Onderhoudscontract koelinstallatie: gratis template (2026)

Een goed onderhoudscontract is meer dan een verkoopargument. Voor koeltechniek-installateurs is het ook een compliance-instrument: het legt vast wie verantwoordelijk is voor de wettelijk verplichte lekcontroles, hoe de adminstratie wordt bijgehouden, en wat er gebeurt als een installatie tekortschiet. Ontbreekt dat contract — of staat er te weinig in — dan kun je bij een ILT-controle of een geschil met een klant een juridisch probleem hebben dat je zelf hebt gecreëerd.

Dit artikel legt uit wat er wettelijk verplicht in een onderhoudscontract voor een koelinstallatie staat, welke aandachtspunten specifiek gelden voor F-gassen-installaties, en geeft je een template-structuur die je direct kunt aanpassen voor je eigen bedrijf.

Waarom een onderhoudscontract voor koelinstallaties niet optioneel is

De meeste installateurs denken bij "onderhoudscontract" aan terugkerende omzet. Dat klopt — maar het contract heeft ook een juridisch-administratieve functie die vaak wordt onderschat.

Vanuit de EU F-gassenverordening (EU 2024/573, opvolger van EU 517/2014) is de eigenaar van een koelinstallatie verantwoordelijk voor het laten uitvoeren van periodieke lekcontroles. Bij een installatie die meer dan 5 ton CO₂-equivalent aan F-gassen bevat, geldt een jaarlijkse lekcontrole-verplichting. Boven de 50 ton is dat halfjaarlijks. De eigenaar is aansprakelijk als die controles niet zijn uitgevoerd — maar in de praktijk weet een eigenaar van een supermarkt of koeltransportbedrijf niet zelf wanneer die grens is bereikt.

Jij weet dat wel. En daarmee heb je de zorgplicht om het contract zo in te richten dat de eigenaar weet waarvoor hij tekent, en dat jij de controles op tijd uitvoert én documenteert.

Zonder schriftelijk contract is er bij een geschil geen bewijs van wat er is afgesproken. Dat is een probleem als de klant zegt dat een bepaalde lekcontrole nooit is besproken, of als er na een koudemiddel-lekkage vragen komen van de Inspectie Leefomgeving en Transport (ILT).

Wat staat er wettelijk verplicht in?

Er is geen wettelijk vereiste dat je een onderhoudscontract opstelt in een bepaald format. Wel zijn er regels over wat er *minimaal* aantoonbaar geregeld moet zijn:

### 1. Lekcontrole-frequentie en CO₂-equivalent

Het contract moet expliciet vermelden welke lekcontrole-frequentie van toepassing is op de installaties die eronder vallen. Dat vereist dat de CO₂-equivalent-belasting per installatie bekend is en gedocumenteerd is.

De drempels uit EU 2024/573 die van toepassing zijn:

• ≥ 5 ton CO₂-eq: jaarlijkse lekcontrole verplicht
• ≥ 50 ton CO₂-eq: halfjaarlijkse lekcontrole verplicht
• ≥ 500 ton CO₂-eq: halfjaarlijks + continu lekdetectie-systeem verplicht

Praktisch: om de CO₂-equivalent te berekenen, heb je het koudemiddel-type en de vulling in kilogram nodig. Een installatie met 3 kg R-410A (GWP 2.088) heeft een CO₂-eq-belasting van 3 × 2.088 = 6.264 kg CO₂-eq — ruim boven de 5-ton-grens, dus jaarlijkse lekcontrole verplicht. In Koldwerk wordt deze berekening automatisch uitgevoerd op basis van de GWP-waarden uit EU 517/2014 Annex I/II.

Verwijs in je contract naar een bijlage met de installatie-lijst, inclusief koudemiddel-type, vulling en berekende CO₂-eq per unit. Zo is altijd aantoonbaar op basis waarvan de lekcontrole-frequentie is vastgesteld.

### 2. Vastlegging van lekcontrole-resultaten

Een lekcontrole zonder schriftelijk rapport heeft juridisch weinig waarde. Het contract moet vastleggen dat:

• Na elke lekcontrole een werkbon of rapport wordt opgemaakt met datum, installatie-ID, resultaat (geen lekkage / lekkage gevonden, locatie en hoeveelheid) en naam + handtekening van de uitvoerende monteur
• De klant een exemplaar ontvangt
• Een kopie 5 jaar bewaard blijft in het installatie-dossier (minimumeis BRL 100)

Dit is ook de plek om te vermelden of de rapportage digitaal plaatsvindt (bijvoorbeeld via de werkbon-module van je beheersysteem) of op papier.

### 3. F-gassen-logboek en koudemiddel-administratie

Als je bij onderhoud koudemiddel bijvult of terugwint, ben je verplicht dat te registreren. Artikel 6 van EU 2024/573 schrijft voor dat operators van stationaire installaties met ≥ 5 ton CO₂-eq een logboek bijhouden.

Het onderhoudscontract moet duidelijk maken wie dat logboek bijhoudt: jij als installateur, de klant, of een combinatie. In de meeste gevallen houd jij het bij als onderdeel van het onderhoud — dat moet dan ook zo in het contract staan.

Vermeld minimaal:

• Welk systeem wordt gebruikt voor logboekbeheer
• Dat je bij elke beurt de koudemiddel-mutatie registreert met cilinder-ID, hoeveelheid, reden en werkbon-referentie
• Dat de klant op verzoek toegang krijgt tot het logboek

### 4. Monteur-certificering

De wet (EU 2024/573, nationaal via de Activiteitenregeling Milieubeheer) vereist dat werk aan F-gassen-installaties wordt uitgevoerd door gecertificeerde monteurs. Specifiek: een geldige BRL 200-certificering (of het equivalent op EU-niveau).

Leg in het contract vast dat jij als opdrachtnemer garandeert dat werkzaamheden worden uitgevoerd door monteurs met een geldige certificering voor de van toepassing zijnde categorie. Dat beschermt ook jou: als een monteur toch werkt met een verlopen certificaat, is de verantwoordelijkheid helder belegd.

### 5. Herstelplicht bij lekkage

Als tijdens een lekcontrole lekkage wordt gevonden waarbij koudemiddel ontsnapt is, geldt een wettelijke herstelplicht. EU 2024/573 schrijft voor dat een installatie met vastgestelde lekkage zo snel mogelijk moet worden gerepareerd — en dat een hercontrole plaatsvindt om de reparatie te bevestigen.

Het contract moet aangeven:

• Binnen welke termijn herstelwerkzaamheden worden uitgevoerd (marktconventie: 14 werkdagen voor niet-kritische lekkages, zo snel mogelijk voor kritische)
• Dat de hercontrole altijd wordt gedocumenteerd
• Hoe de kostenverantwoordelijkheid is geregeld (herstelwerk valt doorgaans buiten het vaste abonnement, tenzij anders overeengekomen)

De template-structuur: wat zet je erin?

Hieronder de basisstructuur voor een onderhoudscontract koelinstallatie. Dit is een structuur-template — laat de definitieve versie altijd controleren door een jurist of bedrijfsjurist die bekend is met de sector.

---

ONDERHOUDSCONTRACT KOELINSTALLATIES

Partijen

• Opdrachtnemer: [Naam installatiebedrijf], KvK [nummer], gevestigd te [adres]
• Opdrachtgever: [Naam klant], KvK/BSN [nummer], gevestigd te [adres]

Artikel 1 — Omschrijving werkzaamheden Opdrachtnemer verplicht zich tot het verrichten van preventief en correctief onderhoud aan de installaties vermeld in Bijlage 1. De werkzaamheden omvatten minimaal: [lijst van taken per beurt, per jaar].

Artikel 2 — Lekcontroles en F-gassen-verplichting Opdrachtnemer voert lekcontroles uit conform EU 2024/573 op basis van de CO₂-equivalent-belasting per installatie (zie Bijlage 1). Per installatie geldt de frequentie zoals vermeld in Bijlage 1. Na elke lekcontrole ontvangt opdrachtgever een schriftelijk rapport.

Artikel 3 — Koudemiddel-administratie en logboek Opdrachtnemer registreert alle koudemiddel-mutaties in het installatie-logboek conform artikel 6 EU 2024/573. Mutaties worden op de dag van uitvoering geregistreerd. Opdrachtgever kan het logboek op verzoek inzien.

Artikel 4 — Certificering uitvoerend personeel Opdrachtnemer garandeert dat werkzaamheden aan F-gassen-installaties uitsluitend worden uitgevoerd door monteurs met een geldige persoonscertificering conform BRL 200 / EU 2015/2067, passend bij de van toepassing zijnde categorie.

Artikel 5 — Herstel bij lekkage Bij geconstateerde lekkage stelt opdrachtnemer opdrachtgever onmiddellijk op de hoogte. Herstelwerkzaamheden worden binnen [X] werkdagen na constatering aangevangen, tenzij anders schriftelijk overeengekomen. Herstelkosten worden apart geoffreerd.

Artikel 6 — Documentatie en bewaartermijn Alle werkbonnen, lekcontrole-rapporten en koudemiddel-mutaties worden minimaal 5 jaar bewaard in het installatie-dossier. Opdrachtgever ontvangt een jaarlijks overzicht.

Artikel 7 — Looptijd en opzegging Dit contract heeft een looptijd van [1 jaar / andere termijn] en wordt stilzwijgend verlengd tenzij opgezegd met een opzegtermijn van [minimaal 1 maand voor einde contractperiode].

Artikel 8 — Aansprakelijkheid [Standaard aansprakelijkheidsbeperking — laat door jurist aanpassen op basis van jouw bedrijfspolis.]

Bijlage 1 — Installatie-overzicht | Installatie-ID | Locatie | Merk/type | Koudemiddel | Vulling (kg) | CO₂-eq (ton) | Lekcontrole-freq. | |---|---|---|---|---|---|---| | [ID] | [Locatie] | [Merk] | [R-32] | [kg] | [ton] | [Jaarlijks/Halfjaarlijks] |

---

Praktische tips bij het invullen

Bereken CO₂-eq per installatie vóór je tekent. Een contract met "jaarlijkse lekcontrole" dat eigenlijk halfjaarlijks had moeten zijn (omdat de installatie boven de 50-ton-grens zit), is juridisch gezien een tekortkoming. Gebruik de logboekplicht-check of de installatie-module om per installatie te bepalen welke frequentie geldt.

Stel Bijlage 1 in als levend document. Als je klant een uitbreiding plaatst, moet die in de bijlage komen — en de lekcontrole-frequentie moet opnieuw worden beoordeeld. Leg vast in het contract hoe wijzigingen in de installatie-scope worden verwerkt.

Koppel het contract aan je werkbon-software. Een contract dat zegt "we registreren alle mutaties op de dag van uitvoering" maar waarvan de praktijk een weekafsluiting in Excel is, creëert een gap. Gebruik digitale werkbonnen die direct aan het installatie-dossier koppelen — dan is het contract automatisch gedekt.

Voeg een contactpersoon-clausule toe. Bij een ILT-controle of audit wil je weten wie bij de klant de contactpersoon is voor installatie-zaken. Leg dat vast — samen met de eis dat de klant relevante wijzigingen (uitbreiding, verplaatsing, verwijdering van installaties) binnen 5 werkdagen aan jou doorgeeft.

Laat de klant een kopie van het installatie-dossier ontvangen. Jij bewaart het dossier 5 jaar; de klant heeft baat bij een jaarlijkse print of PDF-export. Dat is ook een servicemoment.

Wat het contract niet hoeft te regelen

Een veelgemaakte fout is dat installateurs te veel in het contract stoppen — tot het een onleesbaar juridisch document wordt dat klanten niet begrijpen en dus ook niet echt accepteren.

Je hoeft niet elk technisch detail van de lekcontrole-procedure in het contract te beschrijven. Verwijs naar de geldende normen (NEN-EN 378, EU 2024/573, BRL 100) en benoem in de bijlage alleen de frequentie en de installaties. De technische uitvoering is jouw vakgebied — niet het onderwerp van onderhandeling met de klant.

Evenzo: de GWP-waarden van koudemiddelen hoeven niet in het contract. Ze staan vast in EU 517/2014 Annex I/II (en worden overgenomen in EU 2024/573). Je kunt verwijzen naar de bijbehorende verordening, of je berekening weergeven in de bijlage zonder de achterliggende tabel opnieuw op te schrijven.

Aansluiting op BRL 100 en K25000

Als je BRL 100-gecertificeerd bent of dat nastreeft, heeft het onderhoudscontract een directe functie in je kwaliteitssysteem. De auditor vraagt bij een toelatings- of jaarlijkse controle naar de onderbouwing van hoe lekcontroles zijn gepland en gedocumenteerd. Een ondertekend contract met een actuele Bijlage 1 is dat bewijs.

BRL 100 vereist dat per klant en per installatie een dossier bestaat — het onderhoudscontract is de "kapstok" waaraan de werkbonnen, lekcontrole-rapporten en koudemiddel-mutaties worden gehangen. Zonder dat contract zijn die documenten wel aanwezig, maar mist de auditor de formele grondslag.

Voor de K25000-jaarcontrole geldt hetzelfde: de auditor checkt per installatie of lekcontroles zijn uitgevoerd op de afgesproken frequentie. Een installatie-overzicht in Bijlage 1 van je contract is daarvoor de meest directe bewijsvoering.

Verder lezen

• Wat is BRL 100? — de bredere procescertificering waarvan het onderhoudscontract onderdeel is
• K25000-jaarcontrole — wat de auditor checkt en hoe je contract daarbij helpt
• Ben ik logboekplichtig? — check welke installaties onder de F-gassen-registratieplicht vallen
• Lekcontrole F-gassen: hoe vaak verplicht? — de drempels en frequenties uitgewerkt per koudemiddel
• Digitale werkbonnen en installatiebeheer — hoe je de contractverplichtingen automatisch afdekt in je dagelijkse werkproces

Disclaimer: dit artikel en de template-structuur zijn bedoeld als praktische handreiking op basis van EU 2024/573, EU 517/2014 en BRL 100. Ze vormen geen juridisch advies. Laat het definitieve contract altijd controleren door een jurist of branchevereniging zoals Uneto-VNI.