Warmtepomp-subsidie (ISDE): voorwaarden en wat jij als installateur moet aanleveren

Je klant wil een warmtepomp én de ISDE-subsidie ervoor. De techniek installeer je zonder problemen — maar of de aanvraag ook wordt goedgekeurd, hangt af van een paar voorwaarden die los staan van je vakkennis. Dit artikel zet op een rij wat RVO eist, wat jij als installateur moet aanleveren, en wat er vanaf 2026 verandert.

Wat is de ISDE-subsidie voor een warmtepomp?

De Investeringssubsidie duurzame energie en energiebesparing (ISDE) is de landelijke subsidieregeling van RVO voor onder meer warmtepompen bij woningeigenaren. Zakelijke gebruikers vallen onder een aparte regeling met eigen voorwaarden (bron: rvo.nl, zakelijke gebruikers (opent in nieuw tabblad)). Dit artikel gaat over de particuliere regeling, omdat dat de meeste warmtepomp-installaties in het MKB betreft. Voor de exacte, actuele voorwaarden verwijzen we steeds naar rvo.nl (opent in nieuw tabblad) — RVO herziet bedragen en details regelmatig.

De basisvoorwaarde: een erkend installatiebedrijf, niet de klant zelf

RVO stelt op de officiële ISDE-pagina expliciet: "De volledige installatie doet een bouwinstallatiebedrijf. De installatie mag u niet zelf doen" (bron: rvo.nl (opent in nieuw tabblad)). Met andere woorden: zonder een professioneel installatiebedrijf komt de aanvraag niet in aanmerking, ongeacht hoe goed de klant het zelf zou kunnen. Dat maakt jouw rol als installateur niet alleen technisch, maar ook administratief onderdeel van de subsidieaanvraag.

De meldcode: waarom die je aanvraag makkelijker maakt

Goedgekeurde warmtepompen staan met een meldcode op de meldcodelijst (opent in nieuw tabblad) van RVO. Staat het toestel dat je plaatst op die lijst, dan vermeldt de klant simpelweg die meldcode in de aanvraag en verloopt de beoordeling sneller.

Staat de warmtepomp niet op de lijst, dan is een aanvraag nog steeds mogelijk — maar dan moeten productbeschrijving en technische documentatie worden meegestuurd. RVO waarschuwt daarbij expliciet: "het kan zijn dat uw warmtepomp niet voldoet aan onze eisen. Wij wijzen uw aanvraag dan af en u krijgt geen subsidie" (bron: rvo.nl (opent in nieuw tabblad)). Check daarom vóórdat je een niet-gelijste warmtepomp offreert of aanschaft of de meldcode aanwezig is — dat voorkomt een teleurstelling achteraf bij de klant.

Nieuw vanaf 2026: grens aan vulgewicht en GWP bij split-warmtepompen

Een concrete wijziging die relevant is voor je assortimentskeuze: RVO meldt dat "vanaf 2026 [u] geen subsidie meer [krijgt] voor split lucht-water warmtepompen met een vulgewicht onder de 3 kilogram en een Global Warming Potential (GWP) hoger dan 750" (bron: rvo.nl (opent in nieuw tabblad)). Dat raakt met name lichte split-systemen op R-32 (GWP 675 — net onder de grens, dus die blijven in principe subsidiabel) versus oudere of goedkopere toestellen op een koudemiddel met een hogere GWP. Twijfel je of een specifiek model onder de uitsluiting valt? Reken het GWP na in de GWP-tabel koudemiddelen en controleer het vulgewicht op het typeplaatje — en check bij twijfel de actuele ISDE-voorwaarden op rvo.nl, want dit soort drempels kan wijzigen.

Aanvraagtermijn en wat je klant van jou nodig heeft

De subsidie wordt aangevraagd ná installatie en betaling, en volgens RVO geldt: "U vraagt de subsidie aan, binnen 24 maanden na installatie" (bron: rvo.nl (opent in nieuw tabblad)). Voor die aanvraag heeft je klant van jou nodig:

• De factuur en het betaalbewijs van de installatie.
• De installatiedatum — zorg dat die overeenkomt met wat je op de werkbon hebt vastgelegd.
• Het warmtepomptypenummer en de meldcode (indien van toepassing), of anders de productbeschrijving en technische documentatie.
• Je bedrijfsgegevens als uitvoerend installatiebedrijf.

Omdat dit exact de gegevens zijn die al op een complete werkbon horen te staan (zie wat moet er op een werkbon staan?), is een goed ingerichte werkbon-administratie meteen ook je subsidie-dossier.

Hoeveel subsidie krijgt de klant?

Het bedrag hangt af van het type warmtepomp, het vermogen en het energielabel, en RVO past de bedragen en de rekenmethode van tijd tot tijd aan. Noem daarom nooit een vast subsidiebedrag aan een klant zonder het te verifiëren — check de actuele ISDE-bedragen en -voorwaarden altijd op rvo.nl (opent in nieuw tabblad), waar RVO ook een rekentool aanbiedt.

Subsidie en certificering: twee aparte trajecten

Belangrijk om scherp te houden: de ISDE-voorwaarden voor woningeigenaren noemen op de officiële RVO-pagina geen specifiek certificaat zoals BRL 200 of een F-gassen-bedrijfscertificaat — alleen de eis dat een professioneel installatiebedrijf de installatie uitvoert. Dat betekent niet dat die certificering vrijblijvend is: zodra er koudemiddel in het spel is, gelden de wettelijke F-gassen-verplichtingen gewoon, los van of de klant subsidie aanvraagt. Wat daar precies bij komt kijken — BRL 200, het F-gassen-bedrijfscertificaat en de logboekplicht boven 5 ton CO₂-equivalent — lees je in Warmtepomp installateur certificaat verplicht 2026 en Warmtepomp: onderhoud en logboek verplicht?.

Hoe Koldwerk dit voor je vastlegt

Per installatie leg je in Koldwerk het warmtepomptype, het koudemiddel en de vulling vast via de installatiebeheer-module; de digitale werkbon koppelt daar automatisch de installatiedatum, materialen en klantgegevens aan die je klant nodig heeft voor de ISDE-aanvraag. Zo hoef je bij een subsidie-vraag achteraf niet in losse mappen te zoeken. Wat dat kost, lees je op /prijzen.

Verder lezen

• Warmtepomp installateur certificaat verplicht 2026 — de wettelijke certificerings-eisen los van subsidie.
• Warmtepomp: onderhoud en logboek verplicht? — wanneer een logboek en lekcontrole verplicht zijn.
• Wat moet er op een werkbon staan? — dezelfde gegevens die je ook voor een subsidieaanvraag nodig hebt.

Disclaimer: subsidievoorwaarden en -bedragen wijzigen regelmatig en kunnen per aanvraagmoment verschillen. Dit artikel is een toelichting op basis van de informatie die RVO op het moment van schrijven publiceerde op rvo.nl. Raadpleeg voor een concrete aanvraag altijd de actuele voorwaarden op rvo.nl (opent in nieuw tabblad).