neem dan niet aan dat het wel goed zit omdat er nog nooit iets is misgegaan. Ga na of je huidige onderaannemers een geldige KvK-inschrijving en, waar relevant, SNA-registratie hebben, en vraag je boekhouder of accountant om samen met jou te bepalen of een g-rekeningconstructie voor jouw specifieke onderaannemers zinvol is. Bij twijfel over de fiscale gevolgen van een concrete samenwerking is dit typisch een vraag voor je boekhouder of de Belastingdienst zelf, niet iets om op gevoel te beslissen.

Verder lezen

• F-gassen-certificaat aanvragen: de complete route
• VCA-toolboxmeeting: ook verplicht voor onderaannemers?
• Wat kost werkbonsoftware voor een koeltechniekbedrijf

Disclaimer: Dit artikel beschrijft de hoofdlijnen van ketenaansprakelijkheid en de Wet Aanpak Schijnconstructies op basis van informatie van de Belastingdienst en de wetsgeschiedenis. Percentages voor g-rekeningstortingen en de precieze fiscale gevolgen zijn maatwerk en kunnen wijzigen. Vraag specifiek fiscaal en arbeidsrechtelijk advies aan via /contact of je boekhouder voordat je een onderaannemersovereenkomst opstelt.