BRL 100 toelatingsonderzoek: hoe vraag je voor het eerst een certificaat aan?

Je bedrijf is nog niet BRL 100-gecertificeerd en je wilt voor het eerst het traject in. Dat is een ander verhaal dan de jaarlijkse of tweejaarlijkse controle-audit van een bedrijf dat al gecertificeerd is — bij een eerste aanvraag begin je bij nul, en de certificerende instelling (CI) moet nog vaststellen of je kwaliteitssysteem en je personeel überhaupt aan de eisen voldoen. Dit artikel loopt het traject stap voor stap door: van intake tot definitief certificaat.

Wie mag het certificaat afgeven?

Je kunt niet zomaar overal terecht. Volgens het Informatiepunt Leefomgeving (IPLO) (opent in nieuw tabblad) zijn er zes certificerende instellingen bevoegd om het BRL 100-bedrijfscertificaat af te geven: Bureau Veritas, CIBV, DEKRA Certification, ECH-groep, Kiwa NV en SGS INTRON Certificatie. InstallQ staat daar niet bij — die partij certificeert andere schema's (zoals de BRL 6000-reeks), niet BRL 100. Zie wat is BRL 100? voor de volledige achtergrond.

Omdat je uit zes instellingen kunt kiezen, loont het om bij minstens twee een offerte op te vragen. Tarieven en doorlooptijd verschillen per CI, en geen van de zes publiceert een openbare prijslijst — hoe die offertes opgebouwd worden, lees je in wat kost een BRL 100-audit?.

Wat moet je vóór de aanvraag op orde hebben?

Een CI beoordeelt niet alleen je papierwerk, maar toetst of je organisatie daadwerkelijk aan de basisvoorwaarden voldoet. Twee dingen zijn daarbij niet-onderhandelbaar:

• Gecertificeerd personeel. Elke monteur die certificaatplichtige werkzaamheden uitvoert, moet een geldig BRL 200-persoonscertificaat hebben. Volgens het IPLO wordt de aanwezigheid van voldoende gecertificeerd personeel getoetst tijdens de initiële beoordeling: zonder voldoende gecertificeerd personeel haal je die beoordeling niet, dus is dit in de praktijk een harde voorwaarde om het traject succesvol te doorlopen.
• Een werkend kwaliteitssysteem. De CI wil zien dat je procedures, verantwoordelijkheden en werkwijzen vastliggen — niet alleen op papier, maar ook zichtbaar terug te vinden in je dagelijkse praktijk (werkbonnen, installatie-dossiers, koudemiddel-administratie).

Daarnaast helpt het om vooraf na te denken over welke deelgebieden je wilt laten certificeren. BRL 100 kent verschillende scope-onderdelen (denk aan ontwerp, aanleg, onderhoud); hoeveel deelgebieden je aanvraagt, bepaalt mede de omvang — en dus de prijs — van het traject.

Het traject stap voor stap

De exacte werkwijze verschilt licht per CI, maar de hoofdlijn is bij alle zes vergelijkbaar. Kiwa en DEKRA beschrijven het traject op hun eigen websites als volgt:

• Aanvraag en consultatie. Je neemt contact op met de CI van je keuze en bespreekt welke deelgebieden je wilt certificeren. Volgens Kiwa (opent in nieuw tabblad) verzamelt de CI in deze fase informatie over je organisatie.
• Voorstel en overeenkomst. Je ontvangt een offerte op maat, gebaseerd op onder meer bedrijfsgrootte, aantal deelgebieden en aantal locaties. Na akkoord onderteken je een certificeringsovereenkomst en start het traject.
• Initiële beoordeling (het toelatingsonderzoek). De CI beoordeelt of je kwaliteitssysteem voldoet aan de BRL 100-eisen — inclusief een controle of je monteurs over geldige BRL 200-certificaten beschikken. Bij DEKRA wordt in deze fase ook getoetst of het kwaliteitsmanagementsysteem aan de vereisten voldoet.
• Voorlopig (of tijdelijk) certificaat. Is de beoordeling positief, dan ontvang je meteen een certificaat om mee te starten. Kiwa noemt dit een "voorlopig certificaat"; DEKRA spreekt van een "tijdelijk BRL 100 certificaat" met een looptijd van 6 maanden. De terminologie verschilt per CI, de kern is hetzelfde: je mag al onder het keurmerk werken, maar het traject is nog niet afgerond.
• Vervolgbeoordeling binnen 6 maanden. Binnen die 6 maanden voert de CI een tweede, meestal uitgebreidere beoordeling uit — bij DEKRA gaat het hier specifiek om een controle van projecten op locatie, om te zien of de praktijk overeenkomt met wat je op papier had gezet.
• Definitief certificaat. Bij een positieve vervolgbeoordeling volgt het definitieve BRL 100-certificaat. Vanaf dat moment geldt de reguliere controle-cyclus: zie de BRL 100-jaarcontrole voor wat daarbij komt kijken.

Let op: hoelang het hele traject vanaf de allereerste aanvraag tot het definitieve certificaat duurt, hangt sterk af van hoe snel jouw organisatie klaar is voor de initiële beoordeling en hoe snel de CI kan inplannen. Geen van de CI's publiceert hiervoor een vaste, gegarandeerde doorlooptijd — vraag dit expliciet na bij de offerteaanvraag.

Wat als het misgaat tijdens het toelatingsonderzoek?

Een negatieve of gedeeltelijk negatieve uitkomst bij de initiële beoordeling betekent niet automatisch dat je traject stopt. In de praktijk krijg je de kans om geconstateerde tekortkomingen te herstellen voordat de CI opnieuw beoordeelt. Hoe dat proces bij een lopend certificaat verloopt — inclusief hersteltermijnen en de zwaarte van een bevinding — lees je in BRL 100: wat gebeurt er bij een afwijking tijdens de audit?; dezelfde logica rond bevindingen en hersteltermijnen speelt ook bij een eerste toelatingsonderzoek.

De meest gemaakte fouten bij een eerste aanvraag

• Monteurs nog niet BRL 200-gecertificeerd op het moment van aanvraag. Dit is de meest voorkomende blokkade: zonder voldoende personeel met een geldig persoonscertificaat haal je de initiële beoordeling niet. Regel dit ruim vóór je een CI benadert.
• Meetapparatuur niet gekalibreerd. Weegschalen, manometers, thermometers en lekzoekers moeten aantoonbaar gekalibreerd zijn. Zie kalibratie meetapparatuur BRL 100 voor wat daarbij komt kijken.
• Eén CI-offerte aanvragen en meteen tekenen. Omdat tarieven en aanpak per CI verschillen, is vergelijken de enige manier om te weten of een offerte redelijk is.
• Deelgebieden aanvragen die je niet uitvoert. Elk extra deelgebied verzwaart de beoordeling — en dus de kosten — zonder dat het je iets oplevert als je dat werk toch niet doet.
• Denken dat het voorlopige certificaat het eindpunt is. Het voorlopige of tijdelijke certificaat is een tussenstap. Zonder de vervolgbeoordeling binnen de gestelde termijn krijg je geen definitief certificaat.

Hoe Koldwerk hierbij helpt

Voordat je aan een toelatingsonderzoek begint, wil je kunnen aantonen dat je administratie al sluit — precies waar auditors naar kijken. De digitale werkbonnen-module dwingt af dat elke werkbon een installatie, monteur, klant en handtekeningen heeft. De koudemiddel-module houdt de cilinder- en installatiebalans automatisch sluitend. En met Compliance Autopilot zie je in één oogopslag of al je monteurs een geldig BRL 200-certificaat hebben — inclusief een gesorteerde lijst met waarschuwing vóórdat een certificaat verloopt.

Verder lezen

• Wat is BRL 100 en waarom raakt het jouw werkbon? — de basis van de richtlijn en de zes bevoegde CI's.
• Wat kost een BRL 100-audit? Kostenstructuur en factoren — hoe de offerte voor je eerste certificering is opgebouwd.
• BRL 100-jaarcontrole: dit verwacht de auditor — wat er gebeurt zodra je het definitieve certificaat hebt.
• BRL 100: wat gebeurt er bij een afwijking tijdens de audit? — hersteltermijnen en de zwaarte van bevindingen.
• Kalibratie meetapparatuur BRL 100 — wat je meetapparatuur moet kunnen aantonen.
• BRL 200 F-gassen — het persoonscertificaat van je monteur — de voorwaarde die je vóór de aanvraag al op orde moet hebben.

Disclaimer: dit artikel is een praktische toelichting op basis van de procesbeschrijvingen van Kiwa en DEKRA en de eisen zoals samengevat door het Informatiepunt Leefomgeving. De exacte procedure, voorwaarden en doorlooptijd verschillen per certificerende instelling — vraag bij de CI van je keuze een offerte en procesbeschrijving op voordat je start.